“매년 사업별로 5,000건 이상의 문서를 일일이 종이로 체결하고, 우편으로 전달받는 방식에서 이제는 링크서명 방식으로 업무의 전체적인 효율이 높아졌습니다. 업무 처리는 더 정확하고 빨라졌고, 인력 리소스는 최소화할 수 있었어요. 수백, 수천 장의 동의서나 신청서를 관리하는 재단이나 비영리 법인에는 꼭 추천합니다!”
한국취약노인지원재단은 ‘취약노인을 돌보며 그들과 함께하는 아름다운 사회를 만든다’를 미션으로 취약노인보호사업을 추진하고 있습니다. 매년 다양한 사업을 진행할 때마다 수천 건 이상의 신청서, 동의서와 제반 서류가 발생합니다. 전국적으로 다양한 지원사업 대상자와 사업 운영 기관을 관리하는 재단에서 수많은 문서 업무를 어떻게 처리하고 있을까요?
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Q1. 안녕하세요, 담당자님 소개 부탁드립니다.
A. 안녕하세요, 저는 한국취약노인지원재단에서 배회감지기를 무상 보급하는 ‘행복 GPS’ 사업을 담당하고 있는 김정아입니다.
Q2. 한국취약노인지원재단을 소개해주세요.
A. 한국취약노인지원재단은 장기요양 전 단계의 어르신들께 제공하는 노인 맞춤 돌봄서비스를 기획・관리하는 독거노인종합지원센터와 노인 인권 보호 및 학대 예방을 위해 설립된 중앙 노인 보호 전문 기관의 위탁 법인입니다. 저희 재단은 취약노인 보호사업의 원활한 운영과 관련 정책, 법제, 시설 설치 및 취약노인 보호사업 등의 발전 방안을 연구 및 지원함으로써 취약노인 보호를 위한 사회안전망 조성에 기여하기 위해 설립되었습니다.
Q3. 비영리 재단에서 주로 체결되거나 필요한 계약, 문서의 종류는 어떤 것들이 있나요?
A. 우선 제가 담당하고 있는 행복 GPS 사업 외에 지원연계사업에서도 여러 종류의 신청서가 필요합니다. 또 지원재단 특성 상 지원사업이나 프로그램 등과 관련한 동의서, 신청서가 가장 많이 발생하는 것 같아요.
Q4. 모두싸인을 어떤 문서에 활용하고 계신가요?
A. 저희는 ‘행복 GPS 사업’의 배회감지기 지원 사업에 모두싸인으로 신청서를 받고 있습니다. 저희 한국취약노인지원재단은 행복 GPS 사업의 위탁법인 역할을 하고 있어요. 저희가 중앙 기관으로 있고, 전국의 담당 기관으로부터 신청서를 취합하는 방식입니다.
Q5. ‘링크서명’ 기능을 주로 이용하고 계시는데, 일반 전자서명 방식이 아닌 링크서명 기능을 선택하신 궁금합니다.
A. ‘행복 GPS 사업’은 신청서를 보내는 대상이 정해져 있지 않았기 때문에 우리 재단에서 직접 서명자를 특정할 수 없습니다. 그래서 서명자의 연락처가 없어도 신청서에 서명을 받을 수 있는 링크서명 기능을 선택하여 쓰고 있습니다. 또, 재단이기 때문에 감사나 보고가 필요한 상황이 정기적으로 있는데요. 이때, 링크서명의 입력값 추출 기능으로 필요한 데이터를 한 번에 엑셀 파일로 받을 수 있어 편리했습니다.
Q6. 모두싸인 전자서명을 도입하시기 전에는 서명 업무를 어떤 방식으로 진행하셨나요?
A. 행복 GPS 사업은 2021년부터 재단에서 운영하고 있는데요, 1년에 약 5,000대의 GPS기기를 보급한다고 하면, 최소 5,000건의 신청서가 발생하고 반납하는 경우에도 추가로 서류 업무가 수반됩니다. 서류 취합, 서명을 받는 모든 과정을 치매안심센터에서 일일이 종이로 체결하고, 우편으로 전달받는 방식으로 진행했습니다.
매년 사업별로 5,000건 이상의 문서를 처리해야 하고 기존 업무 방식의 비효율이 상당해 모두싸인 전자서명을 도입하게 되었습니다.
Q7. 모두싸인 전자서명, 직접 이용해보시니 어떤 변화가 있으셨나요?
A. 이전에 소요되었던 시간과 비용에서 가장 큰 변화가 있었습니다. 기존 방식대로 우편으로 보냈다면 여전히 각 수행기관 기관별로 많은 금액을 지출했을텐데요, 지금은 모두싸인 링크서명이 있어 비용은 더 아낄 수 있고, 프로세스는 더 편리해졌습니다.
그리고 업무 시간 관점에서 상당한 시간을 절약하게 되었습니다. 더 이상 담당자가 직접 우체국에 방문해서 우편을 발송하지 않게 되었습니다. 신청서를 발송하고 취합하는 관련 업무 전체 과정을 비교했을 때, 3-4명 또는 그 이상 필요했던 인력이 이제는 1명이면 충분해졌어요. 업무 처리는 더 정확하고 빨라졌는데, 인력 리소스는 최소화할 수 있어 업무 효율 자체가 올라가면서 업무 전체적으로 긍정적인 효과를 가져왔습니다.
Q8. 모두싸인을 다른 재단 또는 기관에 추천하는 한 말씀 부탁드립니다!
A. 모두싸인 전자서명을 도입한 것은 우리 재단의 새로운 시도였는데요, 새로운 업무 방식을 도입한 만큼 여러가지 상황이 있고, 조심스럽기도 했지만 실무에 적용하고 적응한 지금은 다방면으로 만족하고 있습니다. 수백, 수천 장의 동의서, 신청서를 관리하는 재단이나 비영리 법인에서는 꼭 한 번 도입해보셨으면 좋겠습니다!
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