기업 인사팀에서는 채용을 진행할 때 반복되는 계약서 작성과 교부에서 오는 비효율의 문제를 겪고 있습니다. 많은 기업이 디지털 기반 채용 시스템을 도입하고 있는 지금, 전자계약이 비중 높게 활용되고 있는데요. 전자근로계약은 HR 부서가 채용 과정에서 겪는 불필요한 시간 소모와 비용 문제를 해결하는 데 핵심적인 역할을 하고 있습니다. 전자계약이 채용 프로세스를 어떻게 개선할 수 있는지에 대해 5가지 주요 이점과 함께 실질적인 활용법을 소개합니다.
1. 채용 속도 향상
전자계약의 가장 큰 장점은 실시간 서명 및 계약 체결이 가능하다는 것입니다. 종이 계약서의 우편 발송, 수령, 서명 후 교부까지의 시간이 아예 필요 없기 때문에 채용 프로세스를 훨씬 빠르게 진행할 수 있습니다. 특히 신규 입사자가 많은 대규모 채용 상황에서도 템플릿 기능, 일괄 발송 등으로 시간 절약에 크게 기여합니다. 실제로 전자계약을 도입한 기업들은 오퍼레터, 입사확약서, 근로계약 체결에 소요되는 시간을 크게는 80% 이상 단축하며 신규 입사자의 빠른 입사 준비를 돕고 있습니다.
2. 근로계약 체결의 신뢰도 및 보안 강화
HR 부서에서 다루는 채용 관련 문서에는 민감한 개인정보와 근로 조건이 포함되어 있어 보안이 매우 중요합니다. 전자계약 시스템은 계약 진행 현황을 추적할 수 있고 다양한 보안 특화 기능을 제공해 외부 유출이나 계약 위변조의 위험을 줄여줍니다. 또한 감사추적인증서로 계약 당사자가 언제, 어떤 수단으로 어떤 IP에서 접속했는지를 증빙할 수 있어 근로계약 체결의 신뢰도가 향상됩니다.
3. 유연한 대응 가능
채용 업무에 전자계약을 적용하면 신규 입사자와 인사 담당자 모두 유연한 대응이 가능합니다. 인사 담당자는 재택 근무 등 원격 환경에서도 서명을 요청할 수 있고 신규 입사자도 이메일이나 카카오톡으로 언제 어디서나 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다. 특히 인사 담당자는 문서 관리도 시공간의 제약 없이 편리하게 진행할 수 있습니다.
4. 구성원 만족도 제고
위 3가지와 함께 인사 업무를 전자계약으로 진행했을 때에는 불필요한 종이 서류를 줄이고, 복잡한 계약 절차를 디지털화함으로써 대기 시간이나 업무 부담이 줄어들어 신규 입사자와 인사 담당자 모두의 만족도도 높아집니다. 또한 채용의 투명성과 보안성을 강화해 근로자가 자신과 회사의 계약 내용이 잘 관리되고 있음을 실감하게 해 신뢰감을 높입니다. 나아가 이러한 효율성, 투명성, 편리함은 근로자들이 회사에 대한 만족감을 가지는 데 긍정적인 영향을 미칩니다.
5. 채용 시 전자계약 활용 사례
전자계약은 이미 많은 기업에서 채용 업무를 디지털 전환하는데 있어 성공적으로 활용되고 있습니다. 삼성물산, 현대오일뱅크, 대한항공, 토스, KB손해사정 등 업계 1위 기업은 빠르게 전자계약을 도입하여 구성원의 채용 경험과 프로세스를 혁신했습니다.
이외에도 BGF리테일, 야놀자, 엔카 인사팀에서 임직원 채용과 서류 관리, 계약서 기밀 보안 등의 문제를 전자계약으로 해결한 실무 이야기를 공유드립니다.
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