상용소프트웨어 유지관리 사업 표준계약서란?
상용소프트웨어 유지관리 사업 표준계약서는 발주자(고객)가 도입한 상용소프트웨어의 안정적인 운영을 위해 공급자(SW 개발사)에게 기술 지원, 하자 보수, 업데이트 등의 서비스를 위탁할 때 사용하는 공식 계약서입니다.
특히 ‘유지관리’의 업무 범위를 명확히 정의하여 무상 하자보수와 유상 기능 개선 사이의 분쟁을 예방하고 양 당사자 간의 공정한 거래 관계를 확립하는 것을 목적으로 합니다.
상용소프트웨어 유지관리 사업 표준계약서 핵심 조항
제5조 (과업내용서의 교부 등)
유지관리의 범위는 정확히 어디까지인가? (무상 vs 유상)
이 계약에서 가장 중요한 조항으로 무상 유지관리의 범위와 유상 서비스의 범위를 명확히 구분합니다.
- 무상 유지관리 범위: 소프트웨어 자체의 결함(하자) 보수, 운영체제 변화 등에 따른 업데이트, 전화나 이메일을 통한 일상적인 기술 지원, 그리고 소소한 기능 개선 및 ‘마이너 업그레이드’가 포함됩니다.
- 유상 서비스 범위: 완전히 새로운 버전으로 교체하는 ‘메이저 업그레이드’, 기존 소프트웨어를 기반으로 한 신규 개발/구축, 장애 예방을 위한 현장 방문, 고객사에 인력을 상주시키는 것 등은 별도의 유상 계약을 체결해야 합니다.
제8조 (대금의 지급)
대금 지급이 늦어지면 어떻게 되는가?
유지관리 대금은 계약서에 명시된 주기에 따라 지급됩니다. 만약 발주자가 정당한 이유 없이 대금 지급을 지연할 경우, 공급자는 상당한 기간을 정해 지급을 독촉한 후 유지관리 서비스의 전부 또는 일부를 일시 중지할 수 있습니다.
제10조 및 제11조 (작업장소 및 공급자의 책임)
유지관리 인력은 반드시 고객사에 상주해야 하는가?
이 조항들은 유지관리 계약이 불법 ‘인력 파견’ 계약으로 변질되는 것을 방지합니다. 공급자는 원칙적으로 자신의 사업장에서 원격으로 업무를 수행할 수 있으며 발주자는 공급자의 개별 인력에게 직접 업무를 지시할 수 없고 공급자가 선임한 ‘현장관리인’을 통해서만 소통해야 합니다.
제16조 (기술자료 임치)
소프트웨어 회사가 갑자기 폐업하면 어떻게 하나?
발주자의 안정적인 시스템 사용을 보장하기 위한 ‘기술 에스크로’ 조항입니다. 양측은 합의 하에 소프트웨어의 소스코드, 기술 매뉴얼 등 핵심 기술자료를 제3의 전문기관(임치기관)에 맡겨둘 수 있습니다.
만약 공급자가 파산하거나 폐업하는 등 계약서에 명시된 특정 조건이 발생하면 발주자는 임치기관에 기술자료 교부를 요청하여 시스템을 계속해서 유지관리할 수 있습니다.
전자서명으로 유지관리 보고 및 변경 요청 관리하기
상용소프트웨어 유지관리 계약에는 정기적인 보고, 빈번한 과업 변경 요청, 기술 문서 관리 등 복잡한 커뮤니케이션 과정이 뒤따릅니다. 전자서명은 이러한 과정을 투명하고 효율적으로 관리하는 데 최적화된 솔루션입니다.
템플릿을 활용한 정기 보고
계약서에 명시된 월별, 분기별 유지관리 보고를 위해 표준 보고서 양식을 ‘템플릿’으로 저장할 수 있습니다. 담당자는 미리 등록된 템플릿을 불러와 작업 내역을 기입하고 발주자에게 발송하여 전자서명으로 확인받을 수 있습니다. 이는 정기적인 보고 업무를 간소화하고 모든 서비스 수행 기록을 체계적으로 축적하는 근거가 됩니다.
리마인더 기능으로 계약 갱신 관리
대부분의 유지관리 계약은 연 단위로 갱신됩니다. 제4조 및 제22조의 규정에 따라 계약 만료 1개월 전까지 갱신 여부를 통보할 수 있도록, ‘계약 리마인더’를 설정할 수 있습니다
계약 만료일이 다가오면 공급자(발신자) 구성원에게 알림이 발송되어 기간을 놓치는 일 없이 발주자에게 계약서를 보내는 것이 가능합니다.
