오늘날 기업 환경에서 ‘페이퍼리스(Paperless)’는 기업의 경쟁력을 좌우하는 핵심적인 경영 전략으로 자리 잡고 있습니다. 문서의 작성, 결재, 계약부터 보관에 이르기까지 전 과정을 디지털로 전환하는 페이퍼리스 솔루션은 업무 효율성 증대, 비용 절감은 물론 ESG 경영 실천과 디지털 전환(DX)을 위한 필수적인 인프라입니다.
이 글에서는 페이퍼리스 솔루션의 개념과 도입 효과, ESG 경영과의 연관성, 그리고 성공적인 도입을 위한 체크리스트까지 기업의 의사결정권자와 실무자가 반드시 알아야 할 것을 정리해 보겠습니다.
1. 페이퍼리스 솔루션이란 무엇인가?
페이퍼리스 솔루션이란 종이 문서 기반 업무를 전자문서와 디지털 워크플로우를 통해 처리하는 시스템을 포괄적으로 의미합니다.
과거에는 비용 절감과 업무 속도 향상이라는 효율성 측면에서 주목받았다면 최근에는 비대면 업무 환경의 보편화와 ESG 경영의 중요성이 부각되면서 기업의 지속가능성을 위한 필수 전략으로 그 중요성이 더욱 커지고 있습니다.
2. 페이퍼리스 솔루션 도입 효과 3가지
페이퍼리스 솔루션 도입은 기업에 다음과 같은 세 가지 핵심적인 가치를 제공합니다.
① 획기적인 업무 생산성 개선
문서 작성부터 내부 결재, 외부 계약 체결까지의 모든 과정이 클릭 몇 번으로 완료됩니다. 물리적 이동이나 우편 발송을 기다릴 필요가 없어 의사결정 속도가 빨라지며 이를 통해 기존 방식 대비 업무 시간을 85% 이상 단축할 수 있습니다.
② 간접 비용 최소화
종이, 인쇄, 우편 발송 등 직접적인 비용뿐만 아니라 문서를 보관하기 위한 물리적 공간 비용과 관리 인력에 대한 간접 비용까지 획기적으로 절감할 수 있습니다. 페이퍼리스 전환 시 계약 및 문서 관련 총 소요 비용을 90% 이상 절감하는 효과를 기대할 수 있습니다.
③ 획기적인 업무 생산성 개선
모든 문서는 암호화되어 클라우드 서버에 안전하게 보관되며 사용자별 접근 권한 설정으로 내부 통제를 강화할 수 있습니다.
Tip: 전자계약으로 보는 페이퍼리스 효과
이러한 페이퍼리스 효과를 가장 극적으로 보여주는 대표적인 솔루션이 바로 ‘전자계약 서비스’입니다. 계약 업무는 기업 문서 중 가장 많은 시간과 비용이 소요되는 영역이기 때문에 이를 전자계약으로 전환하면 종이 없는 환경을 넘어 진정한 의미의 페이퍼리스 오피스로 확장할 수 있습니다.
보안 및 법적 안정성: 전자계약 솔루션은 계약 완료 시 ‘감사추적인증서’가 발급되어 모든 처리 과정이 기록으로 남으므로 종이와 동일한 법적효력을 보장합니다.
3. ESG 경영의 핵심 전략, ‘페이퍼리스’
ESG 경영이 강조되면서 페이퍼리스는 그중에서도 특히 환경(E) 보호와 투명한 지배구조(G) 확립에 직접적으로 기여하는 가장 효과적인 실천 전략으로 평가받고 있습니다.
- E (Environment): 종이 사용량과 문서 폐기물을 원천적으로 줄여 자원 낭비를 막고 탄소 배출을 절감하는 직접적인 환경 보호 효과가 있습니다.
- G (Governance): 모든 문서의 생성, 결재, 수정 이력이 투명하게 기록되고 관리되어 경영의 투명성을 높이고 감사 및 공시 체계를 강화하는 기반이 됩니다.
4. 페이퍼리스 솔루션의 미래와 전망
전 세계적으로 페이퍼리스 전환은 더 이상 선택이 아닌 필수가 되고 있습니다. 국내외 규제 기관들도 전자문서의 법적 인정 범위를 지속적으로 확대하고 있으며 기업들의 ESG 공시에서도 페이퍼리스 도입 여부는 중요한 평가 지표로 다뤄지고 있습니다.
향후 페이퍼리스 솔루션은 AI, 블록체인 기술과 결합하여 계약 검토 자동화, 위·변조 원천 차단, 실시간 데이터 분석까지 가능해질 것입니다.
예를 들어 ‘모두싸인 캐비닛’과 같은 AI 계약 관리 솔루션은 계약서를 업로드하는 즉시 AI가 계약 상대방, 계약 금액, 갱신일 등 핵심 정보를 자동으로 추출하고 분류합니다.
이렇게 추출된 데이터는 사용자가 원하는 형태로 구성된 맞춤형 대시보드를 통해 실시간으로 현황을 파악하고 계약 갱신이나 대금 청구일 같은 중요한 일정을 놓치지 않도록 관리하는 등 데이터를 활용한 전략적인 계약 관리를 가능하게 합니다.
이는 페이퍼리스 솔루션이 기업 디지털 전환의 핵심 엔진으로 자리 잡을 것임을 의미합니다. 이제 규모와 업종을 막론하고 모든 기업이 지속가능한 성장을 위해 페이퍼리스 전환을 적극적으로 검토해야 할 시점입니다.
