인사 담당자라면 알아야 하는 채용 시 레퍼런스 체크 주의사항

수시, 경력 채용이 대세가 된 요즘! ‘레퍼런스 체크(평판조회)’가 핵심 채용 과정(절차)으로 떠오르고 있습니다. 취업 플랫폼 잡코리아가 국내 639개의 인사 담당자를 대상으로 한 설문조사에서 59%는 “채용 시 레퍼런스 체크를 한다”라고 답했습니다. 즉 기업의 절반 이상이 레퍼런스 체크를 진행한다는 것이죠. 수시, 경력 채용으로 채용 기조가 바뀌고, 이직이 보편화되면서 레퍼런스 체크를 하는 기업은 더욱 늘어날 것으로 예상됩니다.

하지만 지원자의 동의 없는 레퍼런스 진행 시 개인정보보호법을 위반할 수 있으므로 주의해야 할 부분이 많습니다! 진행 시 어떤 이슈가 있고, 어떻게 법적 문제를 최소화할 수 있는지, 인사 담당자라면 꼭 알아야 할 내용들을 정리해드립니다.

‘평판’은 법에서 보호하는 개인정보일까?

레퍼런스 체크는 평판조회라고도 불리며, 지원자에 대해 파악하기 위하여 전 직장의 인사 담당자 또는 동료 직원에게 대인관계, 업무 능력 등을 확인하는 것을 말합니다. 그런데 그 평판이라는 것이 개인정보영역에 해당되며 법적으로 보호받는다는 사실을 알고 계시나요? 연령, 정보, 주소 등 개인에 대한 객관적인 정보는 물론 ‘특정인에 대한 조직 구성원으로서의 전반적인 의견, 평가’ 등 제3자에 의해 만들어진 정보도 개인정보의 범위에 포함됩니다.

인사 담당자(인사권자)는 회사 직원들의 개인정보를 관리하는 ‘개인정보 처리자’입니다. 이런 개인정보 처리자는 ‘정보주체의 동의를 받은 경우 제3자에게 제공할 수 있다’고 「개인정보보호법 제17조」에 나와 있습니다. 따라서 개인정보보호법을 명확하게 숙지하고 있어야 리스크를 대비할 수 있습니다.

레퍼런스 체크 시 발생할 수 있는 법적 이슈(동의서를 받지 않았을 경우)

레퍼런스 체크 시 ‘동의서’를 받지 않으면 아래와 같은 법적 이슈가 생길 수 있습니다.

• CASE 1) 인사 담당자가 지원자의 동의 없이 이전 회사 인사 담당자를 통해 평판조회를 한 경우

관련 법률: 「개인정보보호법 71조 1호」에 따르면 정보주체의 동의를 받지 않고 개인정보를 제3자에게 제공한 자 또는 그 사정을 알고 개인정보를 받은 자는 5년 이하 징역 또는 5000만 원 이하 벌금에 처할 수 있습니다.

이 경우 「개인정보법 71조 1호」에 따라 인사 담당자는 5년 이하의 징역 또는 5000만 원 이하 벌금에 처할 수 있습니다. ‘정보주체(지원자)의 동의를 받지 않은 사정을 알고 개인정보를 제공받은 자’에 해당되기 때문입니다.

• CASE 2) 인사 담당자가 지원자의 동의 없이 이전 회사 전 직장 상사 및 동료에게 평판조회를 한 경우

관련 법률: 「개인정보법 75조 1항 1호」에 따르면 개인정보보호법 15조 1항 중 정보주체의 동의를 받지 않고 개인정보를 제공 및 수집한 경우, 5000만 원 이하 과태료 대상이 됩니다.

기존 재직 회사에서 입사 지원자와 함께 일했던 상사와 동료도 평판조회 과정에서 연락 대상이죠. 이 경우 전 직장 상사 및 동료는 개인정보보호법에서 말하는 인사 담당자와 같은 개인정보처리자로 볼 수 없습니다. 따라서 이들에게 레퍼런스 체크를 하는 것이 개인정보보호법에 규정된 형사처벌을 받는 행위는 아닙니다. 하지만 정보주체(지원자)의 동의 없이 이들로부터 개인정보를 수집한 것이므로 과태료 부과 대상에 해당될 수 있습니다.

레퍼런스 체크, 안전하게 할 수 있는 법

사전에 지원자로부터 ‘평판조회 동의서’를 받으면 대부분의 리스크를 사전에 차단할 수 있습니다. 평판조회 동의를 받는 것만으로도 지원자가 정보 제공에 대한 동의를 하는 것이기 때문에 향후 발생할 법적 문제를 예방할 수 있기 때문입니다.

동의서에는 정보 수집 목적, 수집 항목 등과 함께 채용 절차 이후 정보가 파기된다는 점을 명시하는 것이 좋습니다. 또한, 지원자에게 거부권이 있다는 점도 포함되는 것이 바람직합니다. 정리하자면 동의서에 아래와 같은 내용이 들어가면 좋습니다.

• 이용 목적
• 수집 항목
• 보유 기간
• 기타 고지사항(정보 제공을 거부할 권리, 채용 이후에 정보를 파기한다는 점 등)

평판조회 동의서도 모두싸인으로 편리하게!

종이 동의서는 이제 그만! 이메일 & 카카오톡으로 동의서를 보내세요. 전자 동의서를 통해 평판 조회 동의를 받으면 인사 담당자와 지원자 모두가 편리해집니다.

모두싸인은 계약서뿐만 아니라 서명이 필요한 모든 문서 진행이 가능합니다. 그중에서도 ‘평판조회 실시 동의서’를 통해 인사 담당자와 지원자가 언제 어디서나 동의서를 열람하고 서명날인 할 수 있습니다. 또한, 완료된 동의서는 인사 담당자와 지원자에게 자동으로 교부되기에 별도로 전송할 필요가 없습니다.

무엇보다 모두싸인을 이용하면 지원자에게 긍정적인 채용 경험을 제공할 수 있습니다. 모든 것이 디지털 전환을 이루는 현시점에서 평판조회 동의서를 전자적 방식으로 진행한다면, 지원자에게 디지털 혁신에 앞서는 기업의 이미지를 남겨줄 수 있습니다. 그뿐만 아니라 지원자의 시간과 비용을 덜어주어 기업과 지원자, 모두에게 좋습니다. 지금 1개월 무료 이용을 시작해 모두싸인으로 안전하게 레퍼런스 체크하세요!