빠르게 변하는 트렌드, 쏟아지는 업무 요청.
광고대행사의 하루는 그야말로 ‘속도전’입니다.
하지만 제안이 통과된 후, 정작 광고 계약서에 서명을 받기 위해 우편을 보내고 수정본을 기다리는 과정에서 귀중한 시간을 허비하고 있지는 않으신가요? 이 글에서는 불필요한 행정 업무와 실수의 위험을 없애고 AE(기획자)가 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 돕는 새로운 계약 방식을 제안합니다.
종이계약서로 인한 피해 3가지
1) 시간 낭비
: 기다림의 연속, 우편 발송과 수정의 딜레마
광고 계약은 여러 번의 수정을 거칩니다. 이메일로 워드 파일을 주고받으며 내용은 확정했지만, 결국 최종 날인을 위해서는 인쇄된 종이 계약서를 등기우편으로 보내고 회신을 기다려야 합니다. 이 과정에서 프로젝트가 지체되는 것은 물론, 바쁜 담당자가 우체국을 오가는 데 드는 시간과 노력까지 발생합니다.
2) 휴먼 에러
: 바쁜 실무자의 실수 위험
동시에 여러 프로젝트를 진행하다 보면, 고객에게 이전 버전의 계약서를 보내거나 오타/정보 오기재 등의 실수가 발생하기 쉽습니다. 사소한 실수 하나가 계약 전체의 신뢰도를 떨어뜨리고 프로젝트 시작을 지연시키는 원인이 됩니다.
3) 보이지 않는 비용
: 스캔, 파쇄, 보관 등의 서류 관리 업무(+ 계약 갱신 관리)
열심히 pt해서 계약을 따내고, 어렵게 계약을 체결한 후에도 끝이 아닙니다. 계약서를 스캔하여 저장하고, 원본은 안전하게 보관하여야 합니다. 인식하지 못했지만, 한 번 알고나면 비효율적인 행정 업무에 상당한 시간이 낭비됩니다.
여기에 ‘계약 갱신’이라는 또 다른 복병도 있습니다. 담당자가 따로 기록해두지 않으면, 중요한 계약의 갱신 시점을 놓치기 쉽습니다. 이는 비즈니스 연속성을 해치고 고객과의 신뢰 관계에 문제를 일으킬 수 있는 중대한 리스크입니다.
광고대행사의 업무 효율 200% 높이는 전자서명
이 모든 문제를 해결하고 업무 효율을 극대화하는 방법은 간단합니다. 바로 계약 과정을 디지털로 전환하는 것입니다.
1) 3분이면 충분한 계약
더이상 계약을 위해 우체국을 오갈 필요가 없습니다. 최종 확정된 계약서를 이메일이나 카카오톡으로 고객에게 보내면 고객은 언제 어디서든 5분 안에 서명을 끝낼 수 있습니다. ‘골든 타임’을 놓치는 일이 사라집니다.
2) 실수 없는 서명과 체계적인 계약 분류
모두싸인은 서명이 필요한 부분을 필수로 지정할 수 있습니다. 이를 통해 담당자의 실수로 날인이 누락되어 계약이 지연되거나 법적으로 문제가 되는 경우를 원천적으로 방지할 수 있습니다.
또한, 완료된 수많은 계약서를 폴더에만 넣어두면 나중에 특정 계약서를 찾기가 매우 어렵습니다. 그럴 땐 계약마다 ‘라벨’을 붙여 체계적으로 분류하면 됩니다. ‘#2025_A광고주’, ‘#인플루언서’, ‘#영상제작’ 과 같이 라벨을 달아두면 나중에 필요한 계약서만 필터링하여 순식간에 찾아볼 수 있어 계약서를 찾는 데 낭비되던 시간을 없애줍니다.
3) 모든 계약은 자동으로, 안전하게 보관
계약이 완료되는 즉시, 법적 효력을 갖춘 원본이 클라우드에 안전하게 보관됩니다. 더 이상 계약서를 스캔하고 원본을 서류철에 보관하고, 기한이 지난 계약서를 파쇄하는 것에 시간을 쓸 필요가 없습니다. 모든 계약서는 담당자가 바뀌더라도 언제든 쉽게 검색하고 찾아볼 수 있어 서류 업무 시간을 획기적으로 절감합니다.
뛰어난 크리에이티브는 광고대행사의 핵심 경쟁력입니다. 하지만 그 크리에이티브를 고객에게 전달하고 신뢰를 얻는 과정이 서류 작업으로 삐걱거린다면, 결코 좋은 인상을 주기 어렵습니다.
계약 과정을 디지털로 혁신하는 것은 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어섭니다. 반복적인 서류 업무는 모두싸인에 맡기고, 당신의 소중한 시간과 크리에이티브를 가장 중요한 곳에 집중하세요.
