종이 없는 외부위원 수당 지급 절차와 전자서명 활용 방안

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공공기관에서는 제안서 평가, 사업심사, 강연, 교육 등 다양한 활동에서 외부 전문가를 위촉해 운영합니다. 이때 지급되는 심사비·강사비·여비 등 각종 수당의 정산 과정에서는, 지급 근거 자료로 기타소득 확인서, 개인정보제공 동의서, 주민등록증 사본 등 서류 제출이 필수입니다.

문제는 이 모든 과정이 여전히 오프라인 중심의 수기·스캔·이메일 제출 방식으로 진행되고 있다는 점입니다. 위원 한 명당 서류가 3종 이상 필요한 경우도 많고, 수십 명의 위원을 관리해야 하는 담당자 입장에서는 서류 누락, 서명 오류, 개인정보 노출 등 각종 리스크가 상존합니다.

외부위원 수당 지급, 기존 방식의 문제점

서류 회수 지연으로 일정 차질
- 평가나 교육 일정을 마친 뒤 위원별로 이메일·팩스로 서류를 요청하고 회수하는 데 평균 3~5일 이상 소요
- 회계 마감 일정과 맞물리면 지급 지연으로 위원 민원 발생
수기작성 오류 및 보안 취약성
- 주민등록번호, 계좌번호 등이 노출된 서류가 스캔·이메일로 전송되며 암호화나 접근제어 미비
- 일부 위원은 문서 양식 작성에 익숙하지 않아 날짜·금액·서명 누락 등 오류 발생 빈번
관리·보관의 비효율성
- 수기로 받은 서류를 출력, 스캔, 서버나 외장하드에 보관해야 하며, 보관 기간(5년 이상) 경과 후 파기 절차도 복잡
- 개인정보보호 점검 시 담당자의 과실 리스크로 이어질 수 있음

모두싸인 공공용으로 해결하는 방법

모두싸인 공공용은 클라우드 보안인증(CSAP 표준등급)을 획득한 전자서명 서비스로, 별도의 시스템 개발 없이 인터넷만으로 간편하게 문서 서명·수집·보관이 가능합니다.

활용 방식 예시:

전자문서 발송
- 담당자는 기타소득 확인서와 개인정보동의서 서식을 업로드 후, 위원 명단(이메일·휴대폰 번호)을 엑셀로 일괄 등록
- 서명 요청 메시지를 이메일·SMS·카카오톡으로 자동 발송
위원 서명 및 제출
- 위원은 별도 회원가입 없이 본인인증(PASS, 휴대폰 인증 등)을 거쳐 웹 브라우저에서 즉시 서명
- PC·모바일 모두 지원, 사용법 안내문 첨부로 고령층 위원도 쉽게 참여 가능
실시간 회수 및 자동 보관
- 서명 완료 즉시 담당자에게 알림 전송, 서명 여부·진행상태를 실시간으로 확인 가능
- 완료된 문서는 PDF로 자동 저장되어 회계시스템 제출 및 내부 기록 관리에 즉시 활용

행정 효율성과 개인정보 보호, 두 마리 토끼를 잡다

업무시간 단축: 기존에는 위원별 서류 회수에 평균 3~5일이 걸렸지만, 모두싸인을 통해 30분 이내 일괄 회수 가능. 30명 위원 기준으로 연간 약 60시간 이상의 행정업무 절감 효과
보안 강화 및 법적 효력 보장: 전자서명법 제3조 및 전자문서법 제3조에 따라 종이 서명과 동일한 법적 효력을 보유. 주민등록번호 등 민감정보는 저장·전송 시 AES-256 암호화를 적용해 공공기관 정보보호 기준 충족
개인정보 관리 부담 경감: 문서 열람·보관·이력 자동기록, 권한별 접근제어 기능을 통해 개인정보보호법 준수