3700여 명의 임직원을 둔 한화손해보험 인사팀은 매년 수많은 근로계약과 HR 문서를 처리합니다. 특히 각 지점에서 발생하는 계약 업무는 인쇄·서명·스캔·보관까지 이어지는 오프라인 중심 프로세스로 인해 시간 소요는 물론, 보안·정보 관리 측면에서도 여러 제한이 따랐습니다.
한화손해보험 인사파트에서는 이러한 비효율을 해결하고, HR 문서를 더 안전하고 일관성 있게 관리하기 위해 전자서명 솔루션을 검토했고, 그중 가장 많은 기업이 사용하고 직관적인 UX/UI를 갖춘 모두싸인을 최종 선택했습니다.
이번 인터뷰에서는 인사팀 실무 담당자님이 직접 경험하신 업무 효율화 효과와 보안 측면의 개선점을 들어보았습니다.
Q1. 안녕하세요, 본인 소개와 한화손해보험 소개를 부탁드립니다.
A. 안녕하세요, 저는 한화손해보험 인사팀에서 근무하고 있는 이동훈이라고 합니다.
‘웰니스(Wellness) 선도’를 기업의 DNA로 삼아 고객 삶의 파트너로 자리매김 중인 ‘한화손해보험’은 급변하는 금융환경 속 차별화된 경쟁력을 만들어나고 있는 대한민국 대표 손해보험사입니다. 고객 니즈에 맞는 다양한 상품 판매 뿐 아니라 일상 속 더 가까운 웰니스를 만들어가고 있습니다.
저는 인사팀에서 각 지점 총무분들과 장애인 근로자분들 계약 관리를 담당하고 있습니다.
Q2. 귀사 인사파트에서는 모두싸인을 처음 어떻게 알게 되셨나요?
A. 저희 인사팀에서 전자계약, 전자서명 시스템을 검토하면서 국내에서 가장 사용자가 많고 UI/UX가 편리한 모두싸인을 알게 되었습니다.
Q3. 모두싸인 도입 이전 어떤 방식으로 HR 문서를 관리하셨나요?
A. 근로계약서를 작성하려면 지점 총무님께서 출근하시기 전날 지점장님께 제가 계약서를 보내고 지점장님이 프린트를 해서 준비하셔야 했고요. 당일에 서명을 하시고 원본을 저희에게 다시 보내주시면, 그 원본에 도장을 찍어서 지점으로 보내야하는 등 비효율적인 과정들이 많았습니다. 본사 인사팀, 지점장님, 총무님 모두에게 비효율이 너무 컸었죠.
또 근로계약은 임금 정보가 들어가서 조금 민감한 부분도 많은데, 이게 저희와 계약 당사자인 총무 담당분들만 알 수 있어서 보안이나 정보 관리에서도 더 좋아졌습니다.
Q4. 도입 당시 많은 전자서명 중 모두싸인을 최종 선택하신 이유가 궁금합니다.
A. 풍부한 레퍼런스, 편리한 사용성, 보안 3가지를 중요하게 검토했었습니다. 도입 당시 비교 검토했던 자료들을 다시 좀 찾아봤는데요, 3곳의 전자서명 업체에서 견적서를 받았었는데요. UI/UX가 제일 편리해서 모두싸인을 선택하였습니다. 실제로 사용을 해봐도 모두싸인이 3가지 조건 모두에 잘 부합했던 것 같습니다.
Q5. 모두싸인을 주로 어떤 문서에 이용하고 계신가요? 또 인사파트 내 몇 분의 담당자님이 함께 이용 중이신가요?
A. 현재 근로계약서 서명을 요청할 때 모두싸인을 활용하고 있고요, 모두싸인으로 계약 업무를 담당하는 인원은 저희 인사팀 내에서 2명이 있습니다.
Q6. 모두싸인 도입 전과 비교했을 때, 인사팀의 업무 시간은 얼마나 단축되었나요?
A. 케이스마다 다르기에 정확한 수치를 말씀드리긴 힘들지만 시간은 정말 많이 줄었습니다. 특히 근로계약서를 한 번에 많이 서명받을 때 크게 단축되었습니다.
가령, 저희가 대졸 공채를 진행할 때 신규 입사자분들께 서면으로 근로계약서를 전부 서명 받았던 적이 있어요. 계약서 프린트하고, 서명 받고, 실제로 두 부씩 서명하셨는지 확인하고, 간인하고, 스캔하고, 또 철해놓고.. 그러다보니 단순 작업임임에도 두 시간 이상 소요되었습니다.
모두싸인은 대량전송으로 한 번에 보내지니, 당시 채용 인원 규모면 20분 정도면 다 처리가 되었던 것 같아요.
Q7. 인사 문서들은 특히 보안이 중요할 것 같습니다. 계약 체결 뿐만 아니라 이후 관리, 보관 측면에서도 좋은 효과를 얻으셨나요?
A. 그럼요, 결국 종이로 관리하는 건 사실 한계가 있을 수 밖에 없거든요.
왜냐하면 종이로 된 실물 계약서 서명을 받고, 스캔하고, 전산망에 올린 후 종이는 또 별도로 보관해야합니다. 이 보관한 서류는 퇴사 후 3년이 지나면 다 파기해야 됩니다. 종이계약서는 일괄적으로 다 찾기도 어렵고, 창고로 가서 찾아야 해 쉬운 일이 아니죠. 그런데 모두싸인으로 받은 근로계약서는 쉽게 찾고 또 필요 시 파기할 수 있어서 간편해요.
또한 급하게 사직서를 받아야 하는 상황에도 모두싸인으로 보내드리면 모바일로 서명하실 수 있어서 인사팀과 퇴사자분들 모두 편했습니다.
Q8. 귀사에서 가장 만족하며 이용 중이신 모두싸인의 기능은 무엇인가요?
A. 모두싸인은 직관적입니다. 별도의 설명이 크게 필요없고요. 실제로 이번 대졸 채용 때도 모두 무리없이 서명을 하셨습니다. 대량전송 기능은 시간을 획기적으로 줄일 수 있기도 하고요. 여기에 더해 계약서 자동 보관이 되니 인사팀에서는 너무 좋은 점이죠.
Q9. 도입 과정, 그리고 이용 중 문의사항이 발생했을 때 모두싸인팀의 고객 지원도 만족하셨을까요?
A. 서비스 이용 중에 가끔 문의를 드릴 때나 요청을 드릴 때가 있는데 빠르게 응대해주셔서 너무 감사했습니다. 긴급한 요청에도 언제든 즉각적으로 서포트를 해주셔서 문제 없이 업무를 잘 진행할 수 있었습니다.
Q10. 다른 인사 담당자분들께 모두싸인을 추천하신다면 어떤 말씀을 해주실 것 같으신가요?
A. 일단 쓰시면 후회는 없습니다. HR 업무 속도와 효율을 동시에 높이고, 보안이나 계약서 보관과 같은 리스크 관리에도 큰 도움이 됩니다.
