계약은 오랜 시간동안 종이로 이루어져 왔습니다. 계약서를 준비하고 계약 상대방과 미팅 일정을 조율한 후, 직접 만나 날인하고 보관하는 이 과정은 양자 간의 의무와 권리를 보증하는 가장 안전한 방법이었죠. 예기치 못하게 계약이 지연되는 곤란한 상황도 있지만 약속을 증명하는 수단으로 종이계약만한 것도 없었습니다.
전자계약의 등장으로 종이계약의 불편함이 상쇄되고 계약 프로세스는 간소화 되었습니다. 전자서명법과 전자문서 및 전자거래 기본법이 명시하고 있는 전자계약의 법적 효력으로 전자계약이 종이계약과 동일한 법적 효력을 지닌다는 것이 인정되었기도 하고요.
확실하게 보장되는 법적 효력과 획기적으로 줄어드는 계약 업무 리소스 덕분에 더 많은 기업이 전자계약 서비스를 도입하고 있습니다. 종이계약 대신 전자계약을 도입해야할 이유는 무엇일까요?
🧐 종이계약의 단점 1️⃣ 계약 업무에 소요되는 시간과 비용
계약서 검토에도 긴 시간이 필요하지만 우편 등으로 계약 체결 시 우체국에서 대기도 해야하고, 1건 당 길게는 열흘까지 소요됩니다. 당연히 업무시간과 공휴일까지 고려해야하죠. 시간만 많이 소요되는 것이 아닙니다. 계약 진행 과정에서 수반되는 인쇄, 등기우편, 교통출장비, 인건비까지 고려하면 대면 계약의 경우 한 건당 최소 10만원을 지출해야 합니다. 계약서를 주고 받는 과정에서 예기치 못한 이슈로 서명 날인이 지연된다면 이후 매출 발생 시점도 늦어지게 됩니다.
🧐 종이계약의 단점 2️⃣ 분실, 노출 등 보안 취약성
종이 계약이 보편적으로 안전하다는 인식이 있지만 우편으로 부치는 경우 계약서가 분실되는 사고가 발생하기도 합니다. 또한 직무에 따라 계약서 보안에 더욱 민감하거나 근무 환경에 따라 훼손, 분실에 취약한 경우도 있습니다. 가령 인사 담당자로서 연봉 계약을 체결하는 경우 계약서를 출력하며 연봉정보가 타 직원에게 노출될까 노심초사할 때도 있지요. 계약서에 비밀 조항이 많을수록 종이 계약서의 관리 부담도 커집니다. 단기 근로자 채용이 잦은 근로 현장이라면 체결된 계약서를 잃어버릴 위험도 존재하기에 계약 담당자가 신경 써야 할 일도 많아집니다.
🧐 종이계약의 단점 3️⃣ 계약서 관리 비용과 부담
계약 체결 이후 보관과 관리에도 상당한 리소스가 투입됩니다. 종이 계약서를 개별적으로 스캔 해야 함은 물론이고 계약서의 목적과 용도, 시기에 맞게 철하여 보관해야 하죠. 특정 계약서가 급하게 필요한 상황일 때 계약서가 빼곡히 들어찬 캐비넷에서 필요한 문서만 찾아 내기란 여간 번거로운 일이 아닙니다. 특히 연봉계약 체결같이 동일 계약 업무를 수십, 수백번 해야하는 경우 개별적으로 보관하고 관리하는 불편함은 증폭되기 마련입니다. 단순 반복 업무를 자동화하여 같은 시간에 신규 고객 미팅과 같이 더 중요한 업무를 수행한다면 장기적으로는 기업의 잠재가치가 성장할 가능성도 커지겠죠?
이처럼 종이계약의 업무 프로세스는 복잡하며 때로는 비효율을 초래합니다. 그렇다면 기업에서는 전자계약 도입으로 어떤 가치를 창출할 수 있을까요?
😎 전자계약의 장점 1️⃣ 계약 업무에 소요되는 비용, 시간 절감
종이계약에서 전자계약으로 전환한다면 계약 업무에 소요되던 시간과 비용을 획기적으로 절감할 수 있습니다. 전자계약 서비스 도입으로 편리하게 계약서를 작성하여 업로드하고, 서명자는 언제 어디서나 본인 인증 후 서명을 입력해 계약을 체결할 수 있습니다. 더불어 문서 관리 기능까지 제공되어 필요한 문서를 찾기도 훨씬 편리 해집니다. 대면 계약에 필요한 출장비, 교통비는 물론이고 인식하고 있지 못하던 인쇄비까지 기존 종이계약에서 발생하던 비용의 90%이상 줄일 수 있습니다. 따라서 동일한 시간과 비용을 더 중요한 업무에 투자하고 효율적으로 일할 수 있게 되지요.
모두싸인 이용 시 이메일, 카카오톡, 전용 링크로 간편하게 서명을 요청하고, 계약 상대방은 회원가입 없이 본인 인증만 마치고 서명할 수 있습니다. 계약 체결 완료 시 서명이 완료된 문서가 모든 서명자에게 자동으로 교부됩니다. 또한 대량전송 기능으로 수백, 수천 건의 계약 건을 일괄 발송 후 서명 진행 상태도 실시간으로 확인할 수 있습니다.
😎 전자계약의 장점 2️⃣ 법적 효력 및 보안 강화
앞서 말씀드린 것과 같이 전자계약은 종이계약과 동일한 법적 효력을 갖습니다. 오히려 기존 지류계약보다 보안 측면에서 우수하다고 볼 수 있는데요. 전자계약은 암호화 되어있어 계약 당사자가 아니면 계약서를 확인할 수도 위조할 수도 없습니다. 다양한 인증 수단을 통해 본인 확인을 진행하고, 서명 진행 시간, IP주소, 기기 정보 등이 기록되어 계약 당사자의 행위를 증명하기도 용이합니다. 또한 계약 체결 즉시 클라우드에 계약서가 보관되어 계약서의 분실, 훼손 염려도 완전히 사라지죠. 이처럼 전자계약은 계약을 보다 안전하게 진행하기 위한 여러 기능을 제공합니다.
모두싸인은 국내 전자계약 업계 최초로 ISO 27001・ISO 27017・ISO 27018 인증을 획득하며 국내 최초로 국제 인증 정보보호 체계를 완성했습니다. 계약 완료 시 서명한 문서 및 계약 관련 모든 진행정보가 기록된 감사추적인증서가 교부되어 계약에 신뢰도를 더할 수 있습니다. 서명된 계약서는 세계적으로 보안성을 인정 받는 아마존웹서비스(AWS)에 보관되어 안전하게 관리 가능합니다.
😎 전자계약의 장점 3️⃣ 업무 생산성과 효율 개선
전자계약은 기존에 사람의 손으로 직접 해야하던 업무들을 자동화하여 업무 생산성에 기여합니다. 전자계약 사용자 입장에서는 계약서에 필요한 부분을 미리 체크해두어 항목이 누락될 염려 없이 업무를 진행할 수 있고, 서명자 입장에서도 정보 기입과 서명이 필요한 항목을 한 눈에 파악하기 쉬워집니다. 전자서명 도입 시 계약에서 발생하는 실수는 대폭 감소합니다. 전자계약 도입으로 기업의 업무 속도는 향상되고, 더 많은 가치를 신속히 얻을 수 있습니다.
모두싸인은 이용 절차가 간편할 뿐만 아니라 공용 워크스페이스 기능으로 부서별, 구성원별로 계약서를 편리하게 관리할 수 있습니다. 이외에도 API 연동 시 내부 시스템에서 즉시 모두싸인을 이용하여 계약 진행, 관리하고 기존 시스템 데이터를 활용할 수 있습니다.
모두싸인의 편리성은 여러 기관과 고객에게 널리 인정받아 27만 곳 이상의 고객사에 서비스를 공급하고 있습니다. 동시에 정부는 전자문서 및 전자거래 기본법 시행하고, 전자문서법 해설서를 발간하는 등 전자계약의 법적효력을 인정하는 것을 넘어 전자계약 문화 확산에도 힘쓰고 있습니다. 전자계약은 이미 기업의 필수 솔루션이자 계약문화의 일부로 자리 잡고 있습니다.
지금까지 전자계약으로 전환했을 때 이점을 통해 종이계약 대신 전자계약을 사용해야하는 이유를 알려드렸습니다. 비용과 시간을 아낄 수 있는 것은 물론이고 보안 강화, 업무 효율 개선까지 모두싸인 전자계약으로 계약 프로세스를 혁신할 수 있습니다. 가장 많은 기업의 선택이 선택한 1등 전자계약 서비스, 모두싸인으로 쉽고 빠른 계약업무를 시작해보세요.
