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근로관계가 성립하기 전, 즉 근로계약이 체결되지 않은 상태인 채용 단계에서도 준수해야 하는 법률이 있습니다. ‘채용절차의 공정화에 관한 법률'(이하 ‘채용절차법’)은 채용 과정에서 최소한의 공정성을 확보하고, 구직자의 권익을 보호하기 위해 제정된 법률로 상시 근로자 수 30명 이상인 사업장에 적용됩니다.
채용 담당자라면 꼭 알아야 하는 채용절차법, 회사는 구직자와의 관계에서 무엇을 준수해야 할까요?
채용 단계별 채용절차법 준수 의무
채용절차법은 채용 프로세스로 접근해 각 단계별로 나누어보는 것이 좋습니다.
[채용 공고 단계]
- 거짓 채용광고 등의 금지: 채용을 가장하여 구직자들의 아이디어를 수집하거나, 회사를 홍보하기 위한 목적 등의 거짓 채용공고를 게시하면 안됩니다. 또한 구직자의 채용 서류나 저작권 등의 지적재산권을 회사의 소유가 되도록 강요해서도 안됩니다.
- 채용 일정 및 채용 과정의 고지(명시): 채용 공고에는 채용의 구체적인 일정과 과정을 명시하여야 합니다. 기존에 공지했던 것에서 변경 사항이 발생한다면 홈페이지나 이메일, 전화, 문자 메세지 등으로 구직자에게 적극적으로 안내하여야 합니다.
[서류 접수 및 심사]
- 출신지역 등 개인정보 요구 금지: 채용 담당자는 직무 수행에 필요하지 않은 정보를 기초심사자료에 기재하도록 만들거나 수집해서는 안됩니다. 여기서 직무 수행에 필요하지 않은 정보는 용모, 키, 체중 등 신체적 조건과 혼인여부, 출신지역, 재산, 구직자의 직계 존비속 및 형제자매의 학력, 재산, 직업 등을 말합니다.
- 입증자료ㆍ심층심사자료의 제출 제한(최소화): 채용 전형이 서류, 필기, 면접 등으로 구분되어있다면, 서류심사에서 합격한 구직자에게 한정해 입증자료와 심층심사자료를 요구해야 합니다. 채용 서류를 관리하거나 지원자의 개인정보를 관리할 때, 받는 서류의 절대적인 양을 최소화하는 것이 법적 리스크를 줄이는 데 도움이 되기 때문입니다.
- 채용심사비용의 부담 금지: 회사는 채용 심사를 목적으로 구직자에게 채용 서류 제출에 드는 비용 이외의 어떠한 비용도 청구할 수 없습니다.
입사지원서에는 지원자의 개인정보가 담겨있어 개인정보보호법을 적용받습니다. 실무에서는 정보 주체의 동의 여부에 따라 필수정보와 선택정보를 구분하여 수집하는 것이 바람직하며, 채용 단계별로 필요한 정보만 요청하는 것이 좋습니다.
[채용 확정]
- 채용강요 등의 금지: 구직자에게 채용을 강요할 수 없습니다.
- 채용 여부의 고지: 회사는 채용 대상자를 결정한 경우 지체 없이 구직자에게 채용 여부를 고지해야 합니다. 채용 여부의 고지 방법으로는 홈페이지 게시, 이메일, 전화, 문자 메세지 등이 있으며, 합격자 뿐만 아니라 불합격자에게도 결과를 안내하는 것이 바람직합니다.
- 근로조건 변경 금지: 채용 확정 이후 채용공고에서 제시한 근로조건을 변경해서는 안 됩니다.
[채용 서류 관리]
- 채용 서류의 반환 및 보관
- 채용 여부 확정 전까지 채용 서류 반환에 대한 사항을 구직자에게 알려야 합니다.
- 채용 여부가 확정된 후에는 확정된 채용대상자를 제외하고, 구직자가 채용서류 반환을 청구하면 본인임을 확인하여 반환해야 합니다. 다만, 홈페이지나 이메일(전자우편)로 제출된 경우나 구직자가 회사의 요구 없이 자발적으로 서류를 제출한 경우는 반환 의무에 해당하지 않습니다.
- 구직자의 반환 청구에 대비하여 채용 여부가 확정된 후 14일에서 180일까지 기업이 정한 기간 동안 채용 서류를 보관해야 합니다. 다만, 천재지변이나 기업의 책임이 없는 사유로 채용서류가 멸실되었을 때에는 법적으로 채용서류의 반환 의무를 이행한 것으로 판단합니다.
- 개인정보 보호(파기): 채용 과정이 모두 종료된 후에는 지원자의 개인정보를 지체 없이 파기해야 합니다. 이때 통상 5일 이내에 파기합니다. 만일 이후 선발을 위해 탈락자의 개인정보를 보관하거나 이용해야 할 경우에는 기간을 정하고, 당사자에게 별도 동의를 받아야 합니다.
채용절차법 실무 적용 방안
회사는 채용 단계별 의무 및 금지 사항을 명확히 인지해야 합니다. 효율적인 채용 업무 운영과 법적 의무 준수를 위해 다음의 실행 방안을 제안 드립니다.
1) 채용 단계별 표준 절차 및 매뉴얼 작성
채용 단계별 의무사항 및 금지된 내용을 명시한 표준화 매뉴얼을 회사에 적합하게 제작합니다.
2) 채용 절차 안내 강화
채용 시 구직자에게 채용 절차와 심사 기준, 일정 등을 명확히 안내하고, 구직자와의 소통을 강화하여 혼란을 방지합니다.
3) 채용 담당자 교육 및 역량 강화
채용 담당자 대상으로 채용절차법과 관련된 법률 교육을 정기적으로 실시합니다. 또한 성공적으로 운영된 채용 사례와 외부의 채용 관행을 정리하여 모든 채용 담당자와 공유하는 것이 좋습니다.
4) 개인정보 수집 최소화
채용 절차에서 수집하는 개인정보는 직무 수행과 직접 관련된 정보로 제한하는 것이 바람직합니다. 불필요한 개인정보 수집을 방지하기 위해 표준화된 지원서 양식을 마련하여야 합니다. 또한 채용 서류와 개인정보는 보안을 강화하여 접근 권한을 엄격히 관리하는 것이 필요합니다.
제안된 실행 사항 중에서 당장 개선할 수 있는 부분부터 하나씩 시행해 보시기 바랍니다. 보다 체계적인 개선이 필요하다면 채용 프로세스로 접근해 개선 계획을 세우고 변화를 시도하는 것을 추천합니다.
각종 채용서류의 구체적인 보관기간과 관련 팁은 다음 포스트에서 알아보세요.
