지금도 종이로 계약업무를 진행한다면 종이계약만 당연한 계약 방식이라고 생각하실 수 있습니다. 계약서에 날인된 서명은 영구적으로 느껴지고, 계약 체결 중 나누는 대화로 상대방과의 신뢰는 두터워지는 기분입니다. 이처럼 종이계약은 가장 안전한 계약 체결 방식으로 여겨졌습니다.
하지만 보편적인 인식과는 달리 종이계약은 가장 안전한 수단은 아닙니다. 전자계약은 종이계약보다 안전할 뿐만 아니라 계약 체결이 신속하고 비용도 합리적입니다. 오늘은 종이계약에 익숙한 분들이 전자계약에 갖는 의문점에 답변을 드림으로써 우리 회사에 적합한 계약 방식을 선택하는데 도움을 드리고자 합니다.
🤔 종이계약이 전자계약보다 훨씬 저렴하지 않나요?
A. 전자계약을 도입하면 인쇄비, 등기비 등 고정비가 발생하지 않습니다.
일부 회사는 전자계약 이용 요금이 부담스러워 도입을 미룹니다.
하지만 종이계약은 우리가 인식하지 못하는 여러 비용을 지출해야 합니다. 계약서·동의서 출력을 위해 종이와 인쇄 비용이 소요됩니다. 원거리의 상대방과 계약을 체결하면 등기비용이나 출장비, 교통비가 발생합니다. 계약 체결양이 많고 업력이 길수록 계약서 보관 비용도 커집니다.
고정비용이라 인식하지 못했던 종이계약의 비용을 감안하면 전자계약이 더 저렴합니다.
🤔 종이로 계약 잘 하고 있는데 전자계약이라고 업무 방식이 달라지나요?
A. 대면 미팅이 필요 없어 임직원의 업무 효율은 높아지고 계약 지연이 발생하지 않습니다.
기존에는 대면 미팅을 통해 계약을 체결 했습니다. 계약 상대방과 미팅 시간을 조율하고 직접 계약을 체결하기까지 소요되는 임직원의 리소스는 상당합니다. 매년 반복되는 계약에 전자계약을 활용하면 줄어든 시간을 더 가치있는 업무에 투입할 수 있습니다.
종이계약을 하면 때때로 업무가 지연됩니다. 조항에 오류가 발견되면 계약서를 다시 인쇄하고 계약을 체결하여 불편합니다. 또한 우편이나 등기로 계약서를 전송하면 계약서를 주고 받는데도 최소 사흘이 소요되고, 지연이 발생하면 계약 체결까지 소요되는 시간은 더 길어집니다.
전자계약을 활용하면 계약서 일부만 수정하여 이메일, 카카오톡, 링크 등 원하는 수단으로 계약을 요청하고 상대방은 계약서를 확인하고 서명만 날인하면 됩니다.
🤔 종이계약이 전자계약보다 더 안전하고 관리하기 편하지 않나요?
A. 전자계약은 계약서가 클라우드에 반영구적으로 저장되어 종이계약보다 안전합니다. 검색 기능이 있어 관리도 편리합니다.
반면 종이계약은 계약서 분실, 누락과 훼손 문제에 취약합니다. 계약서가 허술하게 보관되면 지나가는 직원에 의해 기밀이 유출될 수 있습니다. 또 계약서가 물에 젖거나 찢어지는 등 훼손에도 취약합니다. 정보 보안이 중요한 계약 담당자에게 전자계약은 더 나은 선택지입니다.
계약서가 문서고에 안전하게 보관되었더라도 원하는 계약서를 곧바로 발견하기 어렵습니다. 전자계약을 이용하면 인사 노무 이슈로 오래된 계약서가 필요할 때 계약 상대방의 이름, 계약 체결 기간 등 원하는 조건으로 검색하여 1분만에 원하는 계약서를 찾을 수 있습니다.
계약 갱신일에 맞추어 알림을 미리 설정할 수도 있어 계약 업무 스케줄을 지속적으로 체크하지 않아도 됩니다.
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