스마트 워크 솔루션에는 어떤 서비스들이 있나요?
코로나19 이후 스마트 워크가 확산되고 있으며, 이러한 트렌드는 엔데믹 후에도 계속 이어질 것으로 예상됩니다. 스마트 워크는 기존의 사무실 근무 개념을 벗어나, 언제 어디서든 편리하고 효율적으로 근무할 수 있도록 하는 미래 지향적인 업무 환경입니다.
스마트 워크는 집에도 일하는 재택 근무, 각종 휴대 기기를 활용하여 외부에서도 일할 수 있는 모바일 오피스, 마지막으로 집 또는 업무 현장과 가까운 곳에 있는 스마트 워크스페이스의 세 가지 업무 형태를 포함한 개념입니다.
초창기의 스마트워크가 단순히 ICT 도입에 중심이 맞춰져 있었다면, 코로나19 이후의 스마트워크는 일의 의미를 재정의하는 단계까지 나아갔습니다. 팬데믹 이전에는 ‘사무실에 출근해’ 열심히 일하는 게 전부였지만, 이제는 ‘어디서나 성과를 내도록’ 일해야 하는 고민이 시작된 것입니다. 이에 따라 ‘어디서나 성과를 낼 수 있는’ 스마크워크를 구현하는 데 기업이 관심을 기울이고 있습니다.
최근 국내에서는 근무 환경이 유연했던 IT 기업을 넘어, 보수적인 인식이 강하다고 여겨지던 금융권 기업들도 스마트워크를 도입하고 있어 주목 받고 있습니다.
한화투자증권의 경우 주3회 재택근무를 선택할 수 있고, 사무실을 자율 좌석제로 변경해 업무 공간을 효율적으로 관리하고 있습니다. 그리고 현대카드와 신한카드 역시 재택근무를 선택하고 거점 오피스를 운영하는 중입니다.
‘뉴 노멀’로 자리잡은 스마트 워크 솔루션
스마트 워크를 위해서는 이동 시간 및 공간 활용에 따른 비용을 효율적으로 할 수 있는 스마트 워크스페이스와, 어디서든 일할 수 있도록 돕는 각종 업무용 기기, 그리고 시공간을 극복하여 오피스 수준의 또는 그 이상의 협업 효율을 구현할 수 있는 각종 솔루션이 필요합니다.
스마트 워크플레이스는 위워크와 같은 공유 오피스 또는 거점 오피스 등으로, 업무용 기기의 경우에는 PC와 태블릿, 스마트폰 등으로 크고 익숙한 범위의 구분이 가능합니다.
반면 스마트 워크 솔루션의 경우 종류가 훨씬 다양하고, 회사에 맞는 특화된 솔루션을 사용하는 점에서 약간 다릅니다. 스마트 워크 솔루션은 팀 커뮤니케이션, 파일 공유, 프로젝트 관리 서비스 등으로 구분할 수 있으며, 오늘은 대표적인 스마트 워크 솔루션 몇 가지에 대해 알아보겠습니다.
스마트 워크를 위한 솔루션
팀 커뮤니케이션을 위한 솔루션: 마이크로소프트 팀즈
마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)는 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼으로, 메신저, 화상 통화, 파일 저장 및 각종 애플리케이션 연동을 제공하고 있습니다. 마이크로소프트 팀즈는 코로나19 이후 더욱 활성화되어, 약 1억 4,500만 명의 사용자를 보유할 정도(2021년 기준, 출처: 위키백과)로 널리 사용되고 있는 솔루션이기도 합니다.
마이크로소프트 팀즈의 장점은, 많은 사람이 사용하고 있는 마이크로소프트의 오피스 프로그램과 연동이 가장 잘 된다는 것입니다. 여기에 인터페이스 구성이 매우 직관적으로 되어 있어 사용하기 쉽고, 보안 기능이 매우 우수 하다는 장점도 있습니다.
게다가 출시 시점부터 다국어를 지원해 왔는데, 많은 커뮤니케이션 솔루션들이 생각보다 한국어 지원이 원활하지 않다는 점을 고려해 본다면 큰 장점이기도 합니다. 이는 오랫동안 글로벌 시장을 타깃으로 많은 솔루션을 개발한 마이크로소프트의 입장에서는 가장 기본적으로 지켜 왔던 사항이기도 합니다.
파일 공유 솔루션: 구글 드라이브
구글 드라이브(Google Drive)는 클라우드 기반의 파일 저장 및 공유 솔루션입니다. 구글 드라이브에서는 각 계정별로 15GB의 무료 저장 용량이 주어져 기업뿐 아니라 개인 사용자들에게도 인기가 높으며, 기업의 경우 추가적으로 용량을 구매해 사용하면 되는 방식이라 편리합니다.
구글 드라이브는 접근성만큼 보안에 신경을 쓴 솔루션입니다. 저장된 파일은 안전하게 암호화된 방식으로 저장되며, 자동으로 멀웨어나 랜섬웨어, 피싱 등을 감지해 삭제하는 기능도 있습니다. 그리고 클라우드 기반으로 로컬 기기에 대한 리스크를 최소화 하고 있습니다.
구글 드라이브는 마이크로소프트 팀즈와 마찬가지로, 많은 사람들이 사용하고 있는 Docs, Sheets, Slides와 같은 애플리케이션과 쉽게 호환 작업이 가능합니다. 또한 구글의 강력한 검색 기능이 Drive에도 적용되어, 어떤 파일을 찾을지 예측하고 관련성 높은 파일을 보여줘 검색 시간을 절약해 줍니다.
프로젝트 관리 솔루션: 노션
노션은 칸반 보드, 위키, 메모 등 많은 작업 도구를 활용할 수 있는 협업 솔루션입니다. 이미 많은 회사들이 노션을 활용해 자료와 데이터를 저장 및 정리하고 있으며, 프로젝트와 작업 역시 효율적으로 관리하는 중입니다.
노션은 가볍고 쉬우면서도, 효율적으로 사용할 수 있다는 게 가장 큰 장점입니다. PC에서 웹 브라우저를, 스마트폰이나 태블릿 앱을 통해서 쉽게 접근해 공동으로 작업할 수 있습니다. 특히 노션은 iOS와 안드로이드, 웹 뿐만 아니라, 윈도우와 맥 운영체제 모두를 지원하고 있어, 개인적으로 또는 기업용으로 어떻게 사용하든 편리함을 제공합니다.
그리고 프로젝트 일정과 리소스 관리, 자료 및 데이터 저장을 효율적으로 할 수 있는 수천 개의 무료 템플릿이 있어, 필요에 따라 적당한 템플릿을 사용하면 됩니다. 이러한 템플릿에 따라 여러 명이 동시 작업을 하면서 작업 효율성을 높임과 동시에, 각종 문서 양식 공유에 따른 시간을 대폭 절감할 수 있습니다.
더 전문적인 스마트 워크 솔루션: 전자계약 솔루션 모두싸인
앞서 언급한 스마트 워크 솔루션들의 경우, 구성원들의 시간과 공간이 분리되어 일하는 상황에도 편하고 안전하게 일할 수 있도록 간편함과 보안에 신경 쓰고 있습니다. 그리고 이러한 트렌드를 바탕으로, 계약 업무 역시 간편함과 보안을 신경 쓴 전자계약 서비스가 등장하였습니다.
대표적인 서비스로는 대한민국 1등 전자계약, 모두싸인이 있습니다.
회사 또는 단체의 계약 당사자들은, 모두싸인을 통해 계약 업무를 쉽고 안전하게 할 수 있습니다.
모두싸인으로 계약 과정의 처음부터 끝까지 모든 과정이 간편해집니다.
모두싸인에서는 기존에 사용하던 양식을 업로드하여 계약을 진행할 수 있고, 계약 상대방은 이메일과 카카오톡을 통해 회원 가입 없이 서명이 가능합니다. 그리고 사인과 도장을 온라인으로 만들고 바로 계약 체결에 활용할 수 있습니다.
모두싸인에서는 계약 문서도 손쉽게 관리할 수 있습니다.
계약한 문서는 클라우드 저장소에 안전하게 보관되어 분실의 위험으로부터 안심할 수 있으며, 필요한 문서를 빠르게 검색할 수 있어 체계적인 관리가 가능합니다. 그리고 모든 계약 과정이 실시간으로 추적 되어 미체결 또는 누락된 계약 건을 쉽게 확인할 수 있습니다.
모두싸인은 강력한 보안을 갖춘 솔루션입니다. 모두싸인은 국내 전자계약 전문기업 최초로 국제표준화기구(ISO)와 국제전기기술위원회(IEC)에서 제정한 ISO 27001 보안 인증을 획득하였습니다. 따라서 정보 보호 분야에서 가장 권위 있는 세계적 수준의 보안 역량을 공인 받게 되었습니다.
그리고 모두싸인은 전송하는 계약 데이터를 안전하게 보호합니다. 서버 내 입력된 데이터는 모두 암호화를 통해 안전하게 저장되고 있으며, AWS 데이터 센터에 데이터를 저장해 전문 보안 시스템 및 보안 직원이 물리적인 접근을 엄격히 통제하고 있습니다.
스마트 워크는 엔데믹 이후에도 주류로 점점 자리잡을 것이며, 모두싸인 역시 스마트 워크 솔루션으로 기업의 계약 문화를 바꾸기 위해 노력하고 있습니다.
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