상반기가 끝나기 전 인사팀에서 꼭 챙겨야 하는 업무가 있습니다. 바로 ‘연차휴가 사용 촉진’입니다. 여러분은 어떻게 준비하고 계신가요? 전체 근로자를 대상으로 진행해야 하는 ‘연차휴가 사용 촉진제도’를 모두싸인과 함께 준비해 보세요. 연차휴가 사용 촉진제도에 대한 근로기준법, 문서 양식, 쉽고 빠른 진행 방법까지 한번에 알려드립니다!
📖 연차휴가 사용 촉진제도란?
연차휴가 사용 촉진제도는 사용기한 만료 전 연차휴가를 모두 사용할 수 있도록 근로자에게 미리 안내 및 권고하는 제도입니다.
회사(사용자)는 연차휴가 사용기간이 만료되기 6개월 전에 근로자에게 서면으로 미사용 연차휴가를 사용할 것을 요청하고, 근로자가 구체적인 연차휴가 사용시기를 지정하지 않는 경우 회사가 사용시기를 정하여 사용하도록 촉진해야 합니다.
만약 근로자의 연차휴가 사용을 촉진하였음에도 근로자가 이를 사용하지 않은 경우, 미사용 연차휴가에 대한 사용자의 금전보상책임을 면제 받을 수 있습니다.
➡️ 연차를 쓸 수 있는 기간 만료 6개월 전에 근로자에게 남아있는 연차휴가를 잘 쓰도록 촉진하고, 연차휴가 사용을 촉진했는데도 근로자가 연차를 사용하지 않았다면 쓰지 않은 연차휴가에 대해서는 금전보상 책임을 면제 받는 제도!
연차휴가 사용 촉진제도는 근로기준법 제61조에 명시되어 있으며, 회사가 근로자에게 연차수당을 지급하지 않기 위한 것이 아닌 근로자의 휴가 사용을 장려하는 제도입니다.
📌 근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진)
① 사용자가 제60조제1항ㆍ제2항 및 제4항에 따른 유급휴가(계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조제2항에 따른 유급휴가는 제외한다)의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 제60조제7항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다.<개정 2012. 2. 1., 2017. 11. 28., 2020. 3. 31.>
1. 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것
2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것
② 사용자가 계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제60조제2항에 따른 유급휴가의 사용을 촉진하기 위하여 다음 각 호의 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 제60조제7항 본문에 따라 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 같은 항 단서에 따른 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다.<신설 2020. 3. 31.>
1. 최초 1년의 근로기간이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 이내에 사용자가 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구할 것. 다만, 사용자가 서면 촉구한 후 발생한 휴가에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 촉구하여야 한다.
2. 제1호에 따른 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 사용하지 아니한 휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하지 아니하면 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전까지 사용자가 사용하지 아니한 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보할 것. 다만, 제1호 단서에 따라 촉구한 휴가에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 10일 전까지 서면으로 통보하여야 한다.
💻 연차휴가 사용 촉진, 전자문서로 가능한가요?
연차휴가 사용 촉진을 전자문서 형태로 가능한지가 가장 궁금하실텐데요, 연차휴가 사용 촉진제도의 행정해석에 따르면 ‘회사 내부 전산시스템을 통해 업무 연락 및 기안, 결재 등을 하고 있어 상시적인 연락 수단으로 사용되며 근로자에게 도달 여부가 명확히 확인된다면 회사 전자시스템을 통한 전자문서도 가능하다‘라는 해설이 회시되어 있습니다. (행정해석 번호 : 근로기준정책과- 3801 / 행정해석 일자 : 2017.6.20)
전자문서를 활용하는 경우 △ 직원 개인별로 송부하고 △ 미사용 연차일수 또는 사용시기 지정일을 명확히 안내하며 △ 수신 또는 회신 내역을 확보하는 방식으로 관리하여야 합니다.
🗓️ 1년 이상 근로자 대상 연차휴가 사용 촉진 시기(회계연도 기준 연차휴가 부여 시)
입사일 기준으로 연차휴가제도를 사용하는 기업은 각 근로자별 입사일을 고려해 휴가가 소멸하기 전 연차휴가 사용을 촉진해야 합니다. 또한 회계연도(1.1 ~ 12.31)를 기준으로 연차휴가제도를 사용하는 기업은 아래 시기에 맞춰 연차휴가 사용을 촉진해야 합니다.
통상적으로 기업에서 전체 근로자에 대해 일괄 진행하는 회계연도 기준, 1년 이상 근로자 대상 연차휴가 사용 촉진 시기를 알려드릴게요.
1년 이상 근로자 대상 연차휴가 사용 촉진(회계연도 기준으로 연차휴가 부여 시)
1차 촉진은 7월 1일 ~ 7월 10일에 진행해야 합니다. 회사(사용자)로 부터 서면으로 안내 받은 근로자는 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 합니다. 1차 촉진 이후에도 근로자가 연차휴가 사용 시기를 회사에 통보하지 않는다면, 회사(사용자)는 연차휴가 사용 만료일 2개월 전까지 미사용 연차휴가의 사용 시기를 임의로 지정하여 근로자에게 서면으로 통보할 수 있습니다.
[사용자 → 근로자] 1차 촉진 (연차휴가 사용 만료일 6개월 전, 7/1 ~ 7/10)
회사는 연차휴가의 사용기한 만료일 6개월 전 근로자에게 미사용 연차휴가일수를 고지하고, 근로자가 사용 시기를 지정한 후 회사에 통보할 수 있도록 서면으로 안내해야 합니다. 이 경우, ‘미사용 연차휴가일수 통보 및 휴가사용 시기 지정 촉구서(연차휴가사용 촉진서식 STEP 1)’을 활용하면 됩니다.
[근로자 → 사용자] 연차휴가사용계획서 제출 (1차 촉진일로부터 10일 이내, ~ 7/20)
근로자는 이 안내를 받은 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 합니다. 이 경우, ‘연차유급휴가 사용 계획서(연차휴가사용 촉진서식 STEP 1)’를 활용하면 됩니다.
[사용자 → 근로자] 2차 촉진(연차휴가 사용 만료일 2개월 전, ~ 10/31)
1차 촉진 이후에도 근로자가 시기를 통보하지 않는다면 기업은 만료일 2개월 전까지 사용하지 않은 휴가의 사용 시기를 임의로 지정하여 서면으로 통보할 수 있습니다. 이 경우, ‘연차휴가 사용시기 임의 지정 통보서(연차휴가사용 촉진서식 STEP 2)’을 활용하면 됩니다.
🗓️ 1년 미만 근로자 대상 연차휴가 사용 촉진 시기
1년 미만 근로자 대상 연차휴가 사용 촉진
인사 담당자님 주목! 1년 미만 근로자에게 연차휴가 사용 촉진은 회계연도 기준 1년 이상 근로자의 연차촉진과 다르게 진행해야 합니다. 회계연도 기준으로 관리하는 인사팀에서 1년 미만 근로자들 연차휴가 사용 촉진을 회계연도 기준의 1년 이상 근로자들과 동일하게 진행하는 경우가 많습니다. 이 경우에는 근로기준법에 따라 올바른 연차휴가 사용 촉진을 한 경우가 아니에요. 꼭 잘 확인하셔서 근로기준법을 준수하는 연차휴가 사용 촉진을 진행하시길 바랍니다.
1월 1일에 입사한 근로자의 최초 1년 근로기간이 끝나기 3개월 전은 10월 1일이죠. 10월 1일까지 발생하는 연차 9개, 10월 1일 이후 발생하는 연차 2개는 각각 연차휴가 사용 촉진을 따로 해야 합니다.
1️⃣ 처음 9개의 연차휴가 사용 촉진
[사용자 → 근로자] 1차 촉진 (연차휴가 사용 만료일 3개월 전, 10/1 ~ 10/10)
처음 발생한 9개의 연차휴가 중 미사용 일수를 알린 후 휴가 사용시기를 지정하여 회사에 통보할 것을 서면으로 촉구합니다.
[근로자 → 사용자] 연차유급휴가 사용 계획서 제출 (1차 촉진일로부터 10일 이내, 10/10 ~ 10/20)
근로자는 이 안내를 받은 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 합니다.
[사용자 → 근로자] 2차 촉진 (1차 촉진일로부터 11일차 ~ 최초 1년간의 근로가 끝나기 1개월 전)
근로자의 연차휴가 미통보일수에 대해 사용자는 근로자에게 서면으로 휴가 사용시기 지정·통보를 촉구합니다.
2️⃣ 처음 발생하는 9개를 제외한 2개의 연차휴가 사용 촉진
[사용자 → 근로자] 1차 촉진 (연차휴가 사용 만료일 1개월 전, 12/1 ~ 12/5)
최초 1년의 근로가 끝나기 1개월 전 기준 5일 이내 1차 연차휴가 사용 촉진을 진행해야 합니다. 처음 9개의 연차 휴가 이후 발생한 2개 연차휴가 중 미사용 일수를 알린 후 휴가 사용시기를 지정하여 회사에 통보할 것을 서면으로 촉구합니다.
[근로자 → 사용자] 연차휴가 사용 계획서 제출 (1차 촉진일로부터 10일 이내, 12/10 ~ 12/15)
근로자는 1차 안내를 받은 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 합니다.
[사용자 → 근로자] 2차 촉진 (1차 촉진일로부터 11일차 ~ 최초 1년간의 근로가 끝나기 1개월 전)
1차 연차휴가 사용 촉진일로부터 11일 째 되는 날 ~ 최초 1년의 근로가 끝나기 10일 전까지 2차 연차휴가 사용 촉진을 진행해야 합니다.근로자의 연차휴가 미통보일수에 대해 사용자는 근로자에게 서면으로 휴가 사용시기 지정·통보를 촉구합니다.
💡 전체 근로자 대상 연차휴가 사용 촉진 문서를 일괄 발송하는 방법
모두싸인의 ‘대량전송’ 기능으로 전체 근로자에게 연차촉진 촉구서와 계획서, 통보서를 전자문서 형태로 일괄 발송할 수 있습니다. 문서는 개별 근로자에게 1:1 방식으로 통지되고, 근로자의 문서 수신 일시, 수신 확인 여부와 서명까지 모든 기록이 남아 연차촉진 법적 요건을 충족합니다.
- 서면 통보 후 수신 확인: 언제, 누가, 어떤 문서를 전송·열람·서명 했는지 모든 기록이 저장된 감사추적인증서 발급
- 입증이 용이하고 분쟁 대응에 유리: 문서 원본성과 서명 진본성 입증 용이
- 서류 보관의무 준수: 서명 완료 즉시 서비스에 업로드 되어 3년간 서류 보관 의무 준수(근로기준법 시행령 제22조)
이메일로 연차촉진을 진행하면 일부 사이트의 경우 수신 확인 불가능하고, 근로자의 답장을 강제할 수 없어 연차촉진을 진행하기 까다롭습니다. 반면 전자서명은 수신-확인-근로자 서명 기록과 시점이 모두 남고, 근로자의 서명을 받아 안전하게 연차촉진을 진행할 수 있습니다.
📑 연차촉진 3종 KIT 제공
연차촉진 3종 KIT를 함께 제공해 드립니다. ① 미사용 연차휴가일수 통보 및 휴가사용 시기 지정 촉구서, 연차유급휴가 사용 계획서(STEP1) ② 연차휴가 사용시기 임의 지정 통보서(STEP2)와 노무사와 모두싸인이 제공하는 연차촉진제도 가이드북 2종을 활용하여 다가오는 연차촉진을 확실하게 대비하시기 바랍니다.
