종이 기반 안전·시설점검 업무의 문제
공공기관은 점검표, 체크리스트, 보고서를 종이로 작성하여 시설관리, 안전관리를 진행해왔습니다. 하지만 종이로 작성했을 때 다음과 같은 애로사항이 발생합니다.
- 서류 분실 및 훼손 위험: 점검 과정에서 작성된 문서가 여러 담당자에게 보고되는 과정에서 분실되거나 훼손될 수 있습니다.
- 보관 공간 부족: 장기간 보관해야 하는 문서가 쌓이면서 캐비닛 여유 공간이 줄어들고, 문서를 찾거나 정리하기 위한 추가 인력이 필요합니다.
- 데이터 활용도 저하: 종이 문서를 찾아 데이터로 집계하기 어렵기 때문에 사고 현황 분석이나 시설 개선 과제 도출에 정량적 데이터로 활용하기가 쉽지 않습니다.
- 업무 프로세스 지연: 문서를 오프라인으로 작성·결재·승인받으려면 시간이 오래 걸리고, 담당자가 출장이나 휴가를 갈 경우 업무 지연이 발생합니다.
이처럼 종이 기반의 전통적인 업무 방식은 비효율적이며, 안전관리 및 시설점검 결과를 실시간으로 활용하기도 어렵습니다. 최근 공공기관은 디지털 전환을 통해 이러한 문제를 해결하고 있으며, 모두싸인을 활용하여 전자문서 기반으로 안전·시설점검 업무를 개선하고 있습니다.
중대재해처벌법, 산업안전보건법에 따른 안전·시설점검 의무
중대재해처벌법과 산업안전보건법 시행령에 따르면 기업은 사업장의 안전을 확보하고 업무 과정을 문서화할 의무가 있습니다. 안전환경 관리에 수반되는 여러 서류 작업을 디지털화 하는 것도 허용하고 있습니다.
중대재해처벌법 시행령 제13조 (조치 등의 이행사항에 관한 서면의 보관): 사업주 또는 경영책임자 등(소상공인기본법 제2조에 따른 소상공인은 제외한다)은 제4조, 제5조 및 제8조부터 제11조까지의 규정에 따른 조치 등의 이행에 관한 사항을 서면(전자문서 및 전자거래기본법 제2조 제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 작성하여 그 조치 등을 이행한 날부터 5년간 보관해야 한다.
중대재해처벌법 제4조 (사업주와 경영책임자등의 안전 및 보건 확보의무):
① 사업주 또는 경영책임자등은 사업주나 법인 또는 기관이 실질적으로 지배ㆍ운영ㆍ관리하는 사업 또는 사업장에서 종사자의 안전ㆍ보건상 유해 또는 위험을 방지하기 위하여 그 사업 또는 사업장의 특성 및 규모 등을 고려하여 다음 각 호에 따른 조치를 하여야 한다.
1. 재해예방에 필요한 인력 및 예산 등 안전보건관리체계의 구축 및 그 이행에 관한 조치
2. 재해 발생 시 재발방지 대책의 수립 및 그 이행에 관한 조치
3. 중앙행정기관ㆍ지방자치단체가 관계 법령에 따라 개선, 시정 등을 명한 사항의 이행에 관한 조
4. 안전ㆍ보건 관계 법령에 따른 의무이행에 필요한 관리상의 조치
② 제1항제1호ㆍ제4호의 조치에 관한 구체적인 사항은 대통령령으로 정한다.
중대재해처벌법 제5조 (도급, 용역, 위탁 등 관계에서의 안전 및 보건 확보 의무)
사업주 또는 경영책임자등은 사업주나 법인 또는 기관이 제3자에게 도급, 용역, 위탁 등을 행한 경우에는 제3자의 종사자에게 중대산업재해가 발생하지 아니하도록 제4조의 조치를 하여야 한다.
산업안전보건법 시행령 제 18조 (안전관리자의 업무 등) ① 안전관리자의 업무는 다음 각 호와 같다.
9. 업무 수행 내용의 기록ㆍ유지
산업안전보건법 제22조(보건관리자의 업무 등) ① 보건관리자의 업무는 다음 각 호와 같다.
업무 수행 내용의 기록ㆍ유지
① 법 제24조제3항에 따라 산업안전보건위원회의 회의는 정기회의와 임시회의로 구분하되, 정기회의는 분기마다 산업안전보건위원회의 위원장이 소집하며, 임시회의는 위원장이 필요하다고 인정할 때에 소집한다.
④ 산업안전보건위원회는 다음 각 호의 사항을 기록한 회의록을 작성하여 갖추어 두어야 한다.
1. 개최 일시 및 장소
2. 출석위원
3. 심의 내용 및 의결ㆍ결정 사항
4. 그 밖의 토의사항
전자문서로 안전점검 서류·이력을 관리하면 필요할 때마다 신속하게 검색하고 제출할 수 있습니다. 즉, 서류 업무를 빠르게 진행하는 건 물론, 법령 대응까지 간편해집니다.
모두싸인을 활용한 시설·안전관리 디지털 전환 방안
모두싸인은 공공기관이 시설·안전점검 업무을 온라인으로 전환하는데 필요한 기능을 제공합니다.
1. 전자서명으로 점검표 및 보고서 전송
- 기존 종이 서류로 작성되던 시설점검표, 안전점검 체크리스트, 유지보수 보고서 등을 디지털 문서로 제작
- 실시간 서명 및 즉시 공유가 가능해, 서명과 문서 전송 시간 단축
2. 안전점검 이력 자동 보관 및 검색
- 모든 점검 서명 문서는 클라우드로 안전하게 저장되며 언제든 열람 가능
- 문서 누락 없이 체계적인 이력 관리가 가능하고, 담당자가 변경되어도 인수인계가 용이
3. 현장 점검 시 모바일·태블릿에서 즉시 서명 날인
- 점검 담당자는 현장에서 모바일 기기로 바로 체크리스트를 작성하고 서명
- 실시간 알림으로 점검 요청·완료 상황을 빠르게 확인
4. 대량전송 기능으로 대규모 점검 관리
- 여러 시설 점검 시 담당자에게 한 번에 문서를 전송하고 서명 요청 가능
- 실시간 서명 진행 현황 확인으로 시설 관리 진척도 확인
5. API 연동으로 기존 시스템과 통합
- 이미 활용 중인 시설관리 시스템(FMS), ERP, 안전관리 솔루션과 연동해 자동화된 문서 작성·보관 프로세스 구현
- 점검이 완료되면 자동으로 문서가 업로드되어, 수기 입력 없이 데이터베이스 최신화
디지털 전환 가능한 주요 안전점검 문서
| 문서 유형 | 활용 사례 |
|---|---|
| 안전 점검 회의(TBM) | 일일 오전 안전 점검 회의 진행 및 회의록 작성 |
| 시설 정기점검표 | 건물, 기계, 전기설비 등 정기적으로 점검 |
| 안전점검 체크리스트 | 작업장, 현장 안전 및 위험요소 점검 |
| 유지보수 보고서 | 시설 수리, 정비 결과 및 이력 기록 |
| 비상 대응 계획서 | 화재, 사고 등 긴급상황 대응 절차 문서화 |
| 근로자 안전서약서 | 작업 전 안전 준수 서약 |
| 사고 발생 보고서 | 사고 발생 시 즉각적인 보고 및 피해상황 기록 |
| 위험성 평가서 | 특정 작업의 위험요소 분석 및 개선책 마련 |
공공기관에서는 여러 시설과 현장을 관리해야 하며, 안전과 시설 점검 이력을 관리해야 합니다. 종이 기반 업무 방식이 지닌 애로사항을 해소하고, 중대재해처벌법 등 강화되는 법적 요구사항에 효과적으로 대응하기 위해 전자서명 도입을 권장드립니다.
모두싸인으로 시설·안전관리의 업무 생산성을 제고하고 의무를 준수해 보세요.
