🖊️ 이런 분들은 꼭 읽어보세요!
• 학부모와 만나지 않고도 온라인・비대면으로 서명하고 싶은 선생님
• 매번 새로운(기능이 다른)앱을 학부모에게 다운로드 안내하는 일이 번거로운 선생님
• 서명이 포함된 각종 서류를 한곳에서 보관하고 관리하고 싶은 선생님💡 교외체험학습 많은 우리 학급, 신청서 비대면으로 받는 비결
선선해진 날씨, 학교 교외체험학습이 많은 달입니다. 선생님이라면 평소 많은 학교 교외체험학습 신청서를 받으실 텐데요. 학교에서 가는 현장 체험 학습과 달리, 학교 교외체험학습은 학교 밖에서 이루어지는 활동이라 개인마다 가는 횟수와 기간이 모두 다르죠. 코로나 이후 늘어난 여행과 학교 밖 체험 활동에 선생님들은 더 많은 교외체험학습신청서를 교부하고, 서명을 받고 계십니다.
현재 학교 교외체험학습은 학교장의 사전 승인을 받은 후 교외체험학습을 실시하고 있는데요. 이 활동에는 실시간 현장 체험학습, 친인척 방문, 가족동반 여행, 고적 답사 및 향토행사 참여 등의 직접적 경험과 활동을 포함해요. 기간은 학교에서 정하고 있지만, 시∙도∙교육청마다 연간 20일 또는 법정연간 수업일수(190일) 10% 이내로 기준을 정하고 있고요.
이렇게 학교에서 자주 활용하는 교외체험학습신청서, 빠르고 편하게 서명받을 수 있을까요? 각 학급 학생마다 다르게 받는 신청서를 어떻게 해야 효율적으로 보관할 수 있을까요? 오늘은 모두싸인 공공사업팀에서 학교에서 실제로 이뤄지고 있는 전자서명 과정을 소개해 드릴게요.
📱선생님 번호 노출 없이 서명받을 수 있어요
선생님은 학교에서 가정으로 나가는 여러 서류 업무를 진행하다 보면, 개인 번호를 노출하기 쉽습니다. 특히 내일까지 꼭 서명을 받아야 하는 서류가 있다면 결국 선생님이 교부한 서류가 가정에 전달되었는지, 작성 또는 서명해야 하는 기입란에 정확한 내용이 들어갔는지, 일정 안에 서명된 서류가 선생님에게 다시 전달될 수 있는지 확인하는 단순 반복적인 과정이 필요하죠. 이는 초∙중∙고 학급 모두 통용되는 이야기입니다.
이 과정에서 연락하다보면, 대체로는 교실 내선 번호가 안내되지만 잦은 안내로 인해 개인번호를 알리게 되는 경우도 왕왕 발생합니다. 이로 인해 전화번호와 연동된 선생님의 개인 메신저도 노출되기 쉽죠. 근무 시간 외에는 선생님이 각종 서류 업무로부터 자유로워지면서 서명받아야 하는 신청서, 동의서 등은 정확하게 회수하는 것이 필요합니다. 동시에 선생님 개인 번호 노출 없이 서명을 받고, 각종 서류 접수 창구를 일원화할 수 있어야 하죠.
모두싸인 공공용(공공기관 특화 전자서명)에서는 번호 노출 없이 서명 요청이 가능합니다. 예를 들어 교외체험학습신청서의 학부모 서명을 요청하면, 서명이 필요한 학부모는 선생님이 통합하여 사용하고 있는 공직자통합메일(시도교육청 통합메일) 주소만 보이죠. 선생님은 서명을 요청하고, 모두싸인 공공용 워크스페이스에서 학부모의 서명 상태를 확인할 수 있습니다. 서명과 텍스트를 입력하거나 체크 표시가 필요한 기입란은 워크스페이스에 있는 각종 서식을 드롭다운하여 사용할 수 있고요.
이렇게 학부모 기입란을 드롭다운하여 만든 교외학습신청서를 학부모에게 서명 요청하면 됩니다. 선생님은 학부모 휴대전화 번호 또는 메일 주소만 알면 신청서를 송부할 수 있고요. 서명 참여자인 학부모는 카카오톡으로 서명 관련 알림을 받을 수 있습니다. 물론 카카오톡 계정이 없는 학부모여도 괜찮습니다. 카카오톡이 없는 서명 참여자에게는 문자로 서명 요청 내용이 발송되거든요.
굳이 워크스페이스에 들어가 보지 않아도 서명 현황은 어떻게 확인할 수 있을까요? 서명 현황 알람으로도 가능합니다. 만약 너무 많은 학부모에게 서명 현황 관련 알람이 와서 업무에 지장이 된다면, 알람을 꺼놓을 수도 있고요. 혹은 알람을 받아야 하는 특정 학부모만 지정할 수 있어요. 알람은 모두싸인 로고 형태로 가거나, 맞춤 브랜딩을 활용해 학교의 로고를 삽입할 수도 있습니다.
🚨 선생님, 서명 현황을 알람으로 지정해 보세요
• 서명 현황은 학교 메일 알람으로 확인하세요
• 알람을 받아야 하는 학부모를 지정할 수 있어요
• 알람이 불필요한 학부모는 지정하여 알람을 꺼놓으세요🔖 선생님, 맞춤 브랜딩으로 학교 공지임을 알리세요
• 맞춤 브랜딩 기능으로 학교 로고가 삽입된 카카오톡 서명 알람을 전송하세요
• 맞춤 브랜딩을 진행하지 않으면 모두싸인 카카오톡으로 알람이 전송돼요
✍🏻 학부모가 어플 없어도 서명 가능해요
만약 모두싸인 공공용으로 신청서를 교부했다면, 학부모도 모두싸인에 가입하거나 계정이 있어야 할까요? 학부모는 모두싸인 공공용 계정이 필요 없습니다. 학교에서 사용하는 많은 어플은 학부모가 직접 가입하거나 어플을 깔아야 각종 내용을 확인할 수 있습니다. 어플 마다 계정을 새로 만들고 핸드폰에 어플을 설치하다 보니 알람에 파묻혀 중요한 알람을 놓치기도 쉽고요. 게다가 어플을 다운로드하지 않으면 학급공지를 애초에 확인할 수 없죠.
모두싸인 공공용을 활용하시면, 학부모와 학생 모두 어플을 새로 다운 받을 필요가 없습니다. 하지만 서명을 해야하는 학생과 학부모 모두 카카오톡으로 서명 알림은 받을 수 있죠. 또, 만약 기한 내에 서명 참여자(학부모 또는 학생)가 서명하지 않았다면, 서명 참여자에게 서명 요청자(선생님)가 설정한 대로 자동으로 알림이 발송되어 서명 요청을 리마인드할 수 있습니다.
서명을 받기 위해 계정을 새로 만들고, 어플을 다운로드하고, 사용법을 익히고, 어플에서 보이는 푸시를 확인하도록 안내하지 마세요. 모두싸인 공공용을 사용하시면 이러한 절차가 모두 생략됩니다.
🤔 어떤 학교에서 사용하고 있나요?
선생님의 개인정보를 보호하고 학부모와 학생의 편의를 높이는 모두싸인 공공용. 다른 학교에서는 어떻게 사용하고 있을까요? 결론부터 말씀드리면, 이미 많은 학교에서 모두싸인 공공용을 도입하여 사용하고 있습니다.
경상남도교육청 I 교육청
경상남도교육청은 모두싸인 공공용을 통해 경남 소재의 직업계 고등학교에 필요한 현장실습 관련 서류를 온라인으로 전환할 수 있도록 할 예정입니다. 이를 통해 기업체, 학교, 학생, 학부모는 현장 실습 동의서, 신청서, 협약서 등에 필요한 서명을 쉽고 빠르게, 그리고 안전하게 받을 수 있게 됩니다.
경기도양평교육지원청 I 교육청
경기도양평교육지원청은 모두싸인 공공용으로 특수교육대상자 신청 관련 서류를 전자적으로 처리하고 있어요. 특수교육대상자 선정에는 특수교육대상자 기초자료, 진단 및 평가 의뢰서, 학교장의 의견서 등 다양한 서류가 필요한데요. 모두싸인 공공용 도입으로 서류 교부와 서명, 보관이 훨씬 수월해졌어요.
국립전북기계공업고등학교 I 공립 고등학교
공립 고등학교인 전북기계공업고등학교도 현장실습 참여 동의서를 모두싸인 공공용을 통해 서명받고 있어요. 공업고등학교는 보통 3년 중 2년은 학업을 수행하고 1년은 산업체 현장실습을 나가기 때문에 현장실습 참여 동의서는 필수 서류랍니다.
고령고등학교 I 공립고등학교 ・마이스터고
공립고등학교이자 마이스터고인 고령고등학교는 현장실습 참여학생 학부모 동의서에 모두싸인 공공용을 활용하고 있어요. 마이스터고등학교도 역시 직업훈련촉진법 제7조(현장실습)에 의거해 직업교육훈련생은 직업교육훈련과정을 이수하는 중에 산업체에서 현장 실습을 받아야 하거든요. 이외에 기타 서류에도 모두싸인 공공용으로 서명을 받고 있다고 전해주셨습니다.
📋 모든 신청서에 적용해 보세요
지금까지 선생님이 가장 많이 사용하는 신청서 중 하나인 교외체험학습신청서로 쉽게 전자서명&전자문서 보관하는 법을 알아봤습니다. 선생님들이 특히 사용하기 편한 전자서명으로 학교의 활용도가 앞으로 더욱 높아질 것으로 보이는데요.
모두싸인 공공용은 공공기관을 위한 특화 전자서명으로, 서류의 종류와 상관없이 각종 신청서, 동의서, 협약서, 서약서 양식(문서)을 업로드 하여 쉽게 날인받고 전자문서 형태로 관리할 수 있습니다. 자세한 내용은 모두싸인 공공용 홈페이지에서 내용을 확인하실 수 있으며, 요청 시 교육기관용 서비스 소개서를 송부 드립니다.
그럼, 다음 시간에도 유익한 내용으로 찾아오겠습니다. 아래에 도입하기 버튼을 누르시고 전자서명 체험, 꼭 진행해 보세요! 👋❣️❣️
