모두싸인 대표 기능 활용법 #2 외부문서 관리

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2022년까지 모두싸인의 누적 이용자는 455만여 명, 이렇게 많은 분들이 모두싸인을 이용한 만큼 간편하고 안전한 전자계약의 가치를 잘 알고 계실 것 같습니다. 이런 모두싸인을 200% 활용해 실무에 더 큰 도움을 얻으실 수 있도록, 모두싸인의 대표 기능을 상세히 알아보는 콘텐츠를 지속적으로 배포하고 있는데요.

모두싸인 대표 기능 활용법 #1 대량전송 >

오늘은 쉽고 빠른 계약 체결 외에도 문서의 보관 및 관리까지 안심하고 이용할 수 있는 ‘외부문서 관리’ 기능을 준비했습니다. 함께 알아보실까요?

외부문서 관리, 한 번에 알려드려요!

🗃️ 외부문서 관리 : 모두싸인으로 체결하지 않은 문서도 업로드하여 모두싸인에서 관리 & 보관 가능

외부문서 관리는 ‘모두싸인으로 체결하지 않은 문서도 업로드하여 모두싸인에서 관리할 수 있는 기능’ 입니다. 여기에서 말하는 ‘외부문서’에는 종이계약 스캔본, 기타 전자계약 PDF파일 등 보관 중인 계약서 등이 포함됩니다.

외부문서 관리 기능을 활용하면 하드카피보다 탐색이 쉬운 것은 물론, 단순히 계약문서를 스캔한 후 내장 디스크에 저장해두는 것 보다 더 쉽고 편리합니다.

외부문서 관리 기능 핵심 포인트 1 : 문서 단건/다건 업로드(등록)

✅ 모두싸인에서 관리할 외부 문서를 단건으로 하나씩 또는 다건 일괄 업로드할 수 있습니다.

외부문서 단건 등록 : 외부문서와 첨부파일을 업로드한 후 계약서로 지정하여 단건으로 하나씩 계약을 등록 (외부문서 단건 등록 이용방법 >)
외부문서 다건 일괄 등록 : 업로드할 문서를 폴더 내에서 분류한 후, 해당 폴더를 선택하여 계약을 다건으로 일괄 등록 (외부문서 다건 일괄 등록 이용방법 >)

외부문서 관리 기능 핵심 포인트 2 : 외부문서 계약 정보 설정

✅ 외부문서의 계약 정보를 기입하고 설정할 수 있습니다.

모두싸인에서 관리할 수 있는 외부문서의 계약 정보에는 계약 제목, 계약 유형, 계약 체결일, 계약서 형태, 계약 기간, 계약 상태, 계약 갱신 여부, 담당자 정보가 있고 이외에도 원본 보관 위치와 메모를 기재할 수 있는 입력란이 있습니다. 외부문서를 단건으로 등록하는 경우에는 계약서로 지정한 문서마다 계약 정보를 설정할 수 있고, 외부문서를 다건으로 일괄 등록하는 경우에는 설정용 엑셀파일을 통해 계약 정보를 업데이트할 수 있습니다.

외부문서 관리 기능 핵심 포인트 3 : 외부문서 검색 및 열람

✅ 필요한 문서를 빠르게 검색해 업무 시간을 단축시킬 수 있습니다.

원하는 검색어 입력, 계약 유형 및 계약 상태 선택, 계약 체결일과 계약 기간을 지정하여 검색할 수 있는 세분화된 검색 기능을 제공합니다.

외부문서 관리 기능 핵심 포인트 4 : 외부문서 폴더별 관리

✅ 외부문서를 등록할 때 원하는 보관 폴더를 설정할 수 있습니다.

모두싸인에서 폴더 설정 및 변경, 새 폴더를 생성해 외부문서를 보관할 수 있습니다.

외부문서 관리, 어떻게 활용할 수 있나요?

1️⃣ 기존에 보관하고 있던 지류 계약서 업로드 및 관리

문서고에 파일링하여 쌓여있는 지류 계약서도 외부문서 관리 기능으로 모두싸인에서 관리할 수 있습니다. 지류 계약서의 스캔본 파일을 건별로 단건 등록하거나 내 컴퓨터에서 원하는 폴더를 선택해 일괄 등록할 수 있습니다. 종이계약은 이제 그만, 모두싸인에서 모든 계약서를 보관하고 관리해보세요. 언제 어디서나 편리하게 계약서를 검색하고 열람하세요!

2️⃣ 다른 전자계약 서비스로 체결한 PDF문서 통합 관리

모두싸인이 아닌 타 전자계약 서비스로 체결한 전자계약 PDF파일도 함께 보관하고 관리할 수 있습니다. 기존에 보관하고 있던 전자계약 PDF문서를 업로드하여 편리하게 보관하세요. 모두싸인으로 체결한 문서도, 다른 전자계약으로 체결한 문서도 이용한 전자계약 서비스와 관계 없이 모두싸인에서 통합하여 관리할 수 있습니다.

3️⃣ 외부문서 계약 정보 및 메모 기재 등 문서 관리 효율화

외부문서 관리 기능을 이용하여 종이계약 스캔본이나 타 전자계약 PDF문서를 업로드할 때, 해당 계약에 대한 정보를 함께 기재할 수 있습니다. 계약 정보에는 계약 제목, 계약 유형, 계약 체결일, 계약서 형태, 계약 기간, 계약 상태, 계약 갱신 여부, 담당자 정보가 있고 이외에도 원본 보관 위치와 메모를 기재할 수 있는 입력란이 있습니다. 단순히 모두싸인에 업로드하는 것 이외에도 효율적인 문서 관리를 위한 부가기능도 제공합니다.