계약 생애주기 관리라는 개념이 등장한 이유
어떤 계약이 아직 유효한지 확인해야 할 때, 대부분은 계약서를 다시 열어보는 방식에 의존하게 됩니다. 곧 갱신이 필요한 계약이나 이미 종료된 계약 역시 문서를 하나씩 확인하며 판단하는 경우가 많습니다.
계약서가 정리되어 있어도, 계약의 상태를 한눈에 파악할 수 있는 구조는 아닙니다. 이런 환경에서는 계약을 보관하고 있다고는 말할 수 있어도, 계약을 관리하고 있다고 말하기는 어렵습니다.
이처럼 계약이 문서 단위로만 관리될 때, 계약의 흐름과 상태를 지속적으로 파악하는 데에는 분명한 한계가 생깁니다. 이 문제를 설명하기 위해 등장한 개념이 계약 생애주기 관리, 즉 CLM입니다.
CLM이란 무엇인가
CLM은 Contract Lifecycle Management의 약자로, 계약을 개별 문서 단위로 관리하는 방식에서 벗어나
계약의 생성부터 종료까지 전 과정을 하나의 흐름으로 관리하는 개념입니다.
계약이 언제 작성되었는지가 아니라 지금 어떤 상태에 있는지, 다음으로 어떤 관리가 필요한지를 기준으로 계약을 바라봅니다. 이 관점에서 계약은 체결과 동시에 끝나는 결과물이 아니라 일정 기간 동안 지속적으로 관리되어야 하는 대상이 됩니다. CLM의 핵심은 계약 관리의 범위를 체결 이후까지 명확히 확장하는 데 있습니다.
계약 생애주기의 단계별 구성
계약 생애주기는 일반적으로 다음과 같은 흐름으로 나뉩니다.
| 단계 | 구분 | 단계별 역할 |
|---|---|---|
| 전략 및 기획 | 계약 목적과 범위 정의 | 어떤 계약이 필요한지 정리 |
| 작성 | 계약 조건 구성 | 조건과 구조를 문서로 정리 |
| 검토 및 승인 | 리스크 검토 | 내부 합의와 승인 |
| 체결 | 계약 효력 발생 | 서명 완료 |
| 관리 | 계약 상태 관리 | 기간, 조건, 이행 여부 관리 |
| 갱신 및 종료 | 판단과 정리 | 재계약 또는 종료 결정 |
이 단계들은 계약 관리의 흐름을 보여주는 동시에, 각 구간에서 관리의 초점이 어떻게 달라지는지를 보여줍니다. 이 흐름을 기준으로 보면, 계약 관리에서 가장 많은 부담이 발생하는 지점은 체결 이후 단계라는 점을 확인할 수 있습니다.
계약 체결 이후부터 관리가 어려워지는 이유
계약 체결 이전에는 조건과 리스크에 대한 판단이 중심이 됩니다. 반면 계약이 체결된 이후에는 계약 기간, 갱신 조건, 주요 조항을 지속적으로 확인하고 관리해야 합니다. 문제는 이 정보들이 계약서 안에 흩어져 있다는 점입니다. 필요할 때마다 계약서를 다시 열어 확인해야 하고, 담당자가 바뀌면 관리 기준도 함께 달라집니다.
이런 환경에서는 계약을 문서 단위로 관리하는 방식만으로는 계약의 상태를 안정적으로 파악하기 어렵습니다. CLM이 체결 이후 관리에 주목하는 이유입니다.
CLM에서 말하는 ‘관리’의 의미
CLM에서 관리란 계약서를 잘 정리해 두는 일을 의미하지 않습니다. 현재 유효한 계약이 무엇인지, 곧 갱신이나 종료 판단이 필요한 계약은 무엇인지, 계약 조건이 어떤 상태로 적용되고 있는지를 계약서를 열지 않고도 설명할 수 있는 상태를 의미합니다. 이를 위해 계약 정보는 문서가 아니라 데이터 형태로 관리되어야 합니다.
계약 기간, 갱신 조건, 당사자, 주요 의무 사항이 구조화될 때 계약은 단순한 기록물이 아니라 조직 운영을 설명하는 정보 자산으로 기능합니다.
CLM 관점에서 다시 보는 계약 관리
CLM은 계약 관리를 담당자의 기억이나 경험에 의존하는 방식에서 벗어나 조직 공통의 기준으로 정리하는 접근입니다. 계약을 언제, 어떤 상태로, 어떤 기준에 따라 관리할 것인지를 정리하면 계약 관리는 더 이상 불확실한 업무가 아니라 예측 가능한 관리 영역이 됩니다.
이는 계약 관리 업무를 줄이기 위한 접근이 아니라 계약 관리의 방식 자체를 정리하는 접근에 가깝습니다.
계약 체결 이후 관리를 기준으로 한 접근
앞에서 살펴본 CLM의 핵심은 계약을 언제 체결했는지가 아니라, 지금 어떤 상태에 있는지를 기준으로 관리하는 데 있습니다. 이 관점이 실제로 작동하려면 계약이 체결된 방식과 상관없이, 모든 계약을 같은 기준으로 관리할 수 있어야 합니다.
모두싸인 캐비닛은 전자서명으로 체결된 계약뿐 아니라 이미 체결되어 보관 중인 계약서까지 함께 관리하는 것을 전제로 설계되어 있습니다. 계약서 안에 담긴 정보를 기준으로 계약의 현재 상태와 다음 관리 단계를 구조화하기 때문에, 특정 계약이 어디에서 체결되었는지보다 지금 어떤 관리가 필요한지가 먼저 드러납니다. 이 방식에서는 계약서를 하나씩 확인하지 않아도 유효 계약, 갱신 대상 계약, 종료 판단이 필요한 계약을 같은 기준으로 파악할 수 있습니다.
이 구조에서는 계약 체결 이후의 관리가 별도의 작업이 아니라 관리의 기본 단위로 자리 잡게 됩니다.
정리하며
계약 생애주기 관리는 계약을 체결하는 순간이 아니라, 그 이후의 상태를 어떻게 관리할 것인가를 기준으로
계약 관리를 다시 바라보는 관점입니다. 계약을 언제 체결했는지가 아니라, 지금 어떤 상태에 있는지를 설명할 수 있을 때 계약은 비로소 관리되고 있다고 말할 수 있습니다.
CLM은 그 기준을 명확히 만드는 개념입니다.
계약 관리 기준을 다시 점검해야 한다면
계약 관리가 어려워지는 이유는 단순히 계약량이 많아서가 아니라, 체결 이후를 관리하는 기준이 명확하지 않기 때문인 경우가 많습니다. 모두싸인 캐비닛은 전자계약 보관을 넘어 AI 기반으로 계약 체결 이후의 상태를 관리할 수 있는 계약관리 환경을 제공합니다. 지금 우리 조직의 계약 관리 방식이 체결에 머물러 있는지, 아니면 계약의 전 과정을 기준으로 관리되고 있는지 한 번 점검해볼 수 있습니다.
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