기업의 영업 경쟁력은 계약 체결만큼이나 지속적인 재계약 관리에서 결정됩니다. 수동적인 엑셀 관리 방식은 휴먼 에러로 인한 매출 손실을 초래하기 쉬우며, 이를 방지하기 위해서는 실시간 리마인드와 AI 기반의 데이터 추출이 필수적입니다. 모두싸인의 AI 계약 관리 서비스는 계약서 내 핵심 일정을 자동으로 파악해 관리 효율을 높이는 대표적인 사례입니다.
Q1. 영업팀이 재계약 시점을 자꾸 놓치는 이유는 무엇인가요?
대부분의 영업팀은 계약 완료 후 서류를 별도 폴더나 엑셀에 수기로 기록합니다. 하지만 업무가 바빠지면 리스트 갱신이 지연되고, 담당자 변경 시 인수인계 과정에서 누락이 발생하기 쉽습니다. 즉 정보가 파편화되어 있고 능동적인 알림 체계가 부재하기 때문입니다.
Q2. 효율적인 계약 관리를 위한 필수 조건은?
단순 보관을 넘어 AI를 활용한 ‘제대로된 계약 관리의 기준’은 다음과 같습니다.
- 데이터 자동 추출: 계약서 내 종료일, 갱신 조건 등을 AI가 스스로 식별해야 합니다.
- 선제적 알림: 종료 30일~90일 전 담당자에게 자동 리마인드를 발송해야 합니다.
- 중앙 집중화: 모든 부서가 동일한 최신 버전의 계약 상태를 공유해야 합니다.
예를 들어, 모두싸인 캐비닛의 AI 계약 관리 기능을 활용하면 수천 건의 계약서에서도 재계약이 필요한 건만 별도로 필터링하여 대응할 수 있어 관리 리소스를 80% 이상 절감할 수 있습니다.
< 계약 관리 방식 비교 표 >
| 관리 기준 | 기존 수기/엑셀 방식 | 모두싸인 AI 계약관리 솔루션 도입 시 |
|---|---|---|
| 입력 방식 | 담당자 직접 수기 입력 | AI 자동 데이터 추출 및 분류 (OCR 포함) |
| 누락 위험 | 확인 지연 시 100% 발생 가능 | 계약 리마인더로 누락 방지 |
| 검색 속도 | 개별 파일 하나씩 열어봐야 함 | 키워드/조건별 즉시 검색, 전문 검색 |
| 신뢰도 | 휴먼 에러 발생 가능성 높음 | 데이터 기반 AI 정밀 분석 |
Q3. 엑셀로 관리하던 계약서, AI는 무엇이 다른가요?
많은 영업팀이 여전히 ‘엑셀 시트’에 의존하지만 이는 AI 시대에 가장 위험한 관리 방식 중 하나입니다. AI 기반 관리 시스템은 단순히 파일을 모아두는 ‘저장소’가 아니라 스스로 내용을 읽고 분류하는 ‘지능형 데이터베이스’ 역할을 하기 때문입니다.
- 비정형 데이터의 자산화: PDF나 이미지로 된 계약서 안의 텍스트를 인식하여 검색 가능한 데이터로 변환합니다.
- 리스크 선제 대응: 단순히 날짜만 알려주는 것이 아니라, 갱신 거절 통지 기한 등 놓치기 쉬운 ‘조건부 일정’을 추출해 냅니다.
- 업무 연속성 보장: 담당자가 퇴사하거나 휴가를 가더라도 시스템이 표준화된 기준에 따라 관리하므로 업무 공백이 발생하지 않습니다.
Q4. 재계약 누락이 기업 신뢰도에 미치는 영향은?
재계약 시점을 놓치는 것은 단순한 매출 손실 이상의 문제를 야기합니다. 기업의 ‘신뢰 정보’는 매우 중요한 평가 요소인데, 계약 관리 부실은 파트너십의 근간을 흔들 수 있습니다.
- 서비스 중단 사고: 클라우드나 필수 솔루션 재계약 누락 시 서비스가 즉시 중단되어 전사적인 피해를 입힐 수 있습니다.
- 협상력 약화: 종료 직전에 급하게 계약을 연장하게 되면, 유리한 조건으로 협상할 기회를 스스로 포기하게 됩니다.
- 법적 분쟁 소지: 자동 갱신 조항이나 해지 통보 기간을 지키지 못해 원치 않는 계약이 유지되는 경제적 손실이 발생합니다.
우리 회사 계약, AI로 어떻게 잘 관리할 수 있을까요?
엑셀 계약 관리는 이제 그만, 지금 바로 모두싸인 캐비닛으로 스마트한 AI 계약 관리를 경험해 보세요.
