원격 및 재택근무가 확산되고, 채용 과정의 속도가 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 이러한 변화 속에서, 고용노동부 역시 가이드라인을 통해 ‘전자근로계약서’의 활성화를 적극 장려하고 있습니다. 하지만 인사 담당자 입장에서는 ‘정말 법적으로 안전한지’, ‘어떻게 만들어야 하는지’ 등 궁금한 점이 많으실 겁니다.
이 글에서는 고용노동부 가이드라인을 바탕으로, 전자근로계약서의 작성부터 교부, 서명, 보관까지 전 과정의 핵심 포인트를 알기 쉽게 정리해 드립니다.
1. 전자근로계약서 법적 효력
전자근로계약서는 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 가집니다.
고용노동부 가이드라인과 「전자문서 및 전자거래 기본법」은 전자적 형태로 체결되었다는 이유만으로 그 효력을 부인할 수 없다고 명시하고 있습니다. 정부 역시 작성과 보존의 용이성을 들어, 오히려 전자근로계약서의 활성화를 적극 장려하고 있습니다.
2. 전자근로계약 작성
적법한 전자근로계약서 양식을 작성하는 방법은 다음과 같은 세 가지 방식이 인정됩니다.
- PC나 스마트폰에서 워드, 한글 등을 이용해 계약서 파일을 PDF 등으로 생성합니다.
- 모두싸인과 같은 전자계약서비스(전자서명서비스)를 이용해 작성합니다.
- 수기로 작성한 계약서를 스캔하여 이미지나 PDF 파일로 전자화합니다.
3. 전자근로계약서 서명
단순히 서명 이미지를 복사-붙여넣기 하는 것만으로는 법적효력을 충족하지 못할 수 있습니다. 전자서명법에 따라 법적효력이 인정되는 전자서명 서비스를 이용하는 것이 가장 안전합니다.
+) 위·변조 방지
서명이 완료된 문서는 어느 한쪽이 임의로 수정할 수 없도록, 읽기전용으로 저장하거나 수정 시 상대방이 즉시 확인할 수 있는 장치가 마련되어야 합니다.
4. 전자근로계약서 교부
작성된 근로계약서는 근로기준법에 따라 반드시 근로자에게 1부 교부해야 합니다. 전자근로계약서는 전자적 방법, 물리적 방법 2가지로 전달 가능합니다.
- 전자적 방법: 이메일, 사내 전산망, 전자계약 시스템 등 전자적 방법을 통해 근로자에게 전송
- 물리적 방법: 전자근로계약서를 종이로 출력하여 직접 전달
법적으로 ‘교부’가 완료되는 시점은?
고용노동부는 계약서를 보내는 행위뿐만 아니라, 근로자가 이를 확인할 수 있는 상태가 되었거나 확인했다는 명확한 행위가 있었는지를 중요하게 봅니다. 가이드라인에 따른 교부 완료 시점은 방식에 따라 다음과 같이 명확히 구분됩니다.
🟠시스템에 업로드한 경우: 서버에 ‘수신’된 때
사용자가 사내 전산망, 전자계약 시스템에 전자근로계약서를 입력하면, 해당 서버에 파일이 수신(저장)된 시점에 법적 교부가 완료됩니다. 근로자가 문서를 아직 열어보지 않았더라도, 언제든 확인할 수 있는 상태가 되었기 때문입니다.
🟠이메일 등으로 발송한 경우: ‘수신 확인 통지’를 받은 때
이메일은 단순히 발송하여 상대방 메일함에 도착한 것만으로는 교부 사실을 증명하기 어렵습니다. 따라서 ‘수신 확인’을 조건으로 발송하고,사용자가 근로자로부터 그 수신 확인 회신(답장)을 받은 때 교부가 완료된 것으로 명확하게 인정받을 수 있습니다.
5. 전자근로계약서 보관
체결된 전자근로계약서는 근로관계가 종료된 후 3년까지 보존해야 합니다.
- 보관 요건
[✓]전자근로계약서 내용을 언제든 조회하고 열람할 수 있을 것[✓]위·변조 없이 원본 형태 그대로 보존될 것[✓]작성자, 서명일 등 정보가 함께 보존될 것
위 조건을 모두 충족해야 합니다.
복잡한 법적 요건, 모두싸인으로 한번에 해결하기
이처럼 전자근로계약서는 법적 효력을 인정받지만 작성부터 서명, 교부, 보관까지 기업이 직접 챙겨야 할 가이드라인이 매우 많습니다. 이 모든 복잡한 과정을 모두싸인은 다음과 같이 명쾌하게 해결합니다.
1️⃣ 문서 자동 교부 및 보관
계약이 완료되면 모든 당사자에게 계약서가 자동으로 교부되고, 모두싸인을 진행한 문서는 모두싸인 서버에 반영구 보관되어 교부와 보존 의무를 신경 쓸 필요가 없습니다.
2️⃣ 법적 효력 및 무결성 보장
모든 계약은 위·변조가 불가능한 상태로 저장되고, ip와 시간이 모두 기록된 감사추적인증서와 함께 교부되어 고용노동부 가이드라인이 요구하는 안정성과 신뢰성을 완벽하게 보장합니다.
3️⃣ 대규모 계약도 한번에
수백 명의 임직원과도 대량전송 기능을 통해 한번에 근로계약을 체결할 수 있어, 인사팀의 업무 부담을 획기적으로 줄여줍니다.
