입주자대표회의 운영비는 아파트의 중요한 의사결정을 위해 꼭 필요한 경비지만 잘못 사용하면 분쟁의 원인이 될 수 있습니다. 우리 아파트 운영비는 과연 투명하게 잘 쓰이고 있는지 입주자대표회의 운영비의 기준과 사용처를 명확히 알려드립니다.
입주자대표회의 운영비 사용 범위
운영비는 공동주택관리법과 아파트 관리규약에 정한 범위 안에서만 사용할 수 있습니다.
- 회의 개최 관련 비용(장소 임대, 다과, 문서 인쇄 등)
- 법률 자문 및 회계 감사 비용
- 교육·연수 비용(동대표 역량 강화 교육 등)
- 입주민 의견 수렴 및 안내문 발송 비용
- 대표회의 업무 관련 교통비·통신비
*주의: 운영비는 사적 용도로 사용할 수 없으며, 모든 지출 내역은 회계 장부에 기록해 관리해야 합니다.
운영비 편성 및 사용 시 주의점
운영비는 반드시 아파트 관리규약에 세부적인 지출 항목과 범위가 정해져 있어야 합니다. 정해진 목적 외에 식사비, 개인적인 경비, 찬조금 등으로 사용한다면 횡령 등 법적 문제의 소지가 될 수 있습니다.
- 예산 편성: 연간 예산을 대표회의에서 심의·의결
- 결산 보고: 집행 후 게시판, 단지 홈페이지 등에 전체 입주민이 볼 수 있도록 보고
- 영수증·증빙 확보: 모든 지출은 증빙 서류를 보관
- 감사: 관리규약에 따른 정기 감사 실시
지출결의서 및 회의록 집계 간편하게 진행하기
운영비 집행 전 내부적으로 지출결의서를 작성하여 회장이나 감사의 승인을 받아야 합니다. 종이 서류에 직접 서명을 받으려면 담당자가 직접 찾아가거나 결재가 늦어져 제때 비용을 집행하기 어려운 경우가 많습니다. 또한 종이 지출결의서가 분실되거나 누가 언제 최종 승인했는지 증명하기 어려운 경우, 추후 문제가 될 수 있습니다.
해결 방안
- 순차 서명 기능: 지출결의서를 담당자 → 감사 → 회장 순으로 자동 전달되게 설정하여 비대면으로 신속한 결재를 받을 수 있습니다.
- 카카오톡/이메일 서명 요청: 회의록을 동별 대표자들에게 카카오톡이나 이메일로 보내서 편리한 시간에 내용을 확인하고 서명하도록 할 수 있습니다.
- 감사추적인증서: 서명이 완료되면 모든 서명 절차가 기록된 ‘감사추적인증서’가 자동으로 교부되어 운영비 집행의 모든 단계를 투명하게 증명하고 분쟁의 소지를 없애는 확실한 해결책이 됩니다.
