지난 콘텐츠에서는 전자근로계약서에 대해 알려드렸는데요, 오늘은 전자근로계약 체결 시 꼭 챙겨야하는 5가지를 알려드리고자 합니다. 전자근로계약, 이 5가지만 꼭 확인하세요!
1. 전자근로계약이란?
고용노동부에서 발표한 전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인에 따르면, IT 기술을 바탕으로 한 전자근로계약서 방식이 작성과 보존이 용이하다는 점에서 근로계약서 작성률을 높일 수 있는 새로운 수단으로 주목받고 있어 서면근로계약서와 같은 수준의 안정성·신뢰성 등을 확보하는 전자근로계약서 활성화를 직접 장려하고 있습니다.
전자근로계약이란 전자적인 형태로 근로계약을 체결하는 것을 말합니다. 종이문서 대신 전자문서로, 수기서명 대신 전자서명 방식으로 대체하여 근로계약을 체결하는 것입니다.
전자근로계약서 가이드 라인에서는 근로기준법, 전자문서 및 전자거래기본법 등 관련 법령을 토대로 하여 사내 전산망, 인터넷 구인 ・ 구직 사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용하여 작성하는 경우나 수기, 한글 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장한 경우를 전자근로계약서 작성으로 인정합니다.
2. 전자근로계약 체결 방법
전자근로계약서를 작성하여 전자근로계약을 체결하는 방법은 아래와 같습니다.
① PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(MS 오피스, 한글, PDF, 웹 에디터 등) 활
② 전자근로계약서 작성을 지원하기 위하여 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용③ 수기나 MS 오피스, 한글 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장한 문서
사용자, 인터넷 구인ㆍ구직사이트 운영자 등이 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하여 운영하는 경우에는 해당 시스템을 통하여 근로계약서를 작성ㆍ확인ㆍ수정할 수 있고, 작성된 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람ㆍ출력할 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖추어야 합니다.
3. 전자근로계약서 서명날인 방법
① 전자서명법에 의한 전자서명 (별도의 서명패드를 통해 직원이 직접 사인을 하는 방법, 직원의 서명·날인에 대한 전자적 정보가 포함된 전자결재시스템을 구축하고 이를 통한 직원 서명, 날인 등)
② 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화 (서면에 당사자가 서명·날인하고 이를 PDF 또는 이미지파일로 스캔)
전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록, 읽기전용문서로 저장하여야 합니다. 또한, 정보처리시스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서 내용을 수정하면, 상대가 이를 바로 확인할 수 있는 장치가 마련되어야 합니다.
4. 전자근로계약서 교부 방법
전자근로계약서를 교부하는 방법은 아래와 같습니다.
① 전자근로계약서를 작성하고 자동으로 송·수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망의 정보처리시스템, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션), 전자문서법에 따른 공인전자주소, 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용하여 직원에게 전송
② 전자근로계약서를 종이로 출력하여 직원에게 전달
또한 고용노동부에서는 사용자의 근로계약서 교부의무 이행 여부를 아래의 구분에 따라 판단합니다.
① 사용자가 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력한 때(해당 정보처리시스템 서버에 전자근로계약서가 수신된 때) 사용자가 근로계약서를 교부한 것으로 인정
② 사용자가 근로자가 지정한 정보처리시스템이 아닌 다른 정보처리시스템에 입력한 경우에도 근로자가 이를 확인하여 출력한 경우에는 근로계약서를 교부한 것으로 인정
③ 사용자가 이메일 등 전자적 방법으로 근로계약서를 교부하면서 근로자가 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우에는 사용자가 근로자로부터 수신확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 인정
5. 전자근로계약서 보존(보관) 방법
사용자는 근로자에게 교부한 전자근로계약서를 법 제42조 및 시행령 제22조에 따라 해당 근로자와의 근로관계가 유지되고 있는 동안, 근로관계 종료 후 3년까지 보존하여야 합니다.
고용노동부에서는 사용자가 아래의 요건을 갖추어 전자근로계약서를 보관한 경우 근로계약서 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있음을 명시하고 있습니다.
① 전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것
② 전자근로계약서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
③ 전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
④ 종이에 작성된 근로계약서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하는 등 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환하여 보관하는 경우에는 위 요건에 더하여 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것
💡 모두싸인 전자근로계약은 근로계약서 자동 교부, 보존 기한 이슈가 없습니다.
근로기준법에 따라 근로계약서를 작성한 후, 1부를 근로자에게 교부해야 하고 근로자와의 근로관계가 유지되고 있는 동안, 또한 근로관계 종료 후 3년까지 보존하여야 하는 교부 및 보존의 의무가 있습니다.
모두싸인에서는 계약 체결 완료(모든 계약 당사자의 서명 입력 완료)와 동시에 계약 당사자에게 계약서와 감사 추적 인증서 파일이 자동으로 교부됩니다. PDF형식의 파일이 교부되기 때문에 교부 의무 이행을 위해 별도의 업무나 전송이 필요하지 않습니다.
또한 모두싸인으로 진행한 문서는 모두싸인 서버에 반영구적으로 보관됩니다. 고객님께서 문서를 삭제하지 않는 한 반영구적으로 보관되니 근로계약서 작성 이후와 근로관계 종료 후 3년까지 보존하여야 하는 근로계약서 보존 기한 이슈도 염려없이 이용할 수 있습니다.
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