좋은 일의 시작인 계약. 계약 건수가 많아진다는 건 회사도 성장하고 있다는 신호입니다. 하지만 회사가 커질수록 계약 말고도 시간을 할애해야 할 업무가 생깁니다. 늘어나는 임직원을 관리해야하는 인사 부서, 고객사와 협력사를 관리해야하는 영업관리 부서에서 근무하고 계신다면 전자계약 도입으로 계약 업무 시간을 단축하는 방안을 고민해 보셨을 텐데요.
이때 어떤 기능이 우리 업무에 필요할지, 어떤 서비스가 임직원의 만족으로 이어질지 고민이 될 수 있습니다. 오늘은 전자계약 서비스 도입을 고민하고 계시는 분들을 위해 전자계약 도입의 필수 검토사항을 준비했습니다.
1️⃣ 이용자의 편의성
전자계약 서비스 도입을 고려할 때 가장 먼저 고려해야 할 사항은 단언컨대 ‘편의성’입니다.
서명 요청자 입장에서는 자주 계약을 체결하는 문서에 입력란·서명란을 설정해 템플릿으로 업로드하고 바로 서명 요청을 할 수 있어야 합니다. 또 이메일과 카카오톡, 링크 등 다양한 계약 수단을 제공하여 온라인으로도, 계약 상대방과의 대면하여 PC·태블릿으로도 간편하게 계약을 진행할 수 있어야겠죠.
직관적인 계약 체결 과정으로 전자서명을 처음 접하는 계약 상대방도 부가적인 설명 없이 서명이나 도장을 날인할 수 있어야 합니다. 이메일, 카카오톡 등으로 언제든지 계약서에 접근 가능하고 추가 설명 없이도 본인인증 후 곧바로 서명날인할 수 있어야 편의성이 우수하다고 볼 수 있습니다.
2️⃣ 서비스의 넓은 활용성
계약 업무를 진행하다 보면 때때로 많은 사람들에게 동일한 계약서를 발송해야 할 때가 있습니다. 전사적으로 동의서·확인서를 취합하는 업무, 매년 반복되는 근로계약서 계약이 대표적인 예시인데요. 동일한 양식의 문서에 개인별로 다른 정보를 반영하여 한 번에 보낼 수 있다면 일주일이 걸렸던 업무도 한 시간 만에 끝낼 수 있겠죠?
활용성이 우수한 전자계약 서비스는 계약 뿐만 아니라 설문조사나 교육·행사 출석 확인같이 최대한 많은 사람들의 참여를 유도해야 하는 업무에도 이용할 수 있습니다. 링크나 QR코드를 온오프라인 원하는 곳 어디든 공유할 수 있는 편리함은 물론이고 본인인증 절차로 신뢰도까지 높일 수 있어야 확실한 서명 업무가 가능해집니다.
3️⃣ 강력한 보안과 확실한 법적 효력
계약서는 기업 간의 기밀이나 개인정보가 포함되기 때문에 전자계약 서비스 도입 시 정보 유출 걱정 없이 이용할 수 있는지도 고려해야 합니다. 특히 기업 규모가 클수록 관리하는 개인정보의 양도 많아지는 법! 사이버 위협이 대두되는 현시점, 국제·국내에서 인정받고 안전한 곳에 데이터가 저장되는 서비스여야 안심하고 서비스를 이용할 수 있습니다.
추가적으로 다음과 같은 조건도 확인해볼 수 있습니다.
- 제한된 IP에서만 이용 가능
- 2단계 인증으로 더욱 엄격한 정보 접근
- 임직원의 주요한 서비스 이용 기록을 확인할 수 있는 감사 로그
전자계약은 이용하고 싶지만 법적 효력을 의심하고 계신가요? 전자서명법 및 전자문서법으로 전자계약은 종이계약과 동일한 법적효력을 인정받고 있습니다. 예전처럼 전자문서와 종이문서를 동시에 보관해야하는 불편함도 사라져 안심하고 전자계약을 이용하셔도 좋습니다.
4️⃣ 기업을 위한 엔터프라이즈 기능
전사적인 전자계약 도입을 고민하고 계신다면 규모에 맞는 엔터프라이즈 기능이 필요합니다. 전자계약을 도입할 부서가 많을수록 관리할 문서와 이용자 수도 증가하기 때문에 부서별, 담당별로 계약 업무 관련 권한을 관리할 수 있는 기능을 제공하는지도 검토해보아야 합니다.
특히 카카오 채널로 소통이 잦은 기업이라면 우리 회사 채널로 계약문서를 전송할 수 있는지도 중요한 문제입니다. 전자계약 서비스 채널이 아닌 우리 회사의 채널로 서명 요청을 보낼 수 있는 서비스라면 계약 업무의 신뢰도 상승과 스마트한 기업 이미지까지 기대해볼 수 있습니다.
5️⃣ 다수 기업 고객의 사용 사례
B2B 솔루션이기 때문에 당연히 동종 업계 레퍼런스도 서비스 도입에 중요한 검토 요건입니다. 전자계약 서비스를 이용 중인 다른 회사의 유사 부서에서는 어떤 문서에 전자계약을 이용하고 있는지, 도입 전후로 어떤 변화가 생겼는지, 전자계약 서비스를 선택하는 기준은 무엇이었는지 확인·비교하여 우리 회사 비즈니스 환경에 딱 맞는 전자계약 서비스를 고를 수 있습니다.
6️⃣ 내부 시스템 등 다른 서비스와의 연동성
기업 내에서 사용중인 ERP에 전자계약 서비스를 연동하고 싶으신가요? 전사적으로 사용 중인 ERP나 그룹웨어가 있으시다면 서비스 접속 없이 전자계약을 이용할 수 있는 기능이 필요 합니다.
우수한 전자계약 서비스는 한 번의 연동으로 데이터 공유, 프로세스 통합으로 업무의 효율 증진에 기여합니다. 우리 회사의 업무 프로세스, 자주 체결하는 계약에 딱 맞는 전자계약을 도입하고 싶으시다면 API연동을 제공하는지도 살펴보세요. 또한 세일즈포스나 재피어 등 우리 회사에서 사용하는 툴과의 연동 여부도 확인해 보세요.
7️⃣ 문서 보관 및 관리의 용이성
계약서 준비, 체결 과정이 간편할 뿐만 아니라 계약 체결 이후 보관과 관리 업무 부담까지 해결해야 좋은 전자계약 서비스라고 할 수 있습니다. 계약이 체결되면 따로 파일을 분류하고 저장할 필요도 없고, 특정 계약서가 필요한 순간에 빠르게 찾을 수 있어야 하는데요. 다음과 같은 기준을 충족하면 문서 보관과 관리가 한결 간편해집니다.
- 계약 체결과 동시에 자동으로 계약서가 교부되고 서버에 보관되어 기존의 스캔, 분류 과정을 간소화할 수 있다.
- 부서, 특정 기간, 서명 진행 상태 여부 등 다양한 기준으로 계약서 조회가 가능하다.
- 기존의 지류 계약서도 통합하여 관리할 수 있다.
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27만 기업 및 기관이 선택한 모두싸인은 위의 조건들을 모두 만족하고 있는 전자계약 솔루션입니다. 언제 어디서든 접속하여 계약을 체결할 수 있는 여러 수단부터 모든 계약서를 한 곳에서 조회할 수 있는 관리 기능까지.
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