관리규약 개정부터 공사 안내까지 입주민 동의서를 받기 위해 매번 각 세대를 방문하는 일 번거롭지 않으셨나요? 종이 동의서 없이 더 빠르고 간편하게 입주민 동의서 받는법을 알려드립니다.
입주민 동의서가 필요한 상황 3가지
언제 입주민 동의서를 받아야할까요? 보통 세 가지 경우에 입주민 동의서가 필요합니다.
(1) 재개발·재건축 사업
「도시 및 주거환경정비법」 제35조 에 따르면, 사업의 추진 주체인 ‘조합’을 설립하기 위해서는 법으로 정해진 소유자 수와 토지 면적 비율의 동의를 얻어야 합니다. 이때 입주민 동의서가 필요하고 조건은 다음과 같습니다.
재개발조합 설립 동의 요건
- 토지등소유자의 4분의 3 이상 동의
- 토지면적의 1/2 이상 동의
재건축조합 설립 동의 요건
- 각 동 구분소유자의 과반수 동의
- 전체 구분소유자 및 토지면적의 70% 이상 동의
예외: 주택단지가 아닌 지역 포함 시, 그 지역 소유자 4분의 3 이상 및 토지면적 3분의 2 이상 동의 필요
-> 따라서 재건축·재개발 추진 시 반드시 구분소유자 수와 토지면적 비율 모두 충족
(2) 리모델링 사업
「주택법」제11조에 따르면, 아파트 단지 전체 또는 특정 동에 대한 리모델링 사업을 추진하기 위해 법률에서 요구하는 전체 및 동별 소유주 동의율을 모두 확보해야 합니다. 이때 입주민 동의서가 필요하고 조건은 다음과 같습니다.
전체 단지 리모델링
- 구분소유자 3분의 2 이상 동의
- 의결권 기준 3분의 2 이상 동의
- 각 동별 구분소유자 및 의결권 과반수 동의
개별 동 리모델링
- 해당 동 구분소유자 및 의결권의 3분의 2 이상 동의
-> 즉, 리모델링은 전체 단지 동의율과 각 동별 동의율을 모두 확보해야 추진 가능.
(3) 관리규약 및 장기수선충당금 사용
공동주택관리법 제20조, 제30조에 따라 아파트의 규칙(관리규약)을 만들거나 변경하고 적립된 장기수선충당금을 계획 외의 목적으로 사용하는 등 운영에 관한 중요한 결정을 내릴 때 입주민 동의서가 필요하고 조건은 다음과 같습니다.
- 최초 관리규약 제정: 입주예정자 과반수 서면 동의 필요.
- 관리규약 개정: 입주자 과반수 서면 동의 및 공고 절차 필수.
- 장기수선충당금 사용: 원칙적으로 장기수선계획에 따르지만, 예외적으로 입주자 과반수 동의 시 ▲하자진단 비용, ▲분쟁조정 비용 등으로 사용 가능.
-> 즉, 관리규약 제정·개정이나 기금 사용 등 단지 운영 관련 중요한 결정은 입주자 과반수 동의가 핵심 요건.
입주민 동의서 수집 받는 4가지 방법
① 방문 수거
동대표나 관리사무소 직원, 혹은 대행업체 직원이 각 세대를 방문하여 사업 내용을 설명하고 서명을 받는 방법입니다. 입주민과 직접 소통하며 바로 궁금한 점을 해소할 수는 있지만 세대주가 부재하면 다시 방문해야 해 시간과 인력이 많이 듭니다.
② 설명회 개최
입주민들을 한자리에 모아 사업 내용과 비용, 기대 효과를 설명하고 현장에서 바로 서명을 받는 방법도 있습니다. 투명성을 확보하고 현장에서 빠르게 설득할 수 있지만, 참여율이 낮다면 동의서를 취합하기 어렵습니다.
③ 우편/택배
동의서와 안내문을 각 세대에 발송하고, 회수용 봉투를 함께 보내 수거하는 방식입니다. 비대면을 선호하는 경우 활용되지만, 대부분은 우편물을 확인하지 않거나 회신을 잊는 경우가 많아 동의서 수량을 채우기 어려울 수 있습니다.
④ 전자서명
이제 PC나 스마트폰으로 3일 만에도 동의서 취합을 끝낼 수 있습니다. 시간, 비용, 낮은 참여율 문제를 효과적으로 해결할 수 있습니다.
전자서명을 이용할 경우 다음과 같은 기능을 활용할 수 있습니다.
- 한 번에 동의서 발송: 수백명의 입주민 세대에 직접 방문해서 동의서를 전달하였다면, 이제는 클릭 몇 번으로 전체 입주민에게 개인화된 동의서를 대량전송 할 수 있어 신속한 업무 처리가 가능합니다.
- 동의서 링크(URL), QR코드 생성: 동의서 링크(URL)나 QR코드를 만들어 아파트 게시판, 엘리베이터, 온라인 커뮤니티에 게시할 수 있습니다. 입주민들은 별도의 회원가입 없이 해당 링크에 접속해 간편하게 서명할 수 있습니다.
이처럼 동의서를 한 번에 전송하거나 게시판에 공유한 링크/QR코드 하나로 모든 세대의 서명을 간편하게 받을 수 있습니다. 더불어, 동의서 관리나 법적 효력도 걱정하지 마세요.
- 실시간 현황 관리: 대시보드를 통해 현재 동의율이 얼마나 되는지, 어느 세대가 동의를 완료했는지 실시간으로 파악하고 관리할 수 있습니다.
- 법적 효력 및 비용 절감: 전자서명으로 체결된 동의서는 종이 동의서와 동일한 법적 효력을 가지며 , 기존 방식 대비 시간은 85%, 비용은 90%까지 획기적으로 절감할 수 있습니다.
