사용인감을 이용하여 일반 거래 계약을 체결하시나요? 사용인감도 법인인감과 동일한 법적효력이 있으므로 이용 인원이 많을수록 철저하게 관리해야 합니다. 사용인감 관리 방안 두 가지를 확인해 보세요.
사용인감이란?
| 법인인감 | 사용인감 | |
|---|---|---|
| 정의 | 회사가 등기소에 신고한 인감 | 등기소에 신고하지 않아도 되는 도장 |
| 용도 | 중요 거래 – 정부 기관, 관공서 서류 – 대표이사가 직접 계약 체결 – 부동산 매매, 임대차 등 | 일상적 거래 – 영업 거래 시 발생한 약속어음 – 단순한 은행 거래 – 실무상 일상적인 거래 |
| 최대 개수 | 1개 | 제한 없음 |
| 효력 | 동일 | 동일 |
사용인감은 기업이 일상적인 업무처리와 계약에 사용하는 인장으로, ‘막도장’으로도 불립니다. 실무상 빈번히 발생하는 거래에는 사용인감을 이용하여 딱 하나뿐인 법인인감의 분실 위험을 줄이고, 과도한 이용을 막고자 합니다.
하지만 법적 효력은 법인인감과 사용인감 둘 다 동일하기 때문에 기업 규모가 커질 수록 사용인감 반출 절차를 세워 잘 관리할 필요가 있습니다.
사용인감 반출 절차
1. 사용인감계 작성
사용인감이 법인인감과 동일한 효력을 갖기 위해서는 원칙상 사용인감계를 작성해야 합니다. 관공서, 은행, 법률상 중요한 계약이라면 사용인감계도 꼭 준비해 주세요. 담당자는 어떤 업무나 계약에 이용할 것인지 표시하여 문서를 마련합니다.
2. 사용인감 이용 승인 및 날인
계약 담당자는 사용인감 날인이 필요한 문서를 준비하여 법무팀 사용인감 관리자에게 이용 허가를 받습니다. 결재를 받거나 구두로 승인을 받으면 계약서에 사용인감을 날인하거나 반출할 수 있습니다.
3. 사용인감대장 기록
사용인감 관리자는 사용일자, 사용처, 문서내용, 사용자, 결재자 등을 포함하여 사용인감대장을 기록합니다.
4. 사용인감 교부 및 반환
사용인감은 반드시 신청 사유에 한하여 이용되어야 하며 업무 종료 즉시 사용인감 담당자에게 반환되어야 합니다. 계약 담당자는 법인인감증명서를 첨부하여 계약해야 합니다. 법인인감, 사용인감계와 법인인감증명서 상 인감이 동일한지 검증하기 위함입니다.
사용인감이 날인된 계약서도 법적 효력을 가지므로 위와 같은 절차로 관리할 필요가 있습니다. 사용인감 이용 이력을 관리하는 방법을 더 알아볼까요?
사용인감 관리 방법1: 관리대장 작성
사용인감 이용 관리에는 흔히 엑셀이나 수기로 작성된 관리대장이 이용됩니다. 사용일자, 사용처, 문서내용, 사용자, 결재자 서명을 기재하여 건별로 관리할 수 있습니다. 하지만 여전히 사용인감 분실 가능성이 있고, 수기로 관리하면 사용인감 관리자와 계약 담당자가 매번 대면해야 해 번거롭습니다.
사용인감 관리 방법2: 전자서명 이용
사용인감을 관리하는 대안으로는 전자서명이 있습니다. 사용인감이 불필요하며, 법인인감 이미지를 등록해두고 일부 구성원에게 법인인감 이용 권한을 설정할 수 있습니다. 또한 법인 공동인증서로 법인 본인 확인 후 안전하게 계약할 수 있습니다.
