기업과 기관에서 앞다투어 디지털 전환을 시행하는 지금, 한 번쯤 전자계약으로 서명날인을 진행한 경험이 있으실 것입니다. 전자계약을 경험해보셨다면 기관에 방문하거나 거래처와 만나는 수고 없이도 계약 체결이 가능했다는 기억이 나실텐데요.
하지만 전자계약으로 손쉽게 서명한 경험이 있더라도 현재 진행하는 업무에 전자계약 도입을 고려해보지 못하셨을 수 있습니다. 직접 만나지 않아도 되니 계약 업무 시간은 줄어들 것 같은데, 다른 이점이 예상되지 않으실 수 있고요. 이미 익숙해진 업무 프로세스를 바꾸는게 번거롭기도 합니다.
전자계약으로 시간과 비용만 절약되는 것이 아닙니다. 단 한 번의 전자계약 도입으로 자각하지 못했던 부분까지 달라질 수 있습니다. 전자서명의 간편함은 체감했지만 도입을 망설이고 계시는 분들을 위해 전자계약으로 달라진 회사의 모습을 전해드리고자 합니다.
1️⃣ 기업 비용 절감
전자계약 도입 효과가 가시적으로 드러나는 부분 중 하나는 바로 비용입니다. 고객사나 협력사가 전국에 위치하면 계약 건마다 등기비나 출장비용이 발생합니다. 하지만 전자계약을 활용하면 우편, 출장 대신 이메일이나 카카오톡으로 계약서를 발송하고 계약이 체결되면 자동으로 계약서가 교부되어 전자계약 서비스 클라우드 서버에 저장됩니다.
계약서 출력을 하지 않아도 되니 종이, 인쇄, 보관비용 등 고정비가 줄어들고 계약서 관리를 위해 단기 사무보조 아르바이트를 채용하지 않아도 됩니다.
2️⃣ 업무 시간 절약
한 번이라도 전자계약을 체험해보셨다면 업무 시간을 줄일 수 있다는 점에는 이의가 없으실 것입니다. 자주 사용하는 계약서에 입력란을 설정하여 템플릿을 등록해두면 언제 어디서든 계약 상대방 정보만 업로드하고 서명요청을 할 수 있습니다. 이메일, 카카오톡, 링크 등 원하는 수단으로 계약 상대방이 받아볼 수 있어 모바일 전자서명에 소요되는 시간까지 단축할 수 있습니다.
3️⃣ 업무 생산성 및 효율 향상
다수의 상대방과 계약 업무 중 어떤 서명자가 계약을 체결하지 않았는지 한눈에 파악하기 어려웠던 경험이 있으신가요? 전자계약시스템을 이용하면 계약 진행 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 또한 계약 갱신, 만료, 이행일 등 주요 일정에 따라 리마인드 메일을 발송하는 기능 덕분에 계약 관련 일정을 일일이 관리할 필요가 없어집니다.
계약서 준비, 체결, 관리에 소요되던 리소스가 대폭 줄고 같은 시간에 가치가 높은 업무를 할 수 있어 업무 생산성이 대폭 향상됩니다.
4️⃣ 내·외부 만족도 제고
전자계약 도입효과는 솔루션을 도입한 부서에 국한되어있지 않습니다. 계약서에 도장을 날인하는 내·외부 이해관계자 모두의 만족도가 높아집니다. 만나지 않고도 계약을 체결할 수 있어 편리할 뿐만 아니라 대외비가 외부에 노출될 가능성이 사라져 안전합니다. 이전에 계약 업무에 쓰던 시간을 계약 상대방의 소통에 사용한다면 장기적으로는 내·외부 이해관계자의 신뢰관계 구축도 기대해볼 수 있습니다.
5️⃣ 기업·기관 디지털 혁신의 시작
뉴스에는 하루가 멀다하고 ‘디지털 혁신’ 키워드가 언급되고 있습니다. 디지털 혁신이란 디지털 기술이나 툴을 도입하여 업무 프로세스를 자동화하고 경쟁력을 확보하는 과정인데요. 전자계약 도입으로 디지털 혁신을 시작하길 권장드립니다.
전자계약 서비스 도입부서에서는 매년 반복되는 계약업무 절차가 줄어들어 디지털 혁신을 체감할 수 있고, 계약 상대방은 모바일 계약체결을 경험하여 기업의 디지털 혁신을 실감할 수 있습니다.
6️⃣ 기업 내 문서 관리 시스템 고도화
전자계약을 이용하면 계약서 종류별로 서류를 철하고 캐비넷에 보관하지 않아도 됩니다. 이전에는 계약서 저장 의무 기간에 따라 계약서를 몇 년이나 보관하고 계약서가 필요해지면 문서고를 찾아보아야 했습니다. 전자계약으로 계약서 보관·관리 업무가 단순해지고, 문서 관리 시스템은 체계화됩니다.
전자계약은 서명 요청 시점부터 계약서 확인, 계약체결 등 서명의 주요 이력이 남아 서명 진행상태, 기간을 설정하여 간편하게 계약서를 조회할 수 있습니다. 전사적으로 전자계약을 이용하면 부서별, 직급별로 담당자의 업무 권한을 설정할 수 있어 더욱 안전하고 체계적입니다.
7️⃣ ESG 경영 실현
전자계약 솔루션으로 업무 리소스 절감에서 나아가 ESG기업 이미지까지 더할 수 있습니다. 첫째, 기존 계약업무의 종이 사용량, 우편 및 등기 발송 시 발생하는 탄소발자국이 줄어들어 환경보호에 기여할 수 있습니다. 둘째, 지류계약서의 노출·분실·누락에 따른 정보유출 위험에서 벗어날 수 있습니다. 개인정보 보호 수준이 강화되어 사회적 책임을 다할 수 있습니다. 마지막으로 서명 요청을 한 순간부터 계약체결까지 계약의 주요 진행이력이 기록되어 계약 업무의 투명성이 높아집니다.
이미 다양한 산업과 부서에서 모두싸인으로 업무 프로세스를 혁신하고 있습니다. 시간과 비용 절감은 물론 신뢰도와 만족도 향상으로 모두싸인 전자계약 서비스를 도입하는 회사는 지금도 늘어나고 있습니다. 다음과 같은 고민을 해보신 분들께 모두싸인 도입을 추천드립니다.
- 계약업무에 소요되는 시간과 비용이 아깝게 느껴지시는 분들
- 매해 쌓여가는 계약서를 관리하기 부담스러운 분들
- 디지털혁신과 ESG경영을 실현하고싶지만 실현방안이 고민이신 분들
- 내·외부 이해관계자와의 커뮤니케이션 만족도를 높이고싶으신 분들
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