계약은 비즈니스의 시작이자 끝입니다.
하지만 많은 기업이 계약서를 작성하고 서명하는 과정에는 신경을 쓰면서도, 체결 이후의 관리에는 상대적으로 소홀한 경우가 많습니다.
하루 종일 서류 더미와 엑셀 파일 속에서 필요한 계약서를 확인하고, 주요 계약 시점을 체크하는 일이 반복되진 않나요?
계약은 이미 체결됐지만, 필요한 순간 바로 찾지 못한다면 관리 방식 자체를 점검할 필요가 있습니다.
전자계약 이후, 계약 관리는 왜 더 어려워졌을까요?
전자계약 덕분에 체결 과정은 훨씬 빨라졌지만, 계약서가 많아질수록 관리가 어려워지는 현실은 그대로입니다.
- 계약서가 파일철, 이메일, 파일 서버 등 여러 곳에 나뉘어 보관되어 찾기 어렵습니다.
- 회사마다 관리 기준이 달라 담당자마다 방식이 다릅니다.
- 담당자가 바뀌면 계약 이력을 파악하기 어렵습니다.
- 주요 계약 시점을 놓쳐 경영상의 차질이 발생합니다.
결국 문제는 개인의 실수가 아니라, 관리 체계의 구조적 한계 때문입니다.
기존 방법으로는 한계가 있습니다
많은 기업들이 엑셀, 파일 서버, 클라우드 드라이브 등으로 계약서를 관리하지만, 계약 수가 늘어나면 금세 한계를 느끼게 됩니다.
- 수작업 업데이트가 많아 업무 부담이 큽니다.
- 폴더 구조나 파일명에 의존하다 보니 검색 효율이 낮습니다.
- 주요 계약 시점과 같은 중요한 기한을 놓칠 가능성이 있습니다.
단순히 문서를 저장하는 방식만으로는 충분하지 않습니다.
계약 관리 솔루션이란 무엇인가?
여기서 등장하는 것이 계약 관리 솔루션입니다.
계약 관리 솔루션이란, 계약서의 생성부터 보관, 관리, 주요 시점 추적까지 계약의 전체 생애주기를 디지털로 관리하는 시스템입니다.
단순히 파일을 저장하는 것을 넘어, 다음과 같은 문제를 해결할 수 있습니다.
- 계약 상태 파악: 체결된 계약 수, 만료 예정 계약 등을 확인
- 중요 시점 관리: 갱신, 만료 등 계약서의 주요 시점을 놓치지 않도록 추적
- 검색 효율 향상: 계약서 내용, 당사자, 날짜 등 다양한 기준으로 빠르게 검색
- 보안 강화: 종이 계약서나 개인 PC에 흩어진 문서 대신 중앙 집중 관리
즉, 계약 관리 솔루션은 업무 효율을 높이는 동시에, 계약과 관련된 잠재적 위험을 예방하는 도구입니다.
모두싸인 캐비닛으로 달라지는 계약 관리
모두싸인 캐비닛은 체결된 계약서를 안전하게 보관하고, 체계적으로 관리할 수 있는 통합 공간입니다.
단순히 파일을 모아두는 저장소가 아니라, 기업의 계약 자산을 전략적으로 관리할 수 있는 계약 관리 솔루션입니다.
주요 특징은 다음과 같습니다:
- 전사 문서 통합: 지류 계약서, 타 전자계약 서비스, 구글 드라이브 등 흩어진 문서를 하나로 모아 관리
- 자동 데이터 정리: 계약서의 핵심 정보를 AI가 분석해 입력 없이 바로 활용 가능한 형태로 정리
- 빠른 검색과 필터링: 계약서 본문 검색, 유형별 필터 검색, AI 챗봇 등으로 필요한 문서와 내용을 쉽게 조회
- 리스크 관리: AI가 주요 계약 시점을 추출하고 알림을 제공하여 기한 누락으로 인한 리스크 예방
이렇게 체계적인 관리가 가능해지면, 계약서는 더 이상 흩어져 있는 부담스러운 문서가 아니라 기업 의사결정과 업무 효율을 높이는 전략적 자산이 됩니다.
흩어진 계약서, 이제는 모두싸인 캐비닛으로 관리하세요
계약서는 기업의 권리와 의무가 담긴 가장 중요한 문서입니다.
개인 PC나 캐비닛 구석에 흩어둔 채 관리하는 것은 잠재적인 리스크를 방치하는 것과 같습니다.
전자계약으로 체결된 계약을 보다 체계적으로 관리하고, 업무 효율과 리스크 관리를 동시에 높이고 싶다면
모두싸인 캐비닛을 확인해보세요.
