“종이계약 방식으로 진행할 경우 고객과 대면하는 상황에서 내용 확인, 서명 날인 과정까지 한 건당 약 1시간 정도 소요된다고 할 수 있습니다. 이에 반해 전자계약은 계약서 준비부터 발송까지 약 1분 정도면 끝나기 때문에 실제적인 업무 시간을 대폭 줄여주었습니다.“
설립 이후 평균 200%씩 꾸준하게 성장하며 2022년에는 흑자 전환을 달성해 주목 받고 있는 토종 공유오피스 스파크플러스는 고객을 모두싸인 전자계약으로 마케팅 효과까지 거두고 있다고 하는데요. 시장의 변화와 고객의 수요에 대해 빠르게 대응하는 스파크플러스가 선택한 서명 방법, 모두싸인 이용기를 아래에서 자세히 만나보세요!
Q1. 스파크플러스에 대해서 간단하게 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요. 스파크플러스는 2016년 설립된 한국형 공유오피스 기업입니다. 스타트업이 급증하고 공유경제의 개념이 빠르게 확산되면서 스타트업 육성 및 투자 노하우를 갖춘 스파크랩과 아주호텔앤리조트의 합작으로 탄생했는데요. 역삼점을 시작으로 빠르게 성장하여 현재 총 36개 지점(오픈 확정 포함)을 운영하고 있습니다.
스파크플러스는 일하는 방식의 혁신을 주도하기 위해 ‘워크 애니웨어(Work Anywhere)’를 비전으로 정립, 이에 따라 지하철 역사와 국내 프라임 빌딩을 넘나들며 공유 오피스와 개인 고객도 사용할 수 있는 스플라운지를 오픈해 시장의 주목을 받았습니다. 또한 공간 운영 역량과 경험을 녹여 출시한 오피스 운영 체계인 ‘SP 워크스페이스’를 자체 개발해 온·오프라인 플랫폼 기업으로 성장하고 있습니다.
Q2. 주로 체결하게 되는 계약의 종류와 특징은 무엇이 있나요?
A. 주로 스파크플러스에 입주를 희망하는 개인 또는 법인 고객과의 신규계약, 연장계약이 있습니다. 또, 오피스 건물과의 임대차계약, 협력사(미화 업체 등)와의 서비스계약 등 지점을 운영하는데에 있어 필요한 계약들을 체결하게 됩니다. 특징적인 부분은 부동산 계약이 다수를 차지하는 만큼 부속 서류 제출이 많이 필요하고 철저한 개인정보/서류 관리가 필수라는 점입니다.
Q3. 모두싸인 도입 전에는 계약 업무를 어떻게 진행하셨나요?
A. 보통 계약서를 출력하고 고객과 대면 일정을 수립하는 것부터 진행이 됩니다. 평균적으로 10장 이상의 계약서 및 계약 관련 서류가 발생하는데 양자 날인, 간인, 계인하는 과정이 추가로 필요합니다. 만약 서류에 조금이라도 오기입된 내용이 있다면 이 과정을 처음부터 다시 진행해야 해서 상당히 불편했었습니다.
Q4. 모두싸인 전자계약 도입을 고려하게 된 계기는 무엇이었나요?
A. 이전 답변에서 언급한 것처럼 종이계약의 불편한 부분들로 인해 전자계약을 도입하게 되었습니다. 계약 체결을 위해 대면을 해야 하는 것은 물론, 고객은 각종 서류를 누락 없이 지참해야 하고 지점에서는 계약서를 출력하고 보관을 위해 복사하는 등 계약을 체결하기 위한 부가적인 업무에 시간이 많이 소요되었습니다. 전자계약을 도입하면 효율적인 업무 처리는 물론 고객 편의성 또한 상승될 것을 기대하였습니다.
모두싸인은 ‘전자계약’이라는 키워드 검색 시 최상단에 위치해 알게되었는데요. 테스트 시 이용이 간편하고 직관적인 UI가 실무자분들 뿐만 아니라 고객들도 편리하게 이용하실 수 있을 것 같단 생각이 들었습니다. 다른 서비스와의 추가 비교 검토 등을 진행하지 않고 바로 도입하기로 결정했습니다.
Q5. 특히 링크서명 기능을 잘 사용하고 계시다고 들었어요. 이용 경험에 대해 소개해주신다면?
A. 입주사가 퇴실한 이후에도 스파크플러스의 베네핏을 이용할 수 있는 <스플러케어프로그램>을 고안하게 되면서 해당 상품을 효과적으로 제안하고 빠르고 편리하게 계약을 체결할 방법을 고민했었는데요. 링크로 접속하여 바로 날인할 수 있는 <링크서명> 기능을 알게 되어 업무에 적용하였습니다.
링크서명의 최대 장점은 아무래도 고객과 관리자 모두가 편리하다는 점입니다. 일반 서명의 경우 상대 서명자의 정보를 특정하고 양자 날인이 진행되어야 하는데 링크서명은 템플릿을 생성 후 링크 전달만 하면 고객이 본인 정보 입력, 날인하여 바로 계약을 체결할 수 있습니다. 또한 비용적인 측면에서도 매우 합리적이라고 생각합니다. 링크서명 기능 특성상 불특정다수가 링크를 열람할 수 있지만 과금은 서명완료 건수를 기준으로 진행되는 것이 좋았습니다.
Q6. 모두싸인 도입 후 시간과 비용 측면에서 체감 되는 절감 효과가 있으셨나요?
A. 기존 종이계약 방식으로 진행할 경우 고객과 대면하는 상황에서 내용 확인, 서명 날인 과정까지 한 건당 약 1시간 정도 소요된다고 할 수 있습니다. 이에 반해 전자계약은 계약서 준비부터 발송까지 약 1분 정도면 끝나기 때문에 실제적인 업무 시간을 대폭 줄여주었습니다. 더불어 링크서명은 한번 더 시간을 절약해주었는데요. 일반 서명의 경우에는 퇴실 고객별로 건건이 문서를 발송하는 시간이 발생했을텐데, 링크서명 도입으로 프로세스가 한번 더 간결해졌습니다.
Q7. 그 외에는 모두싸인 도입 이후 어떤 변화가 있었나요?
A. 우선 담당자는 간편한 계약 체결 과정뿐만 아니라 양식과 계약서 원본 등 실물 서류 관리의 어려움을 편리하고 안전하게 해결했습니다. 또한 서명자(고객)의 경우 계약서 분실의 우려나 서류 미비로 인한 재방문 등의 번거로움이 감소했습니다. 이로 인해 기업 전체로 확장해 보았을 때 업무 효율성이 매우 증대되었다고 할 수 있습니다.
Q8. 모두싸인을 추천하는 한 마디 부탁드립니다.
A. 한국에서 전자서명을 통해 계약 진행을 희망하는 회사라면, 유연하게 간편하게 활용할 수 있는 모두싸인을 추천합니다.
