단과, 종합, 입시 학원부터 음악, 미용, 체육 등 예술 학원까지 ‘학원’ 카테고리 내에는 수많은 학원 비즈니스가 존재합니다. 학원 문서 관리, 어떻게 하고 계신가요? 학원은 학교처럼 국가 공공 교육기관이 아니기 때문에 각 지자체의 교육청에서 학원에 대한 엄격한 관리 감독을 실시하고 있습니다. 시설에 대한 점검뿐만 아니라 행정에서도 정기 감독 등을 통해 관리하고 있죠.
그렇기 때문에 학원에서는 교육청 점검 대상 필수 서류를 구비하고, 언제든 열람할 수 있도록 비치해야 합니다. 이런 필수 점검 서류에 대해 작성 또는 게시하지 않은 경우 과태료 부과 대상이 되기도 합니다. 필수 서류 이외에도 많은 문서 업무가 있기도 하고요. 오늘은 교육청 점검 대비 학원 필수 서류 목록과 스마트한 학원 서류 관리 방법을 상세히 알려드립니다!
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학원법 준수와 올바른 학원 운영을 위한 필수 서류
학원법에서는 학원 운영에 필수로 구비해야 할 서류와 학원에 비치해야 할 장부도 명시하고 있습니다. 학원과 교습소, 개인과외교습자 구분에 따라 서류가 각각 다르니 꼼꼼히 확인하시고 잘 준비하시길 바랍니다.
[학원 필수 서류 & 장부]
| 구분 | 필수 서류 | 보존 기간(년) |
|---|---|---|
| 학원 | 학원 원칙 | 준영구 |
| 학원 | 학원설립 / 운영등록증(사업자등록증) | 준영구 |
| 교습소 | 교습소설립 / 운영신고서 확인증 | 준영구 |
| 개인과외 교습자 | 개인과외교습자 신고증명서 | 준영구 |
| 공통 서류 | 등록 / 신고 관련 서류 | 준영구 |
| 공통 서류 | 현금출납부 | 5 |
| 공통 서류 | 교습비 등 수강료영수증 원부 | 5 |
| 공통 서류 | 수강생관리대장 | 3 |
| 공통 서류 | 강사 / 직원명부 | 준영구 |
| 공통 서류 | 수강생 출석부 | 3 |
| 공통 서류 | 문서접수 및 관리대장 | 3 |
학원에서는 학원 원칙, 학원허가(등록 / 신고)증, 사업자등록증을 필수로 갖추어야 합니다. 교습소에서는 교습소 설립 / 운영신고서 확인증을, 개인과외교습자는 개인과외교습자 신고증명서를 갖추어야 합니다.
학원, 교습소, 개인과외교습자 공통 필수 서류로는 등록/신고 관련 서류, 현급 출납부, 교습비 등 수강료영수증 원부, 수강생관리대장, 강사/직원 명부, 수강생 출석부, 문서 접수 및 관리대장이 있습니다.
강사, 교사와 수강생, 학생 그리고 학부모와 계약 & 서명이 많은 학원 업무
학원은 문서로 관리하는 정보가 많고 다양한 대상과 서명을 해야하는 업무도 많습니다. 강사, 교사를 채용할 때 체결하는 근로계약이나 프리랜서 계약부터 수강생, 학생 그리고 학부모 대상으로 신청서, 확인서, 동의서 등 서명 업무가 수시로 진행됩니다. 이처럼 학원에서 정기적으로 하나의 프로그램이나 기수, 반을 운영할 때 수십 장의 문서를 새롭게 작성하고 관리해야하는 일이 수반됩니다.
위에서 알려드린 학원 필수 서류와 함께 쌓여가는 수백 장의 문서들, 이 많은 서류를 잘 보관하고 관리하는 것은 또다른 중요 업무입니다. 문서 업무가 조금 더 수월해지고, 관리도 쉽게 할 수 있는 방법을 찾고 계신가요? 이 모든 것을 전자문서로 관리할 수 있는 전자계약을 추천드립니다.
전자계약은 온라인 계약 서비스를 의미하며, 기존 계약 방식을 전자적 방식으로 전환하여 비대면으로 계약을 체결하고, 계약서를 주고받을 수 있습니다. 계약 뿐만 아니라 서명이 필요한 모든 곳에 전자계약으로 쉽고 빠르게 업무를 진행할 수 있습니다.
학원 필수 서류부터 계약까지, 하나의 툴로 진행하고 통합하여 관리하는 모두싸인
교수, 강사, 교사부터 학생, 수강생, 학부모까지 다양한 주체와 계약을 체결하고 서명을 받아야하는 업무가 많은 학원에서 모두싸인 전자계약을 활용해보세요. 계약서를 비롯한 신청서, 동의서, 확인서 등 서명이 필요한 모든 문서를 더 쉽고 빠르게 진행할 수 있습니다.
- 계약 준비
- 강사 근로 형태에 따라 근로계약서, 프리랜서 계약서 등 학원에서 자주 쓰는 양식을 템플릿으로 설정
- 학원에서 이용하던 문서를 즉시 업로드하여 계약 등 서명 업무 준비
- 조직관리 기능으로 팀(부서)별 폴더, 템플릿 설정 및 공유
- 사인/도장 즉시 생성 및 사용하던 서명 업로드
- 계약 체결(서명)
- 강사, 학생(수강생), 학부모의 이메일이나 카카오톡으로 문서 발송하여 서명 요청
- 강사, 학생(수강생), 학부모는 회원가입 필요없이 즉시 서명 진행
- 원거리, 해외, 비대면 환경에서도 언제 어디서나 문서 확인 및 서명 입력
- 대량전송 기능으로 동일한 양식의 문서 최대 5,000건까지 한번에 일괄 발송
- 계약서 교부 및 보관
- 계약 체결 완료와 동시에 계약서와 감사추적인증서를 전자문서 형태로 자동 교부
- 체결 완료된 문서는 모두싸인 서버에 자동 저장 및 보관
- 종이 문서 분실, 훼손, 누락의 위험 차단 및 열람시 번거로움 모두 해결
- 학원 전자문서 관리체계 구축 및 문서 관리의 효율화
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서울경기권에 15개 직영학원을 운영하고 있는데 소속 강사 계약 갱신을 위해서 각 학원을 방문, 계약서를 직접 작성했습니다. 정기평가 시즌엔 거의 2주 가까이 계약서만 쓰러 여기저기 돌아다니는 등 시일이 많이 소요되었습니다. 모두싸인을 도입한 이후 간단한 계약 갱신 서류는 비대면으로 바로 계약을 할 수 있게 되어 편의성이 매우 좋아졌습니다. 해가 바뀌고 근무조건이 변경되어 전체 강사의 계약서를 갱신하여야 하는 상황이 생겼는데, 모두싸인 대량전송으로 즉시 계약서를 발송하고 수령하며 매우 효율적으로 일할 수 있었습니다.
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