많은 회사에서 아직도 이렇게 계약을 관리하고 있습니다. 엑셀 파일에 계약명, 계약일, 만료일을 한 줄씩 입력하고, 실제 계약서 파일은 팀 공유 드라이브 폴더에 날짜별로 저장해둡니다. 처음에는 잘 돌아가는 것처럼 보입니다. 그런데 계약 건수가 50건을 넘어가고, 담당자가 바뀌고, 거래처가 늘어나기 시작하면 균열이 생깁니다.
이 글에서는 엑셀·공유폴더 기반 계약서 관리가 실무에서 어떤 문제를 일으키는지, 그리고 현실적인 대안이 무엇인지를 짚어봅니다.
계약서 관리를 엑셀로 하면 왜 문제가 될까요?
문제 1. 만료일을 놓칩니다.
엑셀은 알림을 주지 않습니다. 만료일 컬럼을 만들어두더라도, 담당자가 매주 직접 필터링해서 확인하지 않으면 임박한 계약을 놓치기 쉽습니다. 자동 갱신 조항이 있는 계약이라면 한 번의 실수가 원치 않는 계약 연장이나 위약금으로 이어질 수 있습니다.
실제로 국내 중소기업 법무 담당자들이 가장 많이 언급하는 계약 관리 실수 1위가 바로 만료일 미확인으로 인한 자동 갱신입니다.
문제 2. 계약서 원본을 찾는 데 시간이 너무 걸립니다.
“A사와 맺은 용역계약서 2022년 버전 찾아주세요.” 이 한 마디에 얼마나 걸리시나요? 공유 드라이브 폴더가 연도별, 거래처별, 계약 유형별로 제각각 구성되어 있다면, 원본 하나를 찾는 데 10분이 훌쩍 넘기도 합니다. 담당자가 퇴사했거나 폴더 구조를 모르는 상황이라면 더 오래 걸립니다.
문제 3. 엑셀 데이터와 실제 파일이 따로 놉니다.
엑셀에는 계약이 등록되어 있는데 실제 파일은 없거나, 반대로 파일은 있는데 엑셀에는 빠져 있는 경우가 생깁니다. 두 가지를 항상 동기화해서 관리하는 건 사람이 할 수 있는 일의 한계가 있습니다. 특히 여러 명이 함께 관리하는 구조라면 버전 충돌과 누락은 피하기 어렵습니다.
문제 4. 계약 내용을 검색할 수 없습니다.
“우리가 A사와 맺은 계약 중에 손해배상 한도가 얼마였지?” 이 질문에 답하려면 계약서 PDF를 직접 열어서 읽어야 합니다. 계약이 수십, 수백 건이라면 사실상 검색이 불가능합니다. 계약서의 조항 내용 자체를 검색할 수 있는 구조가 아니기 때문입니다.
그래서 계약 관리를 어떻게 바꿔야 할까요?
위 4가지 문제는 모두 같은 원인에서 비롯됩니다. 계약서를 ‘파일’로만 보관하고, ‘데이터’로 관리하지 않는 것입니다.
계약서를 데이터로 관리한다는 건 3가지를 의미합니다.
- 첫째, 계약서 파일과 계약 정보(당사자, 금액, 기간, 조항 등)가 하나의 공간에 연결되어 있어야 합니다. 파일을 열지 않아도 핵심 정보를 바로 확인할 수 있어야 합니다.
- 둘째, 만료일·갱신일 같은 주요 일정이 자동으로 알림을 발송해야 합니다. 담당자가 매주 확인하지 않아도 시스템이 먼저 알려줘야 합니다.
- 셋째, 계약서 내용 자체를 텍스트로 검색할 수 있어야 합니다. 조항 키워드 하나로 관련 계약서 전체를 불러올 수 있어야 실무에서 씁니다.
현실적인 대안: 계약 관리 플랫폼 도입
이 세 가지를 동시에 해결하는 방법이 바로 계약 관리 전용 플랫폼, CLM(Contract Lifecycle Management) 도구입니다.
모두싸인 캐비닛은 전자계약 체결부터 계약서 보관, 만료 알림, AI 기반 조항 분석까지 계약의 전 과정을 하나의 공간에서 관리할 수 있도록 설계된 서비스입니다. 엑셀 관리에서 가장 많이 발생하는 만료일 누락, 파일 분산, 내용 검색 불가 문제를 구조적으로 해결합니다.
특히 이미 모두싸인으로 전자계약을 사용하고 있다면, 체결된 계약서가 캐비닛으로 자동 연동되기 때문에 별도의 업로드 작업 없이 바로 체계적인 관리를 시작할 수 있습니다.
계약 관리 방식을 바꿔야 할 때를 알려주는 신호 3가지
아직 도입이 망설여진다면, 아래 세 가지 중 하나라도 해당된다면 지금이 전환 시점입니다.
계약 건수가 월 10건 이상 발생하거나, 담당자가 바뀔 때마다 계약 현황 파악에 며칠이 걸리거나, 만료일을 놓쳐서 곤란했던 경험이 한 번이라도 있다면 지금의 관리 방식은 이미 한계에 도달한 것입니다.
엑셀과 공유폴더 기반의 계약서 관리는 계약 건수가 적을 때는 충분합니다. 하지만 사업이 성장할수록 한계는 점점 빠르게 드러납니다. 만료일 누락, 파일 분산, 내용 검색 불가, 담당자 의존성은 엑셀이 아닌 구조의 문제이기 때문에 더 꼼꼼하게 관리한다고 해결되지 않습니다.
계약서를 파일이 아닌 데이터로 관리하기 시작하는 것, 그것이 계약 관리의 다음 단계입니다.
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FAQ
아직 회사에 계약 관리 체계가 없는데, 이용할 수 있나요?
A. 모두싸인은 10년 이상의 전자계약 서비스 운영 노하우를 바탕으로 고객사에 맞는 계약 관리 기준과 운영 방식을 함께 설계해 드립니다. 아직 체계가 없는 상태에서도 캐비닛 도입과 함께 회사 상황과 환경에 적합한 계약 관리의 기준을 만들어갈 수 있으며, 현재의 계약 관리 수준과 관계없이 보유 중인 계약서 현황 정리부터 관리 기준 수립, 시스템 설정까지 단계적으로 지원해 드립니다. 처음 계약 관리를 시작하는 기업도 모두싸인 캐비닛을 부담 없이 도입하실 수 있습니다.
모두싸인 전자계약을 써야만 이용할 수 있나요?
A. 아니요. 캐비닛은 모두싸인 전자계약을 사용하지 않아도 독립적으로 이용할 수 있습니다. 모두싸인 외의 수단으로 체결된 계약서나 과거의 종이 계약서 스캔본(PDF, 이미지)도 업로드하여 통합 관리할 수 있습니다.
다만 모두싸인 전자계약과 연동하면 계약 체결 → 자동 저장 → 관리까지 이어지는 흐름이 끊기지 않아 계약 관리 효율을 가장 높게 가져갈 수 있습니다.
AI가 추출하는 데이터는 무엇인가요?
A. 모든 계약에 공통적으로 포함되는 계약 상대방, 거래 금액, 체결일 같은 정보를 기본적으로 추출합니다. 이에 더해 AI가 계약서 맥락을 분석하여 자동 갱신 여부나 최소 주문 수량처럼 관리가 필요한 항목을 먼저 제안해 주기도 합니다. 사용자가 직접 조건을 설정하여 특정 수수료나 협의 날짜 등 필요한 데이터만 맞춤형으로 뽑아낼 수도 있습니다.
종이로 된 계약서의 스캔도 지원하나요?
A. 네, 지원합니다. 대량의 종이 문서를 직접 스캔해 드리는 대행 서비스와 함께 원본을 파기해도 법적 효력을 인정받을 수 있는 ‘공인전자문서센터 신뢰스캔’ 연계를 제공합니다. 이를 통해 실물 계약서 관리 부담을 덜고 모든 계약을 안전하게 디지털화할 수 있습니다. 자세한 절차 등은 도입 문의를 남겨주시면 귀사 상황에 맞게 안내드리겠습니다.
