“수천, 수만 건의 계약과 이 때 필요한 서명 취합, 서류를 관리해야하는 경우에는 종이서류 진행 시 분명히 한계가 있습니다. 서류의 분실이 발생하기 쉬운 환경이라면 전자서명 시스템을 꼭 도입하세요!”
에너지복지사업을 전담하고 있는 산업통상자원부 산하 한국에너지재단, 연간 수만 건에 달하는 문서를 모두싸인 전자계약 API 연동으로 재단 내 시스템에서 관리하고 있습니다. 한국에너지재단 양준영 차장님이 말씀해주신 모두싸인으로 관리하는 전자서명(전자인증) 시스템, 직접 확인해보세요!
Q. 한국에너지재단을 소개해주세요.
A. 한국에너지재단은 ‘지속적인 에너지 복지 확충으로 국민 행복에 기여함’ 이라는 미션과 ‘국민과 함께하는 에너지 복지 전문기관’이라는 비전을 가지고 있습니다. 이를 바탕으로 모든 국민에 대한 에너지의 보편적 공급에 이바지하고 에너지 분야 상호협력 증진, 정책홍보, 국제협력 등의 사업을 진행하며, 주로 취약계층에 실질적인 에너지 복지를 제공하는 사업들을 진행하고 있습니다.
Q. 재단에서 추진 중인 에너지효율개선사업에 대해 말씀해주세요.
A. 에너지효율개선은 각 가정에서 발생하는 에너지가 낭비되지 않도록 에너지 사용에 대한 효율을 개선하는 사업입니다. 주요 지원대상은 저소득 가구, 수급자, 차상위 계층 분들이고요. 주거하고 계신 가구에 단열이나 창호, 보일러 설비(장치) 등을 보완하거나 변경하여 열 효율을 개선하여 실질적으로 에너지 복지를 제공하는 정책입니다.
Q. 전자계약을 도입하게 되신 계기, 모두싸인을 최종 도입하신 이유는 무엇인가요?
A. 재단 내부에서 에너지효율개선사업 시스템 효율화를 위해 전자인증에 대해 고민하고 있었습니다. 기존까지는 지원가구에 방문하여 지원가구 신청서, 개인정보동의서, 주택소유주동의서, 시공확인서 등의 문서를 전부 종이 서류로 받고 있었어요. 사업을 진행함에 있어 문서 보관이 굉장히 힘들었고, 각 문서를 스캔해서 보관하더라도 해당 문서의 원본 여부에 대한 논란이 있기도 했었죠.
전자계약 업체를 찾아보게 되었고, 모두싸인과 타 업체 비교 시 가격적인(경제적인) 부분을 고려하지 않을 수가 없었습니다. 처음 전자서명을 도입할 때에는 얼마나 많은 서류가 관리될지 정확한 파악이 어려운 부분도 있었는데, 서류의 수량에 관계없이 필요한 요금제를 이용할 수 있어서 모두싸인을 우선적으로 검토했습니다.
다음으로, ‘커스터마이징’에 대한 부분이 있었어요. 전자계약이라는 솔루션 특성상 많은 부분에 대한 커스터마이징은 어렵다는 것을 알고 있었지만, 최소한의 요구사항은 전자서명 이용 시 반영되어야 했습니다. 이런 점에서 모두싸인이 다른 전자계약 업체 보다는 훨씬 더 유연했었습니다.
추가적으로 재단 내부에서 별도로 스토리지를 구매하지 않아도 모두싸인의 클라우드를 이용할 수 있었던 점도 큰 장점이었습니다.
Q. 클라우드 서비스에서 API 연동까지 확장 이용하게 된 배경에 대해 말씀해주세요.
A. 에너지효율개선사업 진행 시 실제로 전자인증(전자서명, 전자계약)을 진행하는 주체는 각 시공업체 분들입니다. 시공업체 담당자 분들이 여러 명인 경우가 많았는데요, 젊은 분들은 쉽게 전자계약을 진행할 수 있지만 연령대가 있으신 분들은 엑셀을 이용해서 일괄전송을 하거나 이런 부분이 어렵게 느껴지신다고 하더라고요. 개별로 발송하는 경우에도 주로 휴대폰으로 전자인증을 진행하다 보니 잘 보이지 않기도 하고.. 많은 애로사항을 접수 했었습니다.
재단에서 이런 문제를 어떻게 개선할까 고민했을 때, 사업관리시스템 상에서 버튼 하나를 눌러 시스템에 있는 데이터를 수집해서 바로 보낼 수 있다면 훨씬 편할 것 같았습니다. 이런 방식이 가능하도록 고민하고 있었는데 모두싸인이 전자서명 API를 제공한다고 해서 클라우드 방식에서 API 연동으로 확장하여 이용하게 되었습니다.
Q. 모두싸인 전자서명 API 연동 작업은 어떠셨나요?
A. 기술적인 이슈는 크게 없었습니다. 재단의 사업관리시스템 협력 업체에서도 모두싸인 API 연동과 관련해 많은 질문을 하지는 않았고, 전자서명 API 연동 자체는 일주일 내로 완료되었습니다.
Q. 모두싸인 전자서명 시스템 도입 후 효과에 대해 말씀해주세요.
A. 모두싸인 전자서명을 도입하고 나서 좋아진 점은 정말 많습니다.
1) 시공업체의 번거로움 해결 : 올해 에너지효율개선사업에 많은 신규 시공업체가 들어왔는데 ‘전자인증’에 대한 어려움을 말씀하시는 곳은 지금까지 거의 없었을만큼 만족도가 상당히 높습니다. 시공업체에서는 사업관리시스템에 휴대폰으로 크롬 브라우저를 통해 접속하고, ‘전자인증’ 버튼만 클릭하면 됩니다. 개인정보동의서, 지원가구신청서가 필수 서류인데 시스템에 등록된 휴대폰 번호로 바로 발송이 가능해져 별다른 데이터 취합이 필요 없습니다.
2) 문서 삭제 및 분실의 문제 해결 : 시공업체가 지원가구에 방문하기 전 미리 서류를 보내기 때문에 서류를 지워버리거나 스팸처리를 하는 경우도 종종 있었습니다. 서류를 다시 보내는 것에도 어려움이 있는데, 지원가구에 방문해 현장에서 서류를 발송하게 되니 오해나 서류 삭제, 분실의 문제도 한번에 해결되었습니다.
3) 업무 프로세스 개선 & 효율 상승 : 전체적인 부분으로 봤을 때, 업무 프로세스가 확연히 줄어들었습니다. 예전에는 사업이 다 진행된 후 시공업체에서 재단으로 관련 서류를 보내오는 방식이었습니다. 3만 3천 여 지원가구에 대해 1가구 당 받아야 하는 서류가 6-7개 정도라, 수 만 건의 서류 재단에서 받아 취합해야했는데 모두싸인을 통해 전자인증 방식으로 바꾼 이후에는 이런 과정이 모두 사라졌어요. 에너지지원사업 전체의 60% 이상에 전자인증을 이용함으로써 문서가 잘 왔는지, 문서가 있는지 이런 부분을 일일이 확인할 필요가 없어졌어요. 전자인증으로 진행한 문서에 대해서는 추가 검토, 재확인 절차가 전부 불필요해졌습니다. 구체적으로 말하자면 약 담당자 2명의 리소스가 절감되었습니다.
4) 서류 위변조 사전 방지 : 전자서명을 도입하면서 또 크게 고민했던 부분이 서류를 가짜로 쓰는 경우를 방지하고자 한 점도 있었습니다. 전자서명을 이용하면서 휴대폰 번호로 서류를 발송하게 되어 실제 지원가구로부터 서명을 받았음을 확인하고, 안심할 수 있게 되었습니다.
5) 서류 물리적 보관 및 관리 어려움 해결 : 수 만 건에 달하는 많은 양의 원본 서류를 보관할 공간이 없어 어려움이 컸는데 서류 보관 비용, 관리에 대한 고민도 모두 사라졌습니다. 연간 모두싸인으로 진행하는 문서의 양은 약 15만건 수준인데, 이 정도의 문서를 종이 서류로 관리하는 게 아니라 당연히 전자서명을 도입했어야 한다는 생각이 듭니다.
Q. 추후 모두싸인 전자서명시스템 활용 계획을 알려주세요.
A. 지속적으로 진행되는 에너지복지사업에 모두싸인 전자서명을 활용할 예정입니다. 재단 내부에서는 인사 담당자들이 매년 진행하는 연봉계약서도 쓸 수 있겠고, 재단 외부 계약으로는 시공업체와 계약을 별도로 진행하는데 이 부분에도 모두싸인을 적용할 수 있을 것 같습니다. 서명, 계약이 필요한 다양한 방면에 활용할 수 있을 것 같습니다.
Q. 전자서명(전자계약) 도입을 고려하는 기관에 한 말씀 부탁드립니다.
A. 일반 사기업에서는 ERP, 그룹웨어로 연봉·근로계약이 충분히 가능한 반면에 공공기관, 정부기관 특성상 원본 서류, 종이 서류가 필수적인 부분입니다. 반드시 원본 서류를 보관하고 별도로 스캔하여 저장할 필요가 없이 굳이 실물 종이 서류를 고집할 필요가 없다고 생각합니다.
수천 건의 계약 관리와 서명을 받고 서류를 관리해야하는 경우에는 종이 서류 진행 시 분명히 한계가 있습니다. 이럴 때 전자계약(전자계약 API연동)이 굉장히 편리할 것 같습니다.
수천, 수만 건에 달하는 서류를 관리하는 업체나 기관에서는 당연히 문서의 분실, 소실이 발생할 수 밖에 없습니다. 서류의 분실, 소실이 발생하기 쉬운 환경이라면 전자서명시스템을 꼭 도입하세요!
