이사회 의사록 양식 및 해설서

이사회 의사록이란?

이사회 의사록이란, 회사의 중요 업무 집행을 결정하는 기관인 이사회의 회의 내용과 결과를 기록한 공식 문서입니다. 상법에 따라 이사회의 의사에 관해서는 반드시 의사록을 작성해야 합니다.

이사회는 대표이사를 비롯한 모든 이사로 구성되며, 회사의 업무 집행에 대한 의사를 결정하고 이사들의 직무 집행을 감독하는 권한을 갖습니다. 따라서 의사록은 회사의 중요한 결정이 어떤 과정을 통해 이루어졌는지 증명하는 핵심적인 증거 자료가 됩니다.

이사회 의사록 작성 방법

이사회 의사록에는 법적으로 요구되는 필수 기재 사항들이 있습니다. 아래 항목들을 참고하여 빠짐없이 작성해야 합니다.

1. 회의 일시 및 장소

• 회의가 열린 정확한 연, 월, 일, 시간과 장소를 기재합니다.

2. 출석 현황

• 이사 및 감사의 총인원과 실제 회의에 참석한 인원을 정확히 기재해야 합니다. 이사회 결의는 법적으로 ‘이사 과반수의 출석’과 ‘출석이사 과반수의 찬성’으로 이루어지므로, 출석 현황은 의사록의 법적 효력을 위한 기본 요건입니다.

3. 의안 (안건)

• 해당 이사회에서 논의하고 결의할 안건을 명확하게 기재합니다. ‘신주 발행의 건’, ‘본점 이전의 건’, ‘대표이사 중임의 건’ 등이 대표적인 예시입니다.

4. 의사 경과 및 결과

• 각 의안에 대해 어떤 논의가 오고 갔는지(경과 요령), 그리고 표결 결과(찬성/반대)를 구체적으로 작성합니다.
• 만약 결의에 반대하는 이사가 있다면, 그 이사와 반대 이유를 반드시 함께 기재해야 합니다.

5. 참석 이사 및 감사의 날인 또는 서명

• 작성이 완료된 의사록은 회의에 출석했던 모든 이사 및 감사가 내용을 확인한 후 각자 날인 또는 서명을 해야 법적인 효력이 완성됩니다.

전자서명으로 이사회 의사록 전송하기

회의는 온라인으로 했는데, 서명은 오프라인으로 받으러 다니시나요? 이사, 감사 전원의 서명을 받기 위해 더 이상 직접 찾아다니거나 우편을 기다릴 필요가 없습니다. 전자서명 서비스를 이용하면 이사회 의사록 날인 및 교부, 보관까지 간편하게 해결할 수 있습니다.

• 템플릿으로 실수 없이 작성
  이사회 의사록 양식을 템플릿으로 저장해두면, 회사 정보나 참석자 목록을 매번 새로 입력할 필요 없이 안건만 수정하여 빠르고 정확하게 문서를 작성할 수 있습니다.

• 인쇄, 스캔 없이 즉시 서명 날인
  작성된 의사록은 참석한 이사 및 감사에게 이메일이나 카카오톡으로 즉시 발송할 수 있습니다. 각 참석자는 링크에 접속하여 인쇄나 스캔 없이, 자신의 PC나 모바일에서 바로 날인 또는 서명을 완료할 수 있습니다.

• 문서 자동 교부 및 보관
  모든 서명이 완료되면, 최종 의사록이 모든 서명자에게 자동으로 교부되고 클라우드에 안전하게 보관됩니다. 또한, 누가 언제 서명했는지 모든 과정이 기록된 ‘감사추적인증서’가 함께 제공되어, 향후 법적 분쟁 발생 시 강력한 증거 자료로 활용할 수 있습니다.