과태료 폭탄을 피하려면 이 문서들을 꼭 보관해야 해요 – [인사]편

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업무를 하다 보면 정말 많은 문서들을 작성하고 활용하게 됩니다. 근로계약서 같은 인사 관련 문서부터 세무/회계, 임대차계약서, 교육 및 출장 문서, 실적보고서… 수십, 수백 가지의 문서들, 어디에 또 어떻게 보관되고 있는지 잘 알고 계신가요? 혹시 특정 문서를 찾을 때마다 모든 파일철을 뒤지고 계시진 않나요?😂

인사 관련 문서 보관 법적 의무 기간

사실 이러한 업무 관련 문서들을 일정 기간 동안 보관하지 않으면 관련 법에 따라 처벌 받게 됩니다. 최대 500만원의 과태료가 부과되기도 하기 때문에 보관 기간의 시작 기준과 종료 시점 등이 언제인지 파악하고 보존/관리에 신경 써야 합니다.

위 예시 이미지의 내용 이외에도 필수 의무 보관 기간이 있는 인사 관련 문서로는 임금 결정 및 지급 방법과 임금 계산 기초에 대한 서류(완결한 날로부터 3년) / 승진, 감급에 관한 서류(완결한 날로부터 3년) / 휴가에 관한 서류(완결한 날로부터 3년) 등이 있습니다.

전자계약의 문서 관리 이점?

이러한 중요 문서들을 하드카피(종이 원본)로 보관하게 되면 1)필요 시 일일이 찾아봐야 하고 2)물리적인 공간을 차지한다는 단점이 있습니다. 3)여러 담당자의 손을 거치면서 훼손되거나 분실되는 일도 흔하죠. 또, 4)문서 종류에 따라 각 부서에서 제각기 보관하다 보면 관리 실태에 대해 일괄적으로 파악하기 쉽지 않습니다.
이러한 단점들을 한 번에 해결할 수 있는 방법이 바로 모두싸인으로 전자계약 시스템을 도입하는 것입니다.

종이 원본을 스캔하고 정리할 필요 없이 간단하게 계약을 체결하고 안전성을 인정받은 AWS(Amazon Web Services)에 저장되기 때문에 분실의 위험으로부터 안심할 수 있습니다. 또한 클라우드 서비스의 가장 큰 장점! 언제 어디서든지 필요할 때 쉽게 열람이 가능하다는 것이죠. 검색을 통해 수많은 문서 중 원하는 것을 빠르게 찾을 수도 있습니다.

모두싸인 도입 전 작성한 문서들은 하드카피로 보관/관리해야 하나 고민이실텐데요. 모두싸인 고객님들이 보다 더 중요한 업무에 몰입하실 수 있도록 돕는 외부문서 관리 기능을 소개합니다!

모두싸인의 외부 문서 관리 기능

외부문서 관리 기능은 기존에 가지고 있던 종이계약 스캔본 파일은 물론 모두싸인 이외의 전자계약 PDF 파일을 모두싸인 내에서 통합 관리할 수 있는 기능이에요. 계약 제목과 유형 등의 정보를 기입해둘 수 있어 이후 검색과 관리가 용이합니다. 업로드 해야 할 서류가 많아도 걱정하지 마세요. 일괄 등록 기능을 통해 여러 문서를 한꺼번에 업로드할 수 있습니다.

*현재 외부문서 관리 기능은 프리미엄 요금제 이용자 및 조직 기능 이용자 중 최고 관리자 계정만 이용할 수 있습니다.
*모두싸인에서 체결되지 않은 외부문서에 대한 법적 효력 및 증명은 이용자가 직접 진행해야 합니다.

📖외부문서 단건 등록 이용 방법 알아보기 👉
📖외부문서 일괄 등록 이용 방법 알아보기 👉

최근 디지털 트랜스포메이션이 화두로 떠오르면서 많은 기업에서 여러가지 방법을 통해 전환을 시도하고 계실텐데요. 트렌드와는 별개로 실무 담당자들은 그러한 전환 절차 또한 부가적인 업무로 느껴져 부담이 되기도 합니다. 모두싸인을 통해 종이문서의 번거로움과 리스크는 줄이고 효율적인 업무를 시작해보세요.

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