“시스템 관리자 입장에서 관리 포인트 자체가 줄어들었어요. 사전에 필요한 행정 업무와 실제 관리까지 모든 부담을 덜어내실 수 있습니다. 서비스 하나로 다 되니까요.”
개항의 역사를 품은 인천항 내항 8부두, 오래된 곡물창고가 복합문화관광시설 ‘상상플랫폼’으로 재탄생했습니다. 2023년 준공 이후 시민 행사, 메가 이벤트, 대관 계약, 민원 접수까지 다양한 업무가 쏟아지는 상상플랫폼. 하지만 그만큼 계약과 서명이 필수적으로 수반되는 공간이기도 합니다.
인천관광공사 상상플랫폼 운영팀은 처음 시설 셋팅 단계부터 전환 비용을 줄이고 업무 자동화와 디지털 솔루션 도입을 통해 효율을 높이기 위해 ‘모두싸인 공공용’을 선택했습니다.
업무 자동화와 디지털 솔루션 도입을 담당하고 계신 과장님과 직접 대관 계약 업무를 수행하셨던 대리님께서 직접 말씀해 주신 모두싸인으로 좋아진 이야기를 지금 확인해 보세요.
Q1. 안녕하세요! 소속하고 계신 부서와 담당 업무를 소개해 주세요.
과장님: 안녕하세요. 저는 인천관광공사 상상플랫폼 운영사업팀에서 업무 자동화, 디지털 솔루션 도입을 통해 조직 전반의 업무 효율화를 담당하고 있습니다. 좋은 시스템을 발굴해서 실무에 잘 안착시키는 것이 제 역할인데요, 이전 직장에서도 비슷한 업무를 했습니다. 계약이 굉장히 많이 일어나는 환경이다 보니 자연스럽게 전자서명 솔루션에 관심을 가지게 됐습니다.
대리님: 저는 상상플랫폼 운영사업팀에서 시설 대관 업무를 담당하고 있습니다. 행사나 촬영, 공간 사용 문의가 들어오면 조건을 협의하고 계약까지 진행하는 전 과정을 맡고 있어요. 상상플랫폼이 개관한 지 얼마 되지 않아 다양한 행사 유치에 적극적으로 나서고 있는 만큼, 대관 계약이 정말 빈번하게 일어납니다.
Q2. 인천관광공사와 상상플랫폼에 대해 소개해 주세요.
과장님: 인천관광공사는 인천을 많은 분들께 알리는 홍보 및 마케팅 업무와, 하버파크호텔, 인천시티투어, 관광기업지원센터 등 다양한 사업을 추진하고 있어요.
대리님: 상상플랫폼은 인천항 내항 8부두에 위치한 해양복합문화관광시설입니다. 2023년 개관해서 아직 시작 단계이지만, 시민 행사부터 메가 이벤트까지 다양한 이벤트를 유치하려고 활발하게 움직이고 있어요. 또 공간 활성화를 위해 상설 콘텐츠를 운영해 줄 임대사업자도 모집하고 있고요. 행사 대관이 핵심 업무이다 보니, 계약 절차는 저희에게 떼려야 뗄 수 없는 일상입니다.
Q3. 모두싸인 도입 전, 종이 계약 방식에서 가장 불편했던 점은 무엇인가요?
대리님: 아무래도 직접 만나야 하니까 전체 프로세스 시간이 너무 오래 걸렸어요. 단순히 일정을 잡고, 만나고, 도장을 받는 것 외에도 그 이전 단계의 행정 절차가 꽤 많거든요. 사전에 서류를 준비하고, 상대방 일정을 조율하고, 이동하고… 이 과정들이 전부 생략된다는 게 모두싸인을 쓰면서 가장 좋았던 부분이었어요.
과장님: 저는 이전 직장에서 계약 서류를 우편으로 발송하고 회수하는 방식을 봤는데, 그때의 비효율이 너무 인상 깊었습니다. 그 장면을 보고 반드시 팀에 전자서명을 도입해야겠다는 생각을 했어요.
Q4. 다양한 전자서명 서비스 중, 특히 ‘모두싸인 공공용’을 선택하신 결정적인 이유는 무엇인가요?
과장님: 이전 직장에서 타사 서비스를 시스템에 연동해서 쓴 경험이 있었어요. 관리자 입장에서는 서비스 자체가 편해야 하고, 브랜드 신뢰도도 중요한데, 모두싸인이 두 가지를 다 갖추고 있었습니다. 특히 공공기관 전용 ‘공공용’ 서비스가 있다는 점이 결정에 크게 작용했어요.
대리님: 처음에는 ‘내가 잘 쓸 수 있을까?’ 했는데, 몇 번 써보니까 정말 필요한 것만 간단하게 사용자화해서 쓸 수 있더라고요. 접근성 자체가 높았습니다.
Q5. 공공기관은 보안이 최우선인데, 모두싸인의 보안 인증과 체계가 내부 기준을 충족하는 데 어떤 확신을 주었나요?
과장님: 네, 공공기관은 보안이 정말 중요합니다. 모두싸인 공공용 서비스가 CSAP를 포함하여 기관 보안 관련 인증들을 빠르게 취득했다는 점이 신뢰를 주었어요. 그리고 저희와 같은 기관들은 경영 평가를 받는데 보안 인증 기반의 클라우드 서비스를 도입하면 평가에도 가점이 부여될 수 있다는 점도 중요한 고려 요소였습니다.
또 저는 개인적으로 SaaS 형태를 선호해요. 별도의 구축 비용, 유지보수 비용 지출 없이 바로 쓸 수 있고, 기관 예산이 제한적인 상황에서도 행정 처리가 편리하다는 장점이 있거든요.
Q6. 현재 어떤 업무에 모두싸인을 활용하고 계신가요? 도입 전후 업무 변화도 말씀해 주세요.
과장님: 가장 많이 쓰는 곳이 두 군데예요. 하나는 대관 계약, 다른 하나는 홈페이지 민원 접수입니다. 민원을 최대한 간편하게 받을 수 있는 방법이 없을까 고민했는데, 링크서명을 활용해서 민원 입력과 본인 인증이 한 번에 해결되더라고요. 누군가 민원을 입력하면 서명 시작 알림이 오고, 완료되면 바로 문서로 받아볼 수 있어요. 민원 접수 프로세스 전체가 자동화된 셈이죠.
대리님: 저는 서명 전의 행정 절차들이 통째로 생략됐다는 게 가장 큰 변화예요. 이전에는 상대방 일정 조율, 이동, 날인, 스캔, 보관까지 단계마다 사람 손이 필요했는데 이제는 링크 하나로 시작해서 완료까지 알아서 돌아가요.
Q7. 시민이나 협력사 등 서명 상대방들의 반응은 어떤가요?
대리님: 직접 만족도 조사를 하진 않았지만, 상대방 입장을 생각해 봐도 편할 수밖에 없어요. 회원 가입도 없고, 앱 설치도 없고, 본인인증만 하면 원하는 것만 입력하면 끝이니까요. 오히려 저희 보다 시민분들, 협력사 분들께 더 편한 방식이라고 생각해요.
Q8. 클라우드 비연동형, CSAP 인증 기반의 ‘모두싸인 공공용’ 구조가 실제 업무에서 어떤 역할을 하고 있나요?
과장님: 가장 직접적인 장점은 구축 비용이 아예 들어가지 않는다는 점이에요. 기관은 예산이 중요한데 클라우드 서비스여서 비용 부담이 낮고 행정 처리도 간편합니다. 그리고 민원 접수 창구를 저희가 상황에 맞게 잘 컨트롤 할 수 있다는 점도 운영 측면에서 유용해요.
Q9. 담당자 입장에서 ‘이 기능은 정말 편리하다!’고 체감하시는 기능은 무엇인가요?
대리님: 세 가지가 특히 좋았어요. 첫 번째는 서명 현황 실시간 확인이에요. 상대방이 문서를 받았는지, 서명을 했는지 제가 직접 확인할 수 있어서 불필요한 연락을 줄일 수 있어요. 두 번째는 감사추적인증서입니다. 공공기관 특성상 증적 남기기가 중요한데, 이게 자동으로 생성되니까 든든합니다. 세 번째는 템플릿 기능이 잘 되어 있어서 기존 템플릿 그대로 적용할 수 있다는 점이에요. 새로 서식을 만들 필요 없이 기존 양식 위에 서명 필드만 셋팅하면 돼서 도입 초기 진입 장벽도 낮았어요.
과장님: 저는 ESG 리포트(업무 효율화 리포트) 기능이 인상 깊었어요. 기관 입장에서 우리가 업무에서 얼마나 탄소 절감에 기여했는지, 시간과 비용을 줄였는지 수치로 보여준다는 게 경영 평가나 사회적 가치 측면에서도 활용 가치가 높더라고요. 실제로 이 리포트로 내부 보고나 증빙 자료에도 정말 잘 쓸 수 있었습니다.
Q10. 모두싸인 이용 중 고객 지원은 원활했나요?
과장님 & 대리님: 처음 도입할 때부터 공공영업팀 김병웅 팀장님이 안내와 이용자 교육을 굉장히 상세하게 해주셔서, 그 설명 한 번만으로도 충분했어요. 서비스를 쓰면서 별도로 문의할 일도 거의 없었고요. 인증 업데이트 현황 같은 정보도 빠르게 공유해 주셔서 믿고 쓸 수 있었습니다. 도입부터 교육, 이용하고 있는 지금까지 모든 과정의 경험이 좋았습니다.
Q11. 아직 종이 계약의 불편함을 겪고 있는 다른 공공기관 담당자들에게 모두싸인을 추천하신다면?
대리님: 종이 문서는 서명을 받기 전의 행정 업무도 길지만, 서명 후도 문제예요. 종이를 어디에 어떻게 보관할지, 담당자가 바뀌면 제대로 인계되는지, 언제까지 보관해야 하는지.. 이 모든 고민이 모두싸인 하나로 해결됩니다.
과장님: 시스템 관리자 입장에서는 관리 포인트 자체가 줄어드는 게 핵심이에요. 여러 시스템을 따로따로 챙기는 대신, 계약·민원·서명 이력 관리까지 서비스 하나로 다 되니까요. 그 부담을 덜어내실 수 있습니다.
Q12. 인천관광공사가 그리는 디지털 행정 혁신의 미래와 모두싸인에 기대하시는 역할은 무엇인가요?
과장님: 저희 공사 상상플랫폼의 중요한 목표 중 하나가 모든 업무를 데이터화·수치화하는 거예요. 직원들이 얼마나 많은 업무를 처리하는지, 방문객이 얼마나 오는지. 민원 관리나 계약 이력도 모두 모두싸인으로 수치화하고 있어서, 앞으로 더 많은 업무 영역으로 확장해 갈 계획입니다.
정부 차원에서도 데이터 기반 행정, AX(행정 전환)의 흐름이 이어지고 있잖아요. 거창한 혁신이 아니더라도, 작은 단위 하나하나가 모이면 진짜 업무 혁신이 이뤄진다고 생각합니다. 모두싸인이 그 출발점이 돼주길 기대해요.
대리님: 공공기관은 새로운 것을 받아들이는 데 거부감이 있는 경우도 많아요. 그런 환경에서도 모두싸인은 쓰기 쉽고 설명 없이도 금방 익힐 수 있었어요. 앞으로 더 많은 공공기관 담당자분들이 이런 경험을 하셨으면 좋겠습니다.
