전국 각지의 현장에서 근무하는 기사님들에게 안전보건서약서를 대면으로 전달하고 체결하는 일은 쉽지 않습니다. 특히 매년 받아야 하는 안전보건서약서의 경우 서명 누락이나 서류 취합 지연 문제가 발생하기 쉽습니다. 전국에 있는 기사님들을 대상으로 안전보건서약서를 쉽고 빠르게 받는 효율적인 방법을 소개해 드리겠습니다.
안전보건서약서란?
안전보건서약서는 근로자와 회사가 사업장 안전과 건강을 지키기 위한 책임과 준수사항을 문서화한 약속입니다. 산업안전보건법 등 관련 법규 준수의 근거가 되며 사고 발생 시 책임 범위를 명확히 하는 중요한 서류입니다.
이를 통해 근로자는 안전 수칙 준수 의무를 인지하고 사업주는 안전보건 관리체계를 구축하고 있다는 점을 명확히 할 수 있습니다. 특히 중대재해처벌법 시행 이후 안전보건 확보 의무가 강화되면서 서약서의 중요성은 더욱 커졌습니다.
원거리 서명, 기존 방식의 어려움
１） 시간과 비용 발생
본사와 현장, 혹은 각 지점의 거리가 멀 경우 서류를 주고받는 데 많은 시간과 비용이 소요됩니다. 우편이나 퀵 서비스를 이용하면 건당 비용이 발생하고 배송 지연이나 분실의 위험도 감수해야 합니다.
２） 보관 및 관리의 번거로움
서명을 모두 받은 종이 서류는 안전한 장소에 보관해야 합니다. 수십, 수백 명의 서류를 일일이 관리하다 보면 분실하거나 훼손될 가능성이 있으며 나중에 필요한 서류를 찾아보기도 어렵습니다.
３） 진행 상황 파악의 어려움
누가 서명을 했고, 누가 아직 하지 않았는지 한눈에 파악하기 어렵습니다. 담당자는 서명이 완료될 때까지 계속해서 확인 전화를 하거나 메시지를 보내며 현황을 파악해야 하는 번거로움이 있습니다.
이처럼 번거롭고 비효율적인 과정을 디지털로 전환하면 간단히 해결할 수 있습니다.
비대면 전자서명 솔루션 모두싸인이 어떻게 이러한 어려움을 해결하는지 자세히 알아보겠습니다.
안전보건서약서의 대면 서명의 불편함, 모두싸인으로 해결
수십, 수백 명에게 한 번에 발송
전체 현장직, 혹은 전사 직원을 대상으로 하는 안전보건서약서, 한 명씩 보내기에는 너무 많은 시간이 걸리죠. 모두싸인의 ‘대량 전송’은 동일한 양식의 문서를 다수에게 한 번에 발송해야 할 때 사용합니다. 엑셀 파일에 서명자 정보만 정리해서 올리면 각자의 정보가 기입된 서약서가 수백 명에게 동시에 발송됩니다.
각종 증빙 서류 함께 요청
서약서와 함께 ‘안전 교육 이수증’ 같은 추가 서류를 받아야 할 때도 있습니다. 모두싸인에서는 서명을 요청하며 필요한 파일을 함께 첨부하도록 요청할 수 있습니다. 또한 서명이 완료된 모든 문서에는 서명 과정이 기록된 ‘감사추적인증서’가 자동 발급되어 추후 법적 증거로 활용할 수 있습니다.
