디지털플랫폼정부위원회 주도로 공공부문의 디지털 혁신이 더욱 가속화되고 있습니다. 특히 공공기관에서는 ESG 경영 추진을 위해 인사관리 디지털 전환도 활발히 추진 중입니다. 근로계약서, 연봉계약서, 개인정보동의서, 보안서약서 등의 문서를 간편하게 작성하면서도, 동시에 안전하게 관리하고자 합니다.
연초 많은 기관의 인사팀에서 근로계약을 체결하실텐데요. 근로계약 업무 절차는 크게 5단계로 구성됩니다.
일반적인 공공기관 근로계약 업무 절차
- 채용 계획 수립 및 공고 게시
- 서류 전형 및 면접 진행
- 근로 조건 협의와 계약 체결
- 신규 입사자 교육
- 고용 계약 관리 및 갱신
기존 지류 계약의 불편함
지류로 인사 문서를 관리하는 기관에서는 여전히 다음과 같은 문제점을 겪고 있습니다.
- 계약서 작성부터 출력, 전달, 서명, 회수, 보관까지 1인당 평균 30분 이상 소요
- 종이 문서의 분실 및 훼손 비율이 평균 5%에 달해 추가 작업과 비용이 증가
- 채용 및 재계약 과정에서 서류 전달 및 회수 과정으로 인해 업무 지연과 일정 재조정이 발생
- 개인정보가 포함된 문서의 분실이나 유출 사고에 따른 법적 리스크
인사 관리 업무의 디지털 전환 방안, 전자서명
모두싸인은 클라우드 기반의 전자서명 서비스로, 별도의 설치 없이 즉시 사용할 수 있습니다. 또한 ‘대량전송’ 기능으로 최대 5,000명의 정보를 엑셀로 업로드하여 계약서 일괄 전달할 수 있습니다.
서명이 완료된 문서는 회사와 임직원에게 자동으로 교부되어 따로 사본을 인쇄하지 않아도 됩니다. 즉, 정규직, 비정규직, 일용직 등 다양한 형태의 근로계약을 디지털화할 수 있습니다.
[전자근로계약에 딱 맞는 모두싸인 주요 기능]
- 이메일 또는 카카오톡 전송: 근로자의 이메일 또는 휴대전화번호(카카오톡)로 전자근로계약서 발송
- 대량전송: 엑셀 파일에 근로자별 계약정보 작성 및 업로드하여, 일괄 발송 기능
- 예약전송: 원하는 시간에 맞춰 근로계약서가 자동 발송
- 알림 재전송: 근로자에게 전자근로계약서 서명 요청 알림을 다시 보낼 수 있는 기능
- 실시간 서명 현황 확인: 서명 완료 현황을 대시보드로 실시간 확인
- 계약서 자동 교부: 체결 완료된 전자근로계약서를 인사팀과 근로자 양자에게 PDF로 교부
- 데이터 추출: 근로자별 계약 체결 현황 및 체결 완료 일자 등 데이터를 엑셀 파일로 추출
모두싸인 전자계약의 법적 효력과 정부 가이드라인
모두싸인은 전자문서 및 전자거래 기본법(제4조), 전자서명법(제3조), 근로기준법(제17조) 등 관련 법령을 준수하여 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 보장합니다.
특히 고용노동부는 이미 2016년 8월 『전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인』을 발표하여, 전자근로계약서가 PC 및 스마트폰 등 정보처리 시스템을 통해 작성과 보존이 용이하며, 서면계약과 동일한 수준의 안정성 및 신뢰성을 갖추었다고 명시하였습니다. 또한, 근로기준법(제17조)에 따라 임금, 근로시간, 휴일 및 휴가, 취업 장소 및 업무 내용을 명확히 명시할 것을 요구하고 있으며, 이러한 사항을 전자계약서로 작성하고 전자문서법(제6조, 제9조)에 따라 이메일 또는 기타 전자적 방법으로 근로자에게 전달할 수 있음을 규정하고 있습니다.
2024년 3월 7일 고용노동부는 표준 취업규칙을 개정하여 근로계약서를 전자문서로 근로자에게 교부할 수 있음을 다시 한번 명확히 하였습니다. 이에 따라 전자계약 체결 및 관리를 위한 법적 기반이 더욱 확고히 마련되었습니다.
모두싸인은 서명이 필요한 다양한 서류의 디지털 전환을 지원합니다. 근로계약서를 비롯해 보안서약서, 개인정보 수집 및 이용 동의서, 각종 동의서 및 서약서, 확인서 등 기관에서 이용하는 서식을 간편하게 디지털화할 수 있습니다.
공공기관 채용에 필요한 서류 목록
- 근로계약서
- 보안 및 기밀 유지 서약서
- 개인정보 수집 및 이용 동의서
- 복리후생 동의서 (보험, 연금 등)
- 전자기기 및 업무용 장비 사용 동의서
- 근태 및 연차 관리 관련 동의서
- 직무 교육 및 연수 참여 확인서
모두싸인 도입 효과
- 계약 소요시간 단축 및 업무 효율 개선: 계약 체결까지 소요되는 시간을 기존 30분에서 약 3분 이내로 단축할 수 있습니다.
- 실시간 계약현황 모니터링 및 데이터 기반 관리: 계약 현황을 실시간으로 확인하여 미작성자에게 시 알림을 재발송하고 관리할 수 있습니다.
- 문서 수정 및 재계약 간소화: 별도 문서 출력과 미팅 없이 전자서명으로 언제 어디서든 문서를 수정하고 서명요청할 수 있습니다.
- 비용 절감: 종이 계약에 필요한 인쇄, 우편·등기, 보관 비용 등을 최대 80% 절감하여 관리 비용을 절감할 수 있습니다.
- 보안성 강화: 서버에 입력된 데이터는 매일 새롭게 백업되고, 백업된 데이터는 모두 암호화되어 있어 보안이 강화됩니다.
공공기관 모두싸인 이용 사례 및 성과
한전 KDN은 경영지원에 필요한 문서에 모두싸인 공공용을 활용하고 있습니다. 근로계약서, 서약서, 개인정보동의서 등 인사 업무에 꼭 필요한 서류를 전자서명으로 전환했습니다. 연 500건의 문서를 디지털화하여 근로자와 따로 만나지 않고 근로계약을 체결합니다.
한국가스안전공사는 시설관리 근로자와 전자계약을 체결하고 있습니다. 안전한 작업 환경 조성을 위해 현장 상황을 실시간으로 보고하고 작업에 투입된 여러 근로자를 관리해야 하는데요. 계약 체결 현황을 실시간으로 확인하여 계약 현황과 현장 안전 지침 의무 준수 사항을 서류 기반으로 철저하게 관리하고 있습니다.
부산정보산업진흥원은 근로 계약에 필요한 모든 문서에 모두싸인 공공용을 활용하고 있습니다. 연간 약 1,500건의 문서를 전자서명 후 보관하고 있습니다. 비대면 전자계약 방식을 도입하여 인사 담당자의 업무 효율을 대폭 개선하였고, 별도 출력과 방문이 필요 없어지면서 만족도가 크게 올라갔습니다.
공공기관의 디지털 전환은 선택이 아닌 필수입니다. 전자서명과 전자문서를 활용한 디지털 행정은 업무 효율화의 핵심입니다. 모두싸인은 공공기관이 법적 요건을 준수하면서도 편리하고 안전한 전자서명 솔루션을 도입할 수 있도록 지원하고 있으며, 공공기관의 업무 생산성을 극대화하고 있습니다.
모두싸인을 통한 전자근로계약이 더 궁금하시다면 전화 상담 혹은 대면 미팅을 통해 자세한 내용을 확인해 보세요.
