아파트 입주 계약서를 작성하고 계약금까지 무사히 입금하셨다면 이런 알림을 받게 됩니다.
“ㅇㅇ더 클래시안 힐즈 입주민 단톡방에 초대되셨습니다.”
이 입주민 단톡방에서 자연스럽게 입주예정자협의회가 만들어지고, 이때 위임장을 받아 입예협 구성원들을 선출하게 됩니다. 아파트를 분양할 때야 알게되는 ‘입예협’, 아파트 시공 과정에서 입예협은 어떤 역할을 수행하며, 또 어떻게 선출되는걸까요?
입예협의 역할, 선출 과정, 그리고 400-500명이 넘는 입주예정자에게 동의를 빠르게 구하는 방법까지 알아보겠습니다.
입예협은 어떤 일을 하나요?
입예협(입주예정자협의회)은 신축 아파트가 완공되기까지 입주예정자의 의견을 대표하는 단체입니다. 주로 시공 품질 점검과 하자 보수를 협의하고, 작게는 금연 구역 지정이나 조경 소품 선정까지 아파트 입주까지 필요한 많은 결정들을 하게됩니다.
최근에는 분양을 이후 시공과 입주가 진행되고, 신축 건설 하자에 대한 불안이 커지고 있어 입예협의 역할이 더욱 중요해지고 있습니다. 설계대로 시공이 잘 되었는지, 특히 중요한 층간소음이나 단열문제는 없는지 수시로 체크하고 협의을 진행하기도 하고요.
입예협 활동 준비 과정
그렇다면 입예협이 본격적으로 입주 예정자의 이익을 대변하기까지 어떤 절차를 거쳐야 할까요? 10년 이상의 주거를 결정하는 중대한 사안이니, 당연히 주민의 동의가 필요합니다.
1. 입예협 동의서 취합
입예협 설립의 첫 단계는 입주민 과반수 이상에게 동의서를 받는 것입니다. 입예협 구성원이 입주자 대표 역할을 하기 위해서 필수입니다. 때문에 입주 예정자 단톡방이나 카페에서 입주 예정자로부터 입예협 동의서를 받습니다.
아파트의 규모에 따라 다르지만 10인 이내로 구성되며 회장, 부회장, 감사 2인과 이외 총무나 카페 운영자 등으로 구성됩니다.
2. 고유번호증 발급과 단체 통장 개설
입예협은 입주 예정자로부터 소액의 회비를 공동 자금 통장에 모으게 됩니다. 이때 공동 자금 통장을 개설하기 위해서는 고유번호증이 필요합니다. 입예협 대표자 신분증, 단체명, 사무실 임대차 계약서, 대표 선출 회의록, 회칙 등 서류를 구비하여 세무서에 제출하여 고유번호증을 발급할 수 있습니다.
이렇게 입예협이 설립되면 정기회의를 개최하여 입주 예정자의 의견을 시공사에 전달하고 조율하는 역할을 본격 수행하게 됩니다. 그래서 준공 전 하자를 조금이라도 줄이고, 입주 예정자의 입장을 최대한 반영하기 위해서는 입예협 동의서를 빠르게 모아 활동을 시작하는게 유리합니다.
입예협 동의서 빠르게 취합하기
주민의 의사를 신속하게 취합하되, 법적효력 있는 위임장을 받기 위해 많은 입예협에서 전자서명을 활용합니다. 온라인으로 문서를 취합하여 간편하고, 전자서명법과 전자문서법에 의하여 법적효력까지 보장됩니다.
문서 스캔, 촬영, 개별 체크 필요 없이 다음 기능을 활용하여 동의서 취합부터 후속 업무까지 마무리할 수 있습니다.
1. 구글폼 대신 링크서명
마치 구글폼에서 동의 의사를 수집하듯이 입예협 동의서를 작성할 수 있는 링크나 QR코드를 만들 수 있습니다. 링크나 QR을 입예협 카페나 단톡방에 올려 빠르게 주민 의사를 취합할 수 있습니다.
2. 대량전송과 알림 재발송
만약 입주자의 연락처가 있다면 한 번에 최대 5,000명까지 동의서를 보낼 수 있습니다. 입주예정자가 아직 입예협 동의서를 작성하지 않았다면 알림을 다시 보내어 동의서 작성을 유도해 보세요.
3. 데이터 추출
입주 예정자 과반 이상이 동의를 했는지 확인이 필요하신가요? 이때 엑셀로 서명 현황 데이터를 내려받아 주민의 입예협 설립 동의 여부를 빠르게 체크할 수 있습니다.
전국 130개 이상의 입예협에서 모두싸인 전자서명으로 입주 예정자의 동의를 빠르게 구하고 있습니다. 입주예정자협의회를 구성한다면 전자서명을 활용하여 동의서를 빠르게 취합하고, 본격적인 활동을 시작해 보세요.
