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연말이 가까워질수록 연차 점검이 필요합니다
연말이 다가오면 연차 사용과 정산 문의가 한꺼번에 몰리는 경우가 많습니다. 하지만 막상 그 시점에 점검을 시작하면 이미 촉진 시기를 놓친 경우가 적지 않습니다.
연차촉진 제도를 시행 중인 사업장이라면 10월은 미사용 연차를 점검하고 2차 촉진을 완료해야 하는 시기이며, 정산 방향을 미리 정리하기에 가장 적절한 달입니다. 반대로 촉진 제도를 시행하지 않는 사업장이라도 연말에 집중되는 연차 사용과 수당 정산 요청에 대비해 지금 시점에서 잔여연차를 점검하고 대응 계획을 세워두는 것이 중요합니다. 그렇다면 지금 시기에 체크해야 할 미사용 연차 운영 실무는 어떤 것들이 있을까요?
1. 잔여 연차 점검
전 직원의 잔여연차 일수를 인사시스템에서 확인하고, 퇴직예정자·휴직자 등 특수 인원별 잔여일수도 함께 관리해야 합니다. 또한 연차 부여 기준이 회계연도(1월~12월) 기준인지, 입사월 기준인지에 따라 관리 시기와 촉진 대상이 달라질 수 있으므로 반드시 구분하여 관리가 필요합니다.
Tip 임신기·육아기 근로시간 단축 사용자의 연차 부여 기준
법 개정으로 2024년 10월 22일 이후 임신기·육아기 근로시간 단축을 시작하는 근로자의 경우 연차 산정 시 단축된 근로시간도 출근한 시간으로 간주해야 합니다.
즉, 개정법 시행 전 이미 단축을 사용했거나 시행 당시 단축 중인 근로자는 단축된 근로시간을 반영하여 연차를 부여하는 것이 가능하지만, 개정법 시행일인 2024년 10월 22일 이후 임신기·육아기 근로시간 단축을 시작한 경우 연차 산정에 단축된 근로시간을 모두 포함하여 부여해야 합니다.
2. 2차 연차촉진 (1차 촉진을 완료한 경우만 가능)
회계연도 기준으로 연차를 관리하는 사업장은 10월 31일까지 2차 촉진을 완료해야 합니다. 단, 이는 1차 촉진을 적법하게 진행한 경우에 한해 가능합니다.
따라서 1차 촉진을 이미 한 경우라도 촉진할 잔여 연차(1차 촉진 시 시기 지정을 하지 않은 연차, 시기 지정을 했더라도 출근 등으로 소진되지 않은 잔여 연차)가 남아 있다면 10월 31일까지 회사가 개별 근로자의 잔여 연차 구체적인 사용시기를 지정해 통보해야 합니다.
Tip 2차 촉진 시 필수 체크리스트
- 1차 촉진이 적법하게 진행되었는가 (시기·형식·내용 요건 충족 여부)
- 1차 촉진 이후 잔여 연차에 대해 회사가 사용시기를 구체적으로 지정하고, 이를 근로자에게 개별 통보하는 방식으로 2차 촉진을 실시하였는가
3. 연차 사용 독려 (1차 촉진을 하지 않은 경우)
1차 촉진을 진행하지 않은 경우에는 2차 촉진 절차를 적법하게 진행할 수 없습니다. 근로기준법상 근로자에게는 연차 사용 시기를 스스로 지정할 권리(시기지정권)가 있기 때문입니다. 따라서 이 경우에는 자율 사용 독려 메일을 통해 근로자가 스스로 연차를 사용할 수 있도록 안내하는 것이 가장 현실적인 방법입니다.
이 경우 부서별 잔여연차 현황을 공유하고, 업무 공백을 최소화할 수 있도록 팀별 업무 일정과 인원 운영 계획을 감안해 11월 중순~12월 중순을 집중 사용기간으로 지정하도록 안내하는 것이 좋습니다.
안내문에는 “연말 업무 일정에 맞춰 12월 전까지 잔여연차를 사용할 수 있도록 계획을 제출해주시기 바랍니다.”와 같이 팀별 일정 조율을 전제로 한 권유형 표현을 사용하는 것이 바람직합니다.
Tip 자율사용 독려 시 유의사항
자율사용 독려는 법적 면책효과가 없으며, 회사가 근로자 동의 없이 연차 사용시기를 일방적으로 지정할 수는 없습니다. 따라서 연차 사용 독려 안내 시에는 근로자의 시기지정권을 존중하면서 연차 사용을 권장하는 방향의 표현을 사용해야 합니다.
4️. 미사용 연차 정산 시 유의사항
기본적으로 연차는 사용기한이 지나면 소멸하며, 미사용분은 수당으로 전환됩니다. 회계연도 기준으로 관리하는 사업장의 경우, 입사일 기준으로 발생하는 최초 11개의 연차를 제외한 나머지 연차의 사용기한은 회계연도 말(12월 31일)까지입니다. 따라서 미사용분은 사용기한 종료 이후 미사용 연차수당으로 정산하여 지급하거나, 연차이월제도를 도입한 사업장이라면 다음 연도로 이월할 수 있습니다.
촉진 절차가 적법하게 진행된 경우에는 미사용분이 소멸하지만, 촉진을 이행하지 않았거나 근로자가 지정된 연차일에 출근했는데 회사가 노무수령 거부를 하지 않았다면 그 연차일은 근로제공이 유효하게 이루어진 것으로 보아 연차수당을 정산해야 합니다.
Tip 노무수령 거부와 수당 면책
연차촉진을 적법하게 진행했더라도 근로자가 지정된 연차일에 실제로 출근한 경우에는 회사가 “연차 촉진을 적법하게 진행했으며, 해당일 근로 수령을 거부했다”는 사실을 명확히 입증할 수 있어야 면책됩니다.
Note 퇴직연금 DC형 제도와 미사용 연차수당
퇴직연금 DC형 제도를 도입한 사업장은 재직 중 발생한 미사용 연차수당도 1/12로 나누어 퇴직연금 부담금 산정 기준 임금총액에 반영해야 합니다.
연차관리는 매년 반복되는 업무이지만, 촉진 시기나 정산 기준을 제대로 관리하지 않으면 분쟁이나 불필요한 비용 부담으로 이어질 수 있습니다. 10월은 연차를 정리하고 과도한 수당 발생을 예방할 수 있는 가장 현실적인 시기이니, 잔여연차를 점검하고 제도 운영 현황을 정비해 두면 더욱 효율적인 정산 업무와 안정적인 조직 운영에 도움이 됩니다.
연차제도의 본질은 근로자가 적절한 시기에 휴식을 취하고 정신적· 신체적 건강을 회복할 수 있도록 보장하는 데 있습니다. 따라서, 연차제도 운영 시에는 근로자가 실제로 휴식을 취할 수 있도록 적절한 시기에 연차 사용을 독려하는 것이 제도의 취지에 부합하는 바람직한 운영 방향입니다.
