‘전자문서’라고 하면 범위가 굉장히 넓게 느껴지시죠? 사실 종이 문서를 스캔해 PDF 파일로 만든 것도 전자문서의 일종입니다. 활용 영역이 넓은 만큼 기업, 공공기관, 개인별로 전자문서가 쓰이는 방식에도 차이가 있습니다. 이번 글에서는 전자문서를 기업 / 공공 / 개인 세 가지 관점에서 나눠 살펴보겠습니다.
전자문서, 어디까지 알고 계신가요?
📄 전자문서는 정보처리시스템에 의해 전자적 형태로 작성, 송신·수신 또는 저장된 정보를 의미합니다. 즉, 컴퓨터나 스마트폰과 같은 디지털 기기에서 생성하고 확인할 수 있는 모든 문서가 해당합니다. 기존의 종이 문서를 단순히 디지털 파일로 변환한 것을 넘어 처음부터 전자적인 형태로 만들어져 법적 효력을 가집니다.
전자문서의 법적 효력
전자문서는 관련 법령에 따라 종이 문서와 동일한 법적 효력을 보장받습니다. ‘전자문서 및 전자거래 기본법’ 제4조 제1항은 “전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다”고 명시합니다. 또한 ‘전자서명법’은 당사자 간의 약정에 따라 이루어진 전자서명이 서명 또는 기명날인으로서의 효력을 가짐을 인정하고 있습니다.
전자문서 종류
기업의 업무 효율을 높이는 전자문서
기업은 계약, 동의, 증명 등 다양한 목적으로 전자문서를 활용해 신속하고 효율적인 업무 환경을 구축할 수 있습니다.
- 계약서: 근로계약서, 연봉계약서, 공급계약서, 용역계약서, 비밀유지계약서(NDA) 등 비즈니스의 모든 단계에서 필요한 계약을 비대면으로 신속하게 체결합니다.
- 동의서/서약서: 개인정보 수집 및 이용 동의서, 주주총회 사전 동의서, 정보보호 서약서 등 구성원과 고객의 동의를 얻는 절차를 간소화합니다.
- 확인서/증명서: 거래명세서, 납품 완료 확인서, 재직증명서 등 각종 증빙 서류를 전자적으로 발급하고 관리하여 분실 위험 없이 영구적으로 보관합니다.
공공 서비스의 신뢰를 더하는 전자문서
공공기관은 대국민 서비스의 편의성을 높이고 문서를 규정에 따라 안전하게 관리하기 위해 전자문서를 도입하고 있습니다.
- 민원 및 행정 서류: 각종 민원 신청서와 정보공개 청구서 등을 전자화하여 국민들이 기관을 직접 방문하지 않아도 비대면으로 업무를 처리할 수 있습니다.
- 기관 간 협약 및 내부 문서: 기관 간 업무 협약(MOU)이나 내부 규정 준수 동의서 등을 전자문서로 체결하여 투명성과 신뢰도를 높입니다.
- 고지 및 증명: 각종 고지서 발송, 인허가증 및 증명서 발급 업무를 전자적으로 처리해 행정 효율을 증진합니다.
개인의 삶을 편리하게 만드는 전자문서
개인은 금융, 부동산, 일상생활 등에서 마주하는 복잡한 서명 절차를 스마트폰 하나로 간편하게 해결할 수 있습니다.
- 금융/부동산 계약: 은행 대출 신청서, 보험 청약서, 부동산 임대차 계약서 등 시간과 장소에 제약 없이 중요한 계약을 체결합니다.
- 각종 동의 및 가입: 온라인 서비스 가입 신청서, 이용 약관 동의, 개인정보 제공 동의서 등 일상 속 서명을 비대면으로 진행합니다.
- 프리랜서 및 1인 사업: 용역 계약, 외주 계약, 저작권 계약 등 업무에 필요한 계약을 빠르고 편리하게 처리합니다.
전자문서 모두싸인 활용법
다양한 전자문서를 제대로 활용하려면 법적 효력과 보안, 체계적인 관리 시스템을 갖춘 전문 솔루션이 필요합니다. 모두싸인은 문서의 작성, 전송, 서명, 보관까지 모든 과정을 한 곳에서 해결하는 원스톱 전자서명입니다.
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