HR 실무자가 가장 많이 묻는 전자근로계약 질문 5가지

Q1. 연봉만 변경되면 전자근로계약을 다시 작성해야 하나요?

✅ 재작성 필수인 경우

• 기존 계약서에 연봉 조항이 명시되어 있고, 금액이 달라진 경우
• 별도 연봉 통보 절차 없이 계약서가 유일한 임금 합의 문서인 경우

근로기준법상 임금은 반드시 서면으로 명시해야 하는 필수 기재 사항입니다. 따라서 계약서에 작성된 연봉 금액이 달라진다면, 원칙적으로 새로운 계약서를 작성하거나 변경 합의서를 추가로 체결해야 합니다. 특히 연봉 외 다른 조건까지 함께 변경되는 경우라면 전체 재작성을 권장합니다.

⭕ 변경계약서로 처리 가능한 경우

• 기존 계약서에 “연봉은 매년 협의 후 별도 통보” 조항이 있는 경우
• 연봉 통보서를 별도로 발급하고, 근로자 동의를 받은 경우

이 경우 계약서 자체는 유지하되, 매년 ‘연봉 통보서’ 또는 ‘연봉 변경 합의서’ 형태로 문서를 추가 발급하면 법적 효력을 인정받을 수 있습니다. 다만 통보서에도 근로자의 서명 또는 확인 절차가 반드시 포함되어야 하며, 전자문서로 관리할 경우 열람·보관 권한을 근로자에게 제공해야 합니다.

💡 실무 TIP
재작성이 부담스럽다면, 계약서에 “연봉은 연 단위 협의 조항“을 미리 넣어두세요. 이후 연봉 변경 시 통보서만 발급하면 되고, 불필요한 재작성을 줄일 수 있습니다.

Q2. 근로조건 일부만 바뀐 경우도 수정본으로 충분한가요?

✅ 재작성 필수인 경우

• 근로시간, 근무지, 직무 등 핵심 근로조건이 변경된 경우
• 계약 갱신·전환(정규직 전환, 계약직 연장 등) 시

근로시간이 주 40시간에서 탄력근로제로 전환되거나, 근무지가 서울에서 부산으로 변경되는 등 근로자의 생활과 업무 방식에 직접적인 영향을 미치는 변경 사항이라면 반드시 새로운 계약을 체결해야 합니다. 이는 근로기준법에서 정한 필수 명시 사항에 해당하며, 구두 합의만으로는 법적 효력을 인정받기 어렵습니다. 특히 정규직 전환이나 계약 연장 시에는 계약의 성격 자체가 달라지므로 전체 재작성이 필수입니다.

⭕ 변경계약서로 처리 가능한 경우

• 복리후생, 휴가 제도 등 부가 조건만 변경된 경우
• 경미한 업무 범위 조정(단, 직무 자체는 동일)

예를 들어 기존에 없던 재택근무 제도를 추가하거나, 명절 휴가 일수를 조정하는 등 부가적인 복리후생 조건만 변경되는 경우라면 별도의 ‘변경 합의서’로 처리할 수 있습니다. 다만 이 경우에도 근로자의 명확한 동의가 필요하며, 변경 내용을 문서로 남겨 분쟁 시 입증 자료로 활용할 수 있도록 해야 합니다.서류 형태로 문서를 추가 발급하면 법적 효력을 인정받을 수 있습니다. 다만 통보서에도 근로자의 서명 또는 확인 절차가 반드시 포함되어야 하며, 전자문서로 관리할 경우 열람·보관 권한을 근로자에게 제공해야 합니다.

💡 실무 TIP
변경 범위가 애매하다면? 변경계약서를 추가로 작성하세요. 기존 계약은 유지하되, 변경 사항만 별도 문서로 남기면 분쟁 시 명확한 근거가 됩니다.

Q3. 서명 전 근무가 시작되면 문제가 되나요?

✅ 법적 리스크가 있습니다. 반드시 입사 전 또는 입사 당일 서명을 완료하세요.

근로계약은 근로 시작 전 체결이 원칙입니다. 실무에서는 입사일에 오리엔테이션을 진행하면서 계약서를 작성하거나, 심지어 며칠 뒤 서명을 받는 경우도 있습니다. 하지만 전자근로계약은 서명 시점이 타임스탬프로 명확히 기록되기 때문에, 입사 후 서명한 사실이 그대로 남습니다.

이는 근로기준법 위반 소지가 있을 뿐 아니라, 임금 체불이나 부당해고 등의 분쟁 발생 시 “계약 체결 시점이 불명확하다”는 이유로 회사에 불리하게 작용할 수 있습니다. 특히 수습 기간 중 해고나 임금 차등 지급 문제가 발생했을 때, 계약 시작일이 명확하지 않으면 법적 방어가 어려워집니다.

💡 실무 TIP
입사 전 서명이 어렵다면, 최소한 입사일 오전 중 계약을 완료하세요. 리스크를 최소화할 수 있습니다. 전자계약 시스템을 활용하면 입사 전 모바일로 미리 서명을 받을 수 있어 훨씬 효율적입니다.

Q4. 전자근로계약의 효력 기준은 언제인가요?

✅ 전자근로계약이 법적으로 유효하려면 다음 세 가지를 충족해야 합니다.

✔️ 서명 시점: 근로자가 본인 인증 후 직접 서명

✔️ 당사자 확인: 누가 서명했는지 명확히 증빙 가능

✔️ 원본성·무결성: 서명 후 계약 내용이 임의로 수정되지 않았음을 증명 가능

전자문서법에 따르면, 전자계약도 종이 계약과 동등한 법적 효력을 가집니다. 하지만 이를 위해서는 본인 인증(휴대폰, 공동인증서 등), 타임스탬프를 통한 서명 시점 기록, 해시값을 통한 무결성 증명 등의 기술적 요건을 갖춰야 합니다. 또한 근로자가 언제든 계약서 원본을 열람하고 출력할 수 있도록 접근 권한을 제공해야 하며, 이는 근로기준법에서 정한 ‘근로계약서 교부 의무’를 이행하는 방법이기도 합니다.

💡 실무 TIP
전자계약 시스템을 선택할 땐, 타임스탬프·해시값 등 무결성 증명 기능이 있는지 반드시 확인하세요. 단순히 PDF에 사인만 받는 방식은 법적 분쟁 시 증거력이 약할 수 있습니다.