법무법인은 계약서 작성과 보관이 반복적으로 이루어지는 조직입니다. 특히 소송위임장, 사건 계약서 등은 매번 출력하고 서명받아야 하는 업무가 빈번하게 발생하여 실무진의 부담이 상당합니다. 이러한 현실적인 어려움을 해결하기 위해, 실제 법무법인의 업무 흐름에 맞춰 전자서명 도입이 절실한 상황을 3가지로 나누어 살펴보겠습니다.
변호사들의 시간을 뺏는 3가지 서류 행정 업무
1. 수백 명의 의뢰인을 대상으로 한 소송위임 동의 수집
대규모 집단소송에서는 수많은 의뢰인에게 동일한 ‘소송위임장’을 반복적으로 보내야 하는 상황이 발생합니다. 그런데 기존의 직접 방문이나 우편 회신 방식은 여러 한계가 있습니다. 무엇보다 회신율이 현저히 낮을 뿐만 아니라, 서류 누락과 보관 문제까지 연쇄적으로 발생하게 됩니다.
더욱 심각한 문제는 시간 제약입니다. 짧은 기간 내에 수백에서 수천 명에 이르는 위임 동의를 확보해야 한다면 우편이나 종이로는 실무 대응에 명백하게 오랜 시간이 걸립니다.
2. 전국 지사와 분사무소에서 발생하는 계약의 본사 통합 관리
전국 각지의 지사에서 체결된 ‘변호사 선임계약서’를 본사가 효율적으로 수집하고 관리해야 하는 상황 역시 빈번합니다. 현재 많은 법무법인이 채택하고 있는 스캔본 이메일 전송이나 실물 서류 별도 보관 방식은 예상보다 많은 리스크를 내포하고 있습니다.
문서 누락, 중복 처리, 분실 등의 문제가 지속적으로 발생할 뿐만 아니라 연간 수천 건에 달하는 계약 관리에 투입되는 인적 자원과 시간 비용이 상당한 수준에 이르고 있습니다.
3. 형사·민사 사건 수임 시 반복되는 위임 계약 체결
개별 사건을 수임할 때마다 작성해야 하는 ‘사건위임계약서’, ‘고소대리 계약서’ 등은 일상적인 업무 중 상당한 비중을 차지합니다. 하루에도 여러 차례 발생하는 이러한 계약 체결 과정에서, 의뢰인의 직접 방문이나 우편 회신을 기다리는 절차는 불가피한 응답 지연을 가져옵니다. 또한 고객께서도 직접 방문하는 것에 불편하실 수 있습니다. 또한 의뢰인 역시 계약서 작성을 위해 직접 방문해야 하는 번거로움과 시간적 부담을 감수해야 합니다.
결과적으로 사건 단위로 계약이 반복적으로 이루어지는 법무법인의 특성상, 이런 행정적 부담이 시간이 갈수록 누적되어 조직 전체의 효율성을 저해하는 요인으로 작용하게 됩니다.
3대 어려움, 전자서명으로 해결하기
앞서 살펴본 법무법인의 세 가지 어려움은 모두 ‘효율적이고 체계적인 문서 관리 시스템’의 부재에서 비롯됩니다. 모두싸인은 위 문제들을 깔끔히 해결합니다.
1. 수백 건의 소송위임장도 한번에 ⇒ 대량전송 & 링크 서명
대규모 집단소송 진행 시, 수백 명의 의뢰인에게 동일한 소송위임장을 보내야 하는 어려움을 해결합니다. 대량전송으로 한 번에 소송위임장을 보내거나, 링크서명으로 홈페이지에서 위임동의를 받을 수 있습니다.
2. 전국 지사 계약 현황을 한눈에 ⇒ 통합 관리 대시보드
전국 각지의 지사나 분사무소에서 체결된 모든 계약 현황을 하나의 대시보드에서 체계적으로 관리하고 검색할 수 있습니다. 문서 누락이나 분실의 위험 없이, 본사에서 모든 계약을 투명하게 통제할 수 있습니다.
3. 반복되는 사건 계약서는 1분 만에 ⇒ 계약서 템플릿
매번 새로 작성해야 했던 사건위임계약서, 고소대리 계약서 등을 템플릿으로 만들어두세요. 필요할 때마다 의뢰인 정보만 입력하여 1분 만에 계약을 발송할 수 있어, 반복적인 행정 업무를 획기적으로 줄여줍니다.
소송위임, 선임계약, 사건위임과 같이 법무법인의 핵심 업무 프로세스는 모두 문서의 신속한 전송과 체계적인 관리를 필요로 합니다. 법무 서비스의 특성상 ‘신속하게’, ‘정확하게’, ‘안전하게’ 계약을 체결하고 보관해야 하는 환경에서 전자서명은 더 이상 단순한 대체 수단이 아닌 필수적인 업무 인프라로 자리잡고 있습니다.
현재 많은 법무법인들이 경험하고 있는 이러한 문제들은 이미 디지털 전환을 통해 해결 가능한 과제들입니다. 지금이야말로 우리 조직도 변화에 동참할 때가 아닐까요?
