계약을 보관만 해서는 관리가 되지 않는 이유
이미 대부분의 기업에는 수많은 계약이 체결돼 있습니다. 문제는 그 계약들이 지금 어떤 상태인지를 경영진이나 IT 조직이 즉시 설명할 수 있느냐입니다.
- 지금 유효한 계약은 몇 건인가
- 다음 분기에 갱신 검토가 필요한 계약은 어디에 몰려 있는가
- 리스크가 있는 계약은 이미 식별돼 있는가
이 질문에 답하기 위해 아직도 계약서를 하나씩 열어보거나 법무팀에 확인을 요청해야 한다면, 그 계약은 사실상 관리되고 있다고 보기 어렵습니다.
글로벌 기업들은 계약을 어떻게 다루기 시작했을까
최근 글로벌 기업들의 계약관리 방식은 분명히 달라지고 있습니다. 계약을 잘 보관하는 것만으로는 충분하지 않다는 인식이 확산되고 있기 때문입니다.
이제 기업이 계약에서 확인하려는 건, 계약이 지금 어떤 상태에 있는지입니다.
- 이 계약은 지금 유효한가
- 어떤 조건이 적용되고 있는가
- 우리가 이행해야 할 의무는 무엇인가
즉, 계약 체결 이후의 상태를 설명할 수 있어야 한다는 요구가 커지고 있습니다.
사례 ① 글로벌 통신·인프라 기업은 무엇이 달랐을까
전 세계 여러 국가에서 대규모 공급 계약을 운영하는 글로벌 통신·인프라 기업의 경우, 수만 건의 공급 계약이 지역·부서별로 흩어져 관리되고 있었습니다.
이로 인해 발생한 문제는 명확했습니다.
- 계약 조건과 의무가 한눈에 보이지 않음
- 계약 이행 여부를 사후에야 확인
- 공급사 분쟁과 감사 대응 부담 증가
이 기업은 CLM 기반 계약관리 체계를 도입해 계약 의무와 성과 데이터를 하나의 시스템에서 관리하기 시작했습니다. 그 결과, 수작업 비중은 약 60% 감소했고 공급업체 분쟁은 약 80% 줄어들었습니다.
결과적으로 계약을 문서가 아니라 운영 데이터로 관리할 수 있는 대상으로 바꾼 사례였습니다.
계약 정보가 특정 부서에만 머물 때 생기는 문제
많은 글로벌 기업에서 계약 관리는 여전히 법무팀 중심으로 이뤄지고 있습니다.
하지만 실제 운영 환경에서는 다음과 같은 문제가 반복됩니다.
- 계약 조건은 법무팀에만 남아 있고
- 실무 부서는 필요할 때마다 내용을 다시 확인해야 하며
- IT 조직은 계약 데이터를 시스템에서 활용하지 못함
이런 상태에서는 계약이 체결돼 있어도 조직 전체 차원에서는 계약 정보가 이어져 쓰이고 있다고 보기 어렵습니다. 그래서 글로벌 기업들은 계약을 특정 부서의 산출물이 아니라 조직 전체가 공유해야 할 운영 정보로 다시 정의하고 있습니다.
사례 ② 다국적 제조·소비재 기업은 어떻게 달라졌을까
다수의 해외 법인과 파트너 계약을 운영하는 글로벌 제조·소비재 기업들은 계약 갱신 누락과 조건 관리 문제를 반복적으로 겪어왔습니다.
이 기업들은 CLM 시스템을 통해
- 계약 라이프사이클 전반을 중앙 관리
- 계약 조건·갱신 시점 자동 추적
- 계약 데이터 기반 보고·의사결정
이 가능해졌고, 계약 처리 기간을 대폭 단축하고 갱신 누락 리스크를 크게 줄였습니다.
계약을 체결 이후까지 관리하는 체계로 전환한 사례입니다.
글로벌 기업들이 계약관리 기준을 바꾸는 이유
이런 사례들을 종합하면, 글로벌 기업들이 계약관리에서 바꾸고 있는 기준은 분명합니다.
- 계약은 쌓아두는 문서가 아니라
지금 회사가 어떤 약속을 안고 있는지 보여주는 정보 - 계약관리는 체결 이전보다
체결 이후의 상태 관리가 핵심 - 계약 상태를 설명하지 못하는 관리 수준은
운영 리스크이자 경영 리스크
이제 계약 수가 많고 적음은 본질적인 문제가 아닙니다. 계약을 설명할 수 없는 상태 자체가 문제가 되고 있습니다.
계약관리 방식이 AI 기반으로 바뀌는 이유
기존의 계약관리 방식은 파일 저장과 수작업 검색을 전제로 설계돼 있습니다.
하지만 계약 수가 늘고, 부서와 시스템이 분산될수록 이 방식은 빠르게 한계에 도달합니다.
AI 계약관리는 계약서 본문을 읽고
- 계약 기간
- 주요 조건
- 갱신·해지 시점 등
을 자동으로 구조화해 문서 보관을 넘어 데이터 기반 관리를 가능하게 합니다. 그래서 AI 계약관리는 업무 편의 기능이 아니라 계약관리 기준 자체를 바꾸는 방식으로 받아들여지고 있습니다.
국내 기업에서도 반복되는 계약 관리 한계
국내 기업 환경도 이미 같은 흐름에 들어서 있습니다.
- 계약은 체결돼 있지만
- 전사 기준의 계약 현황은 한눈에 보이지 않고
- 이슈 발생 후에야 계약서를 다시 확인
감사 대응, 컴플라이언스, 투자자·파트너사의 정보 요청은 점점 더 빠르고 구체적으로 바뀌고 있습니다. 이제 “계약서를 찾아보겠다”는 답변은 적절하지 않습니다.
우리 회사는 계약 상태를 즉시 설명할 수 있을까
우리 회사는 체결된 계약에 대해 지금 책임 있게 설명할 수 있는가
위 질문에 즉답할 수 없다면, 이미 글로벌 기업들이 바꾸고 있는 계약관리 기준에서 한 발 늦어져 있는 상태입니다.
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