납골당(봉안당) 계약은 한 가족의 가장 깊은 슬픔과 존중의 마음이 담기는 약속입니다. 고인을 영원히 기리는 공간을 마련하는 일이기에, 계약의 모든 과정은 사려 깊고 편안해야 합니다.
오늘은 고인을 모시는 경건한 과정이 서류 문제로 불편해지지 않도록 납골당(봉안당) 계약의 품격을 높이는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.
추모공원 납골당 계약 워크플로우
- 1단계: 대면 상담 및 수기 작성
고객과 상담하며 수기로 계약서를 작성합니다.
- 2단계: 원본 교부 및 보관
작성이 끝나면 먹지(압력을 가하면 아래 종이에 글씨가 복사되는 종이)를 가지고 복사합니다. 원본은 회사가 보관하고, 복사된 먹지 계약서를 고객에게 교부합니다. 고객은 이 종이 한 장을 수년, 수십 년간 보관해야 합니다.
- 3단계: 내부 시스템에 이중 입력
직원은 사무실로 돌아와, 회사용 원본 종이를 보며 그 내용을 다시 사내 CRM이나 엑셀 프로그램에 똑같이 타이핑합니다. 계약 현황을 관리하기 위해서입니다.
- 4단계: 계약 변경 시의 난관
가장 큰 문제입니다. 고인을 추가로 안치하거나 정보를 수정하려면, 고객은 반드시 2단계에서 받았던 먹지 계약서 원본을 찾아 직접 들고 방문해야 합니다. 만약 분실했다면 절차는 더욱 복잡해집니다.
이 과정에서 고객은 불편함을 느끼고 직원은 반복적인 업무에 지치며, 데이터는 여러 곳에 흩어져 회사의 리스크가 됩니다.
이 워크플로우가 만드는 3가지 어려움
1) 고객의 불편함
“먹지 계약서 수정도 안되고..제대로 된거 맞겠지?”
- 분실의 위험
고객이 교부받은 계약서(먹지)를 분실하는 경우가 빈번하게 발생합니다. 재발급 절차는 번거롭고, 이는 고객과의 신뢰 문제로 이어질 수 있습니다.
- 변경의 번거로움
고인을 추가로 모시거나 정보를 변경할 때마다 유가족은 반드시 원본 계약서를 가지고 직접 방문해야 합니다. 슬픔 속에 있는 유가족에게는 너무나 큰 불편함입니다.
- 불안정한 원본
계약 내용 수정 시, 회사 보관용 원본에만 수정 사항을 기재하고 사본을 전달하는 경우가 많습니다. 고객은 자신의 원본이 제대로 수정되지 않은 것에 대해 ‘찜찜함’을 느끼며 이는 고객 경험의 질을 떨어뜨립니다.
2) 직원의 이중 업무
“종이에 쓴 걸 컴퓨터에 또 입력하고…”
- 반복적인 수기 입력
고객과 상담하며 종이 계약서를 작성한 뒤, 그 내용을 다시 사내 CRM이나 엑셀 프로그램에 똑같이 입력합니다. 이 과정에서 오탈자가 발생하기 쉽고 시간 낭비가 심각합니다.
- 비효율적인 현황 관리
영업 담당자는 계약 가능한 공간을 확인하기 위해 태블릿 앱을 별도로 사용합니다. 종이 계약서, 사내 CRM, 태블릿 앱 등 데이터가 여러 곳에 흩어져 있어 실시간 현황 파악이 어렵습니다.
3) 회사의 데이터 단절
: “어떤 게 최신 정보죠?”
결국 이러한 문제는 회사의 가장 중요한 자산인 ‘데이터’가 단절되는 결과로 이어집니다.
- 정보의 파편화
고객 정보와 계약 내용이 종이, CRM, 앱 등 여러 곳에 분산되어 있어 어떤 것이 최종 정보인지 확인하기 어렵습니다.
- 시스템 통합의 부재
각 시스템이 따로 움직여 데이터가 연동되지 않습니다. 이는 장기적인 관점에서 체계적인 고객 관리와 안정적인 운영을 불가능하게 만드는 가장 큰 걸림돌입니다.
전자계약으로 추모공원의 계약 워크플로우를 해결하는 방법
수도권의 한 대형 추모공원(이하 M공원)은 이 모든 문제를 전자서명 도입으로 해결했습니다. 복잡하고 불편했던 ‘먹지 계약’ 워크플로우가 어떻게 스마트하게 바뀌었는지 3가지 변화로 살펴보겠습니다.
Solution 1. 데이터 이중 입력 → CRM 연동으로 자동화
- CRM 데이터가 계약서에 자동 입력 (API 연동)
- 주소 검색, 드롭다운 기능으로 오기입 원천 방지
- 정보 입력 시간이 ‘0’으로 수렴
Solution 2. ‘먹지’ 교부 → 카카오톡/이메일로 즉시 교부
- 대면 상담 시 태블릿으로 서명 후 즉시 교부
- 서명 즉시 카카오톡/이메일로 원본 자동 전송
- 투명한 절차로 고객 만족도 상승
Solution 3. 번거로운 방문 변경 → 온라인으로 간편하게
- 고객 방문 없이 전화, 온라인으로 변경 가능
- 기존 계약서 불러와 손쉽게 수정 및 재서명
- 모든 변경 이력이 시스템에 자동으로 기록
납골당(봉안당) 계약은 한 가족과의 깊고 긴 인연이 시작되는 첫인사와 같습니다. 간편하고 신뢰도 높은 디지털 방식으로 고객을 맞이하는 것은 어떨까요?
계약의 경험을 바꾸는 것만으로도 회사에 대한 인식이 바뀝니다.
고인을 기리는 중요한 순간이 행정적인 절차로 불편해지지 않도록, 모두싸인이 함께하겠습니다.
