비즈니스 전반에서 디지털 전환이 가속화되고 있지만 HR부서에서는 쉽게 시도하기가 어렵죠? 현실적인 디지털 전환 전략으로 전자계약이 적합한 이유를 알려드릴게요. 전자계약으로 HR 업무의 효율을 높이는 방법 3가지를 확인해 보세요.
디지털 전환의 걸림돌, 비용 부담
HR부서의 디지털 전환이 어려운 이유는 큰 비용 부담입니다. 디지털 전환은 클라우드와 같은 디지털 기술을 기반으로 기존의 업무 방식을 개선하고, 나아가 조직문화와 비즈니스 모델까지 혁신하여 새로운 가치를 창출하는 과정입니다. 채용 단계에 AI 면접을 도입하거나 임직원에게 인사제도를 안내하는 챗봇을 운영하는 것이 그 예입니다.
HR부서도 디지털 전환으로 업무 효율을 높일 수 있지만, IT부서가 부재한 기업에서는 현실적으로 전환 전략을 기획하기 어렵습니다. 전환 전략을 기획할 순 있겠지만 비용이 부담되는게 사실인데요.
비용 부담을 최소화한 디지털 전환 전략 : 클라우드 기반 전자계약
따라서 대다수 기업들은 최소한의 비용과 인력으로 디지털 전환을 실행하기 위해 클라우드 서비스를 선택합니다.
클라우드 서비스를 도입하면 막대한 초기 구축비용 없이도 업무 방식을 바꿀 수 있습니다. 자체적으로 IT인프라를 구축하려면 서버 설계 및 관리비와 운영 인력까지 필요한데요. 클라우드 서비스는 이용한 만큼만 서비스 제공업체에 요금을 지불하면 되므로 합리적인 대안입니다.
특히 클라우드 기반 전자계약 서비스를 도입하면 인쇄비, 등기·우편비, 교통·출장비까지 아낄 수 있습니다. 멀리 떨어진 상대방과 계약하기 위해 등기우편을 보내거나 직접 만나기 위해 택시를 탈 필요도 없으니 기존에 들던 비용도 들지 않고, 10분이면 계약을 할 수 있게되죠.
클라우드 기반 전자계약으로 HR 업무 효율을 높이는 3가지 방법
클라우드 기반 전자계약으로 시작하는 HR 디지털 전환 전략 3가지를 알려드릴게요.
1. 이메일, 카카오톡으로 3분만에 계약서 전송 ✉️
직원마다 연봉계약서를 2부씩 인쇄하고 직원과 1:1로 만나 계약서에 날인 후 교부할 필요 없이 전직원에게 한 번에 이메일·카카오톡으로 계약서를 전송합니다. 특히 연봉계약서가 제대로 작성되었는지 일일이 서류를 검토하거나, 계약 후 일일이 계약서를 스캔할 필요도 없어 시간이 절약됩니다. 가령 전 직원이 200명이라면 200번 반복하던 계약 업무를 한 번에 처리할 수 있게 되는거죠.
2. 스캔본, 서류철 없는 계약서 관리 🗂️
근로·연봉계약 후 계약서를 하나씩 스캔하고 시기별로 철하여 보관하지 않아도 됩니다. 전자계약 체결이 완료되면 메일로 서명이 완료된 PDF를 받아볼 수 있습니다. 또한 계약서 전송 시점부터 원하는 조건으로 분류할 수 있으니 관리까지 간편해집니다.
3. 기존의 문서까지 전자계약 서버에서 통합 관리 📑
전자계약을 이용하면 기존의 지류와 PDF 문서까지 통합 관리할 수 있습니다. 계약서 스캔본을 한 번에 업로드하고, 문서마다 계약 시기, 서명자 등 정보를 등록하여 근로감독 같이 계약서를 빠르게 준비해야하는 순간에 곧바로 찾을 수 있습니다.
지금까지 HR부서에 비용효과적인 디지털 전환 전략, 전자계약을 소개해드렸습니다. 전자계약을 도입하면 업무 프로세스가 개선될 뿐만 아니라 보안까지 강화 되는데요, 그 이유도 꼭 알아보세요. 👇🏻
