모두싸인 200% 활용법 ㅣ 문서함 라벨 적용

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관리할 문서가 늘어나면 유형별로 파일철을 하거나 라벨을 붙입니다. 문서를 구분할 뿐만 아니라 파일명의 규칙을 지정한 회사도 있습니다. 전부 필요한 순간에 신속하게 문서를 찾기 위한 노력입니다.

사무실과 PC로 문서를 정리하듯 모두싸인의 ‘문서함’도 유사한 관리 기능을 제공합니다. 모두싸인으로 진행한 계약서를 모아볼 수 있을 뿐만 아니라 기간과 설정한 라벨, 문서 제목으로 언제든 필요한 문서를 찾을 수 있습니다.

문서양이 많을수록 문서 관리도 복잡해지고, 원하는 문서를 찾아 헤매기도 하는데요. 모두싸인 문서함을 이용하면 많은 양의 문서도 똑똑하게 관리할 수 있습니다. 오늘은 문서함 기능을 200% 활용할 수 있는 ‘문서함 라벨 적용’을 알려드리겠습니다.

🔖 ‘라벨’로 문서 분류하기

‘라벨’ 기능을 활용하면 문서를 분류할 수 있어 계약서 관리가 간편해 집니다. 문서에 라벨을 붙여 분류하는 것처럼 모두싸인도 원하는 문서에 라벨을 설정할 수 있습니다.

서명 요청, 문서함, 외부 문서함에서 라벨을 설정하여 문서를 분류할 수 있습니다.
템플릿 등록 중 라벨을 미리 설정해두면 해당 템플릿을 사용한 문서는 자동으로 분류됩니다.
복수의 라벨을 선택하여 필요한 문서를 빠르게 조회할 수 있습니다.

🧚 라벨 200% 활용한 실제 사례

📍 공공기관 ‘I’ 인사 부서

👉🏻 채용 시점마다 입사일 기준으로 별도 라벨 생성

24년 상반기 정기 채용
24년 하반기 정기 채용
입사일_24.07.15
입사일_24.07.22
….

📍 제조·유통 기업 ‘M’

👉🏻 라벨을 복수로 설정하여 문서 분류

👉🏻 지점별 라벨+문서 종류 라벨 설정

▲▲지점 공정거래협약서
▲▲지점 동의서
■■지점 공정거래협약서
■■지점 동의서

문서함 라벨 적용으로 데이터 추출까지 간편해져요!

✔️ 문서 목록 내려받기

라벨을 설정하여 원하는 계약서의 목록만 다운받을 수 있습니다. 서명자 이름, 연락처, 서명 시각 등 문서 관련 정보를 엑셀 파일로 받아볼 수 있습니다.

✔️ 입력값 추출

입력값을 추출할 계약서가 포함된 라벨을 선택하여 문서 관련 정보와 서명자 입력란 정보를 최대 50,000건까지 CSV파일로 받아볼 수 있습니다.

⚠️ 문서 제목 설정하기

잠깐! 모두싸인 문서함에서 라벨을 적용하는 것만 중요할까요? 올바른 문서 제목 설정은 똑똑하게 문서를 보관 및 관리하는 첫걸음입니다. 모두싸인으로 여러 종류의 문서를 동일한 상대방에게 서명 요청할 때, 문서 제목에 상대방의 이름만 기입한다면 서명 이후 원하는 문서를 찾기 어려워집니다.

회사 내에서 파일명을 관리하는 규칙이 있다면 파일명 규칙에 따라 모두싸인에서 진행한 문서 제목을 설정해 보세요.

<문서 제목 예시>
• 김모두, 김모두1, 김모두2, 근로계약서, 근로계약서1 (❌)
• 2024_근로계약서_김모두, 2024_개인정보수집이용동의서_김모두 (⭕️)