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권고사직은 기업과 직원 모두에게 부담이 되는 민감한 과정으로, 이를 성공적으로 운영하기 위해서는 투명한 절차, 명확한 커뮤니케이션, 공정한 기준이 필수적입니다. 그래서 권고사직과 관련한 사안은 인사담당자들이 자주 묻는 주제이기도 한데요. 권고사직을 고려하고 있거나 실무적 대응이 필요할 때 이 실무 가이드를 찾아 활용해 보시기 바랍니다.
[목차]
① 권고사직 대응 프로세스
② 법적 고려가 필요한 실무 이슈
③ 면담 가이드라인 및 대응 방안
1. 권고사직 대응 프로세스
먼저 권고사직에 대해 알아봅니다.
권고사직이란 기업이 구조조정, 경영 악화 또는 조직과 직무의 부적합성을 이유로 직원에게 퇴사를 권유하는 과정을 말합니다. 권고사직은 직원의 자발적인 승낙을 전제로 하며, 기업은 이를 통해 근로관계를 원만하게 종료할 수 있습니다. 그러나 부당해고와 구별되지 않는 경우 법적 분쟁이 발생할 수 있어, 사전에 신중한 접근과 적절한 절차가 요구됩니다.
권고사직 대응 프로세스는 (1) 사전 준비 → (2) 면담 실시 및 조건 협의 → (3) 직원 동의 및 사직서 수령 → (4) 근로계약 합의 해지에 따른 퇴직 처리의 순서로 진행할 수 있습니다. 각 단계마다 세부적으로 고민하고 준비해야 할 사항들을 살펴봅시다.
(1) 사전 준비
1) 권고사직 실시 여부와 대상자 선정
- 사유 명확화 : 경영 상황, 조직 개편, 저성과 문제 등 권고사직을 고려하게 된 명확한 이유를 설정합니다.
- 대상자 선정 기준 수립 : 근속연수, 직급, 성과 평가 등을 바탕으로 공정한 기준을 마련합니다.
2) 법적 리스크 인식
- 해고와의 구별 : 권고사직 대상자를 설득하기 위해 무리한 지시나 강요가 없도록 해야 합니다. 그렇지 않을 경우 부당해고에 해당하여 권고사직이 무효가 될 수 있습니다.
- 면담 가이드 마련 : 부당해고에 해당할 여지가 없도록 면담 담당자의 언행과 행동에 유의하여야 합니다. 면담 담당자에게 면담 가이드를 제공하는 것이 바람직합니다.
- 지원금 수급 중단 여부 : 비자발적 퇴사가 이루어질 경우, 고용 관련 지원금 수급이 중단될 수 있음을 검토하여야 합니다.
- 외국인 채용 제한 : 외국인 H-2, E-9 체류자격의 외국인근로자의 근로가 시작된 날부터 6개월 이내에 내국인 권고사직 처리 시 향후 3년간 외국인 근로자 고용이 제한될 수 있습니다.
3) 내부 절차 수립
- 면담 일정 계획 : 권고사직 대상자 중 조정이 필요한 정도에 따라 순차적으로 면담 일정을 계획합니다.
- 조건 pool 설정 : 직원의 승낙을 이끌어낼 수 있는 조건들을 마련합니다.
- 직원 거부 대처 : 권고사직은 직원의 승낙이 필요하므로, 동의하지 않았을 경우에 진행할 단계를 계획하거나, 조건 등을 통한 설득 방안을 마련합니다.
(2) 면담과 협의
1) 사전 공지
- 면담 일정 및 목적 공지 : 이 과정을 통해 직원은 면담에 대한 사전 정보를 얻고 준비할 시간을 가질 수 있습니다.
- 공지 내용 결정 : 면담 날짜, 시간, 장소 / 면담 목적(예: 회사의 구조조정 및 권고사직 안내) / 면담 대상자(직원)의 이름과 부서 / 직원이 면담 전 준비해야 할 사항(예: 관련 서류, 질문 등) / 면담과 관련된 문의 사항이 있을 경우 연락할 담당자의 연락처 등 공지 내용을 결정합니다.
2) 면담 진행 및 협상
- 면담 시작 : 면담을 통해 직원에게 권고사직의 이유를 설명함
- 직원의 수용 여부와 요구사항 확인
- 조건 협의 : 퇴직금, 위로금, 퇴직일 등 조건에 대해 협의
3) 문서화와 합의
- 면담에서 논의된 사항은 합의서 형태로 문서화하여 양측이 서명하도록 합니다. 이는 추후 법적 분쟁을 예방하는 데 중요합니다.
(3) 직원 동의와 사직서 수령
1) 직원 동의 확보
- 면담이 수월하게 진행되어 직원이 권고사직에 동의한다면 그에 따라 권고사직 처리가 진행됩니다.
- 동의하지 않을 경우에는 다른 조건으로 2차 면담을 진행하거나 추가적인 요구사항을 확인하고 회사에서 허용할 수 있는 범위 내에서 대안을 마련하여야 합니다.
2) 사직서 수령
- 당사자 합의에 따라 서명이 담긴 사직서를 수령합니다. 추가적인 합의서 및 확인서가 필요한 경우에도 마찬가지로 작성하여 수령하여야 합니다.
(4) 퇴직 처리와 이후 지원
1) 퇴직 처리
- 합의된 퇴직일에 따라 퇴직금, 위로금 등 모든 금품을 정산합니다.
2) 퇴직 이후 지원
- 재취업 지원과 같은 사후 지원이 필요한 경우, 이를 명확히 안내합니다.
2. 법적 고려가 필요한 실무 이슈
(1) 해고와의 구별
앞서 언급한 바와 같이 권고사직은 직원의 자발적인 의사에 따라 유효하게 성립됩니다. 그러나 직원이 이를 해고로 인식하고 노동위원회에 부당해고 구제 신청을 할 위험이 있습니다. 따라서 면담 과정에서 강압적인 분위기를 조성하지 않도록 주의해야 합니다.
1) 직원의 권고사직 수용
- 직원의 자발성 보장 : 직원의 자발적인 의사로 회사의 권고사직을 수용하여야 유효합니다. 회사는 사직을 권고한 것일 뿐이라고 하더라도, 직원은 사실상 해고를 통보한 것이라고 주장하며 노동위원회에 부당해고 구제신청을 할 수 있습니다.
2) 절차상 제한
- 회사 내규 및 의사결정에 따른 절차 운영 : 해고는 근로기준법에서 정한 절차(해고예고, 사유와 시기의 제한 등)를 따라야하나, 권고사직은 법에 정함이 없습니다. 따라서 권고사직의 절차는 회사에서 의사결정을 통하여 운영하여야 합니다.
(2) 대상자 선정과 차별 금지
1) 객관적 기준 정립
대상자를 선정하기 위하여 사전에 객관적인 기준을 정립하는 것이 바람직합니다. 객관적인 기준의 예시는 다음과 같습니다.
- 업무상 필요성 : 추후 정리 가능성이 있거나 필요하지 않은 직무를 담당하는 직원, 동일한 업무를 수행하는 직원이 다수 존재하여 중복되는 인력, 프로젝트 계약직 혹은 특정 프로젝트 종료로 더 이상 필요하지 않은 직원 등
- 업무 성과 : 최근 3년간의 업무 성과 평가 결과가 낮은 직원 등
- 근태 기록 : 잦은 결근, 지각, 조퇴 등의 빈도가 높은 직원, 회사에서 제공하는 각종 프로그램에 참여도가 낮은 직원 등
- 개별 사유 : 기술 변화에 적응하지 못하고, 새로운 기술 습득에 어려움을 겪는 직원, 현재 맡고 있는 업무와 전공이나 전문성이 맞지 않는 직원, 협업 능력이 낮아 팀워크에 부정적인 영향을 미치는 직원 등
- 근속 연수 : 10년 이상 근속한 직원, 5년 이상 근속한 직원 등 (직무 또는 사업부에 따라 달리 정할 수 있음)
2) 차별 금지
- 대상자 선정 시 성별, 연령, 종교, 장애 등을 이유로 차별하지 않아야 합니다.
3) 투명성 확보
- 회사가 대상자 선정 과정과 이유를 명확히 설명할 수 있어야 직원의 수용도를 높일 수 있습니다.
3. 면담 가이드라인 및 대응 방안
(1) 면담 가이드라인
1) 면담 준비
- 자료 준비 : 직원의 근무 기록과 성과 자료를 미리 준비합니다.
- 면담 목표 설정 : 권고사직의 이유와 논의할 조건을 명확히 정합니다.
2) 면담 진행 방법
- 친근한 분위기 조성 : 강제적인 분위기를 피하고, 자연스러운 대화를 유도합니다.
- 명확한 설명과 경청 : 권고사직의 배경과 조건을 명확히 설명하며, 직원의 의견을 경청합니다.
- 조건 협의 : 위로금과 재취업 지원 등 직원이 수용할 수 있는 조건을 협의합니다.
3) 마무리와 후속 조치
- 퇴직 절차 안내 : 퇴직 처리와 관련된 세부 사항을 안내합니다.
- 문서화 : 합의된 사항을 문서로 명확히 하여 법적 분쟁을 예방합니다.
(2) 단계적 대응
1) 단계적인 면담의 필요성
- 1차에 그치지 않고, 2~3차 권고사직 면담을 단계적으로 진행하여 직원의 요구사항을 파악하고, 권고사직 수용을 이끌어 낼 수 있습니다.
- 다만, 과다하고 반복적인 면담일 경우 퇴직을 강요하는 분위기가 형성될 수 있음을 유의하여야 합니다.
[대법원(1993. 2. 9. 선고 91다36666) 판례 참고]
사용자가 근로자로부터 사직서를 제출 받고 이를 수리하는 의원면직의 형식을 취하여 근로계약관계를 종료 시킨다고 하더라도 사직의 의사 없는 근로자로 하여금 어쩔 수 없이 사직서를 제출하게 한 경우에는 실질적으로는 사용자의 일방적 의사에 의하여 근로계약관계를 종료시키는 것이어서 해고에 해당합니다.
2) 단계적으로 상호 수용가능한 조건 제시 가능
- 단계적인 면담을 통해 권고사직 대상자의 수용을 이끌어낼 수 있는 방안을 파악하고, 내부적인 의사결정을 통하여 조건 pool을 형성할 수 있습니다.
- 예를 들어 회사의 사정에 따라 퇴직 위로금 등의 설정을 결정할 수 있습니다.
3) 권고사직을 수용하지 않는 직원 대응 방안으로의 활용
권고사직은 직원의 의사가 중요하므로 수용하지 않을 경우에 대한 대비가 필요하며, 이러한 단계적인 대비는 추후 경영상 이유에 의한 해고의 정당성 요건 중 하나인 ‘해고회피노력’의 일환으로 작용할 수 있습니다.
- 부서 이동 : 다른 부서나 팀으로 이동하여 계속 근무할 수 있는지 검토합니다.
- 재교육 기회 제공 : 새로운 기술 습득이나 업무 변화를 위한 재교육 기회를 제공합니다.
- 근무 조건 변경 : 근무 시간, 역할, 책임 등을 조정하여 직원의 부담을 줄이고 새로운 근무환경을 제공합니다.
성공적인 권고사직 운영을 위해선?
기업은 법적 리스크를 예방하기 위해 강압적인 분위기를 피하고, 직원의 자발적인 승낙을 이끌어낼 수 있는 조건을 마련해야 합니다. 또한, 면담 과정에서 충분한 경청과 배려를 통해 신뢰를 형성하는 것이 중요합니다. 이와 같은 접근을 통해 권고사직은 기업과 직원 모두에게 원만한 해결 방안을 제공할 수 있을 것입니다.
