혹시, 여러 건물과 현장에서 체결된 계약 중 지금 운영 중인 계약이 무엇인지 확인하기 위해
엑셀을 열고, 계약서를 다시 찾아본 경험이 반복되고 있지는 않으신가요?
건물·시설 종합관리 기업은 건물과 현장 단위로 다양한 외주·용역 계약을 동시에 운영합니다.
계약 수가 늘어날수록 관리해야 할 계약 기간과 일정도 함께 늘어나고,
계약을 확인하는 데 드는 시간은 점점 더 길어집니다.
그럼에도 불구하고 어떤 건물에 어떤 계약이 체결돼 있는지,
지금 점검해야 할 계약이 무엇인지에 한 번에 답하기는 쉽지 않은 구조가 유지되고 있습니다.
💡 건물·시설 종합관리 업계에서 계약관리의 핵심은 무엇일까요?
이 업계의 계약관리는 계약을 얼마나 잘 체결했느냐보다
체결 이후의 상태를 얼마나 명확하게 파악하고 있는지가 더 중요합니다.
특히 다음 세 가지가 핵심입니다.
- 어떤 건물·현장에 어떤 계약이 연결돼 있는지
- 각 계약이 언제 종료되는지
- 운영에 영향을 주는 주요 조건은 무엇인지
즉, 계약을 ‘정리해 두는 것’이 아니라 필요한 정보를 바로 확인할 수 있는 구조가 계약관리의 기준이 됩니다.
하지만 현실은 어떨까요? 계약은 파일로 보관돼 있을 뿐, 건물·현장 기준으로 관리되지 않습니다.
그 결과, 어떤 계약이 지금 운영 중인지 확인하려면 항상 계약서를 다시 열어봐야 합니다.
이 구조에서는 계약이 운영을 설명하는 기준이 되기 어렵습니다.
❗ 전통적인 계약관리 방식의 한계
- 계약 기준의 부재
: 계약이 건물·현장 기준으로 정리돼 있지 않음 - 파일 중심 관리
: 계약 내용이 문서 안에만 머무름 - 기한 관리의 불안정성
: 종료·재계약 시점 누락 - 운영 맥락 단절
: 담당자 변경 시 계약 이해도 저하
계약서에 필요한 정보는 모두 담겨 있지만, 그 내용을 운영관리에 바로 활용하기는 어렵습니다.
🚀 그래서 계약관리의 기준이 바뀌고 있습니다
이제 계약관리는 계약서를 ‘보관하는 일’이 아니라 운영을 설명할 수 있도록 계약을 구조화하는 일로 바뀌고 있습니다.
건물·현장 기준으로 계약을 보고, 계약 기간의 흐름을 한눈에 파악하고, 운영에 영향을 주는 조건을 바로 확인할 수 있는 구조가 새로운 계약관리의 기준이 되고 있습니다.
현장에서 겪는 상황과, 캐비닛으로 가능한 방식
| 현장에서 겪는 상황 | 캐비닛으로 가능한 방식 |
|---|---|
| 건물·현장별 계약 현황을 한 번에 보기 어렵다 | 계약 유형·건물·현장 기준 분류 |
| 계약 종료 시점을 놓치기 쉽다 | 계약 기간·만료일 기준 관리 |
| 재계약 대상 계약을 따로 정리해야 한다 | 필터·정렬로 재계약 대상 즉시 확인 |
| 운영 중 계약 조건을 다시 찾아본다 | 주요 조건 데이터화 |
| 담당자 변경 시 계약 맥락이 끊긴다 | 중앙 계약 관리 구조 |
| 계약을 기준으로 운영을 설명하기 어렵다 | 계약 기반 운영 관리 구조 |
✨ 이제, 계약을 바라보는 관점도 달라질 필요가 있습니다
계약은 단순한 문서가 아니라 건물·현장 운영을 설명하는 중요한 정보 자산입니다.
이 정보가 정리되지 않는 순간, 계약은 곧 운영 리스크로 이어질 수 있습니다.
엑셀과 폴더에 흩어진 계약 관리에서 벗어나 계약의 상태와 흐름을 기준으로 관리하는 방식으로
계약관리 환경을 전환해야 할 시점입니다.
