연봉계약서는 직원의 임금 조건을 명확히 하는 중요한 문서입니다. 하지만 많은 기업과 근로자들이 ‘언제’ 연봉계약서를 작성하고 갱신해야 하는지 정확히 알지 못해 단순히 금액만 정하면 된다고 생각하고 작성 시기를 놓치거나, 임금 적용 후에 계약서를 작성하는 등의 실수가 있을 수 있습니다. 이러한 실수는 향후 임금 분쟁의 불씨가 될 수 있습니다.
연봉계약서 작성의 ‘골든타임’을 명확히 알아보고, 법적 리스크 없이 효과적으로 관리하는 방법을 알려드리겠습니다.
연봉계약서 ‘언제’ 작성해야할까?
연봉계약서 작성의 핵심 원칙은 ‘임금 효력 발생 전’에 완료하는 것입니다. 이는 최초 입사 시와 연봉 갱신 시 모두에게 적용됩니다.
| 구분 | 작성 시기 (언제?) | 핵심 원칙 및 이유 |
|---|---|---|
| 신규 입사 시 | 근로 시작일 이전 | – 입사 초기 발생할 수 있는 혼란 방지 – 안정적인 근로 관계의 시작 |
| 연봉 갱신 시 | 새로운 연봉 적용일 이전 | – 구두 합의의 법적 효력 미비 보완 – 인상된 연봉 지급에 대한 명확한 근거 마련 – 임금 관련 분쟁 가능성 사전 차단 |
신규 입사 시: 근로 시작 전 완료가 원칙
새로운 직원이 입사할 때, 연봉계약서는 근로를 시작하기 전에 작성하는 것이 가장 이상적입니다. 근로기준법 제17조에 따라 사용자는 근로계약 체결 시 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법 등이 명시된 서면을 근로자에게 교부해야 할 의무가 있습니다.
첫 출근 전에 연봉을 포함한 모든 근로 조건이 명시된 계약서에 양측이 서명함으로써, 입사 초기부터 발생할 수 있는 혼란을 방지하고 안정적인 근로 관계를 시작할 수 있습니다.
연봉 갱신 시: 새로운 연봉 적용일 이전
대부분의 실수는 연봉을 ‘갱신’할 때 발생합니다. 협상을 통해 새로운 연봉 액수에 합의했더라도, 구두 합의는 법적 분쟁 시 효력을 갖기 어렵습니다. 따라서 새로운 연봉이 적용되는 월의 급여일 전, 즉 연봉 효력 발생일 이전에 계약서 작성을 완료해야 합니다.
연봉계약서 작성 시기를 놓칠 시 발생하는 법적 분쟁
연봉계약서 작성이 늦어지는 것만으로도 법적 분쟁 시 매우 불리한 상황에 놓일 수 있습니다.
예를 들어, 1월부터 인상된 연봉을 적용받기로 구두 합의했지만, 회사 사정으로 3월에야 계약서에 서명했다고 가정해 보겠습니다. 만약 해당 직원이 2월에 갑자기 퇴사하게 된다면, 퇴직금은 어떤 연봉을 기준으로 산정해야 할까요?
- 회사의 입장: “아직 새로운 계약서에 서명하지 않았으니, 공식적으로 유효한 문서는 이전 연봉이 적힌 계약서뿐이다.”라며 낮은 퇴직금을 주장할 수 있습니다.
- 근로자의 입장: “1월부터 인상된 연봉을 적용받았으니 당연히 인상된 금액으로 계산해야 한다.”고 맞서게 됩니다.
이처럼 계약서 작성이 늦어지는 순간, ‘이전 계약서’와 ‘새로운 구두 합의’라는 두 개의 기준이 충돌하는 법적 공백 상태가 발생합니다. 이 기간에 발생한 임금, 수당, 퇴직금 산정 등 모든 문제에 대해 다툼의 소지가 생기는 것입니다.
전자계약으로 골든 타임 간편하게 관리하기
예약 발송 및 알림 기능으로
시기를 놓치지 않게
연봉 갱신 대상자들의 계약서를 미리 준비해두고, 계약서 발송 날짜를 예약할 수 있습니다.
대량전송 기능 역시 예약 전송을 설정할 수 있어 계획적인 업무 처리가 가능해집니다.
또한, 서명하지 않은 직원에게는 알림을 보내
리마인드하여 서명을 독려할 수 있으므로 관리 부담이 줄어듭니다.
서명 진행 현황 실시간 확인으로
투명한 관리
누가 계약서를 확인했고, 누가 서명을 완료했는지 대시보드에서 실시간으로 파악할 수 있습니다. 이는 계약 진행 상황을 투명하게 관리하고, 미체결자를 대상으로 다시 서명 요청 알림을 보내 업무 효율성을 극대화합니다.
