디지털 전환이 가속화되면서 많은 기업이 전자계약을 도입해 체결 프로세스를 혁신했습니다. 과거 종이 계약 방식에서 소요되던 물리적 시간과 비용을 획기적으로 줄인 것은 비즈니스 생산성 측면에서 매우 유의미한 변화입니다. 하지만 편리하게 계약을 체결하는 단계를 넘어, 이제 기업들은 새로운 질문을 던지기 시작했습니다.
“전자계약으로 체결 속도를 높였다면, 그다음 단계인 ‘계약 관리’의 체계는 어떻게 갖춰야 하는가?”
편리한 체결, 그 이상의 가치를 만드는 ‘관리’
전자계약은 효율적인 비즈니스를 여는 핵심 동력입니다. 하지만 체결된 PDF 파일이 사내 공유 드라이브, ERP 첨부파일, 혹은 담당자의 로컬 PC에 파편화되어 보관된다면, 전자계약이 가진 데이터로서의 잠재력을 100% 활용하기 어렵습니다.
계약 건수가 누적될수록 기업은 다음과 같은 운영상의 과제에 직면하게 됩니다.
- 정보의 파편화
계약 데이터가 여러 시스템과 폴더에 흩어져 전사 차원의 통합 조회가 어렵습니다. - 이행·갱신 관리 리소스 증가
계약 만료일과 갱신 시점을 수동으로 관리하다 보면,
불필요한 자동 갱신이나 재협상 타이밍을 놓치는 일이 발생합니다. - 히스토리 파악의 병목
담당자 변경이나 감사·분쟁 대응 시,
과거 계약 조건과 협의 이력을 추적하는 데 과도한 시간이 소요됩니다.
이 지점에서 많은 기업은 고민합니다.
“이 문제를 ERP로 해결할 수 있을까?”
“문서관리 솔루션으로 충분하지 않을까?”
ERP·문서관리 솔루션·계약관리 시스템의 역할 차이
세 솔루션은 모두 ‘업무 시스템’이지만, 출발점과 목적이 다릅니다.
1. ERP: 계약을 ‘참조하는’ 시스템
ERP는 재무·회계·구매·인사 등 기업 운영 데이터를 통합 관리하는 시스템입니다. 계약서는 ERP에서 보통 다음과 같은 형태로 활용됩니다.
- 거래·지급의 근거 문서
- 발주·정산 프로세스에 연결된 첨부 파일
- 특정 거래 이력에 종속된 참조 자료
즉, ERP는 “계약 그 자체”를 관리하기보다는, 계약을 기반으로 발생하는 후속 업무(회계·정산)에 초점이 맞춰져 있습니다.
2. 문서관리 솔루션(DMS): 계약을 ‘보관하는’ 시스템
문서관리 솔루션은 파일의 중앙 저장·버전 관리·권한 제어에 강점을 가집니다.
- 파일 분실 방지
- 최신 버전 관리
- 접근 권한 통제
하지만 계약 관점에서 보면 한계도 분명합니다.
- 계약 기간·금액·조건 등 구조화된 데이터 관리가 어렵고
- 만료·갱신 같은 시점 기반 관리 기능이 부족
- “이 계약이 지금 유효한가?”라는 질문에 즉각 답하기 어렵습니다
즉, DMS는 ‘문서 관리’에는 적합하지만, ‘계약 관리’에는 최적화되어 있지 않습니다.
3. 계약관리 시스템(CLM): 계약을 ‘운영하는’ 시스템
CLM(Contract Lifecycle Management)은 계약을 하나의 생애주기로 바라봅니다.
- 체결
- 이행
- 관리
- 갱신
- 종료·폐기
특히 전자계약 이후의 Post-Signature 관리에 초점이 맞춰져 있습니다.
- 계약 조건이 실제로 잘 이행되고 있는지
- 언제 갱신·종료되는지
- 어떤 계약이 현재 리스크가 되는지
이 질문에 즉시 답할 수 있는 구조가 바로 CLM입니다.
CLM(계약 생애주기 관리): 전자계약의 가치를 완성하는 방법
이미 많은 기업은 전자계약을 넘어 CLM 체계로 나아가고 있습니다. CLM이란 계약의 준비와 체결은 물론, 이행 관리·갱신·폐기까지 전 과정을 하나의 흐름으로 연결하는 관리 방식입니다.
특히 체결 이후의 관리는 기업의 운영 역량을 완성하는 마지막 퍼즐입니다.
- 계약서에 적힌 약속은 잘 이행되고 있는가?
- 만료 시점을 놓치고 있지는 않은가?
- 필요한 관점(거래처·기간·조건)에서 즉시 조회할 수 있는가?
모두싸인 캐비닛: 전자계약을 ‘전략적 관리’로 확장하다
모두싸인 캐비닛은 전자계약의 편리함을 체계적인 계약관리 영역으로 확장하는 CLM 솔루션입니다.
1. 통합 계약 아카이빙
- 모두싸인으로 체결한 계약 자동 연동
- 외부 전자문서·기존 종이 계약서 스캔본까지 통합 관리
→ 계약서가 흩어지지 않고 하나의 기준 시스템으로 정리됩니다.
2. 계약 데이터 기반 검색
- 계약 상대방
- 계약 기간
- 키워드·조건별 필터링
→ 파일명이 아닌 계약 정보 기준 검색이 가능해집니다.
3. 스마트 리마인더
- 계약 만료·갱신 시점 사전 알림
- 불필요한 자동 갱신 방지
- 전략적 재협상 기회 확보
4. 업무 연속성과 리스크 관리
- 담당자 변경에도 계약 히스토리 유지
- 감사·분쟁 대응 시 즉각적인 계약 현황 파악
- 개인 의존적인 계약 관리 구조 탈피
전자계약의 완성은 ‘체계적인 계약 관리’입니다
전자계약 도입이 비즈니스의 속도를 혁신했다면, 계약관리 시스템은 그 속도에 안정성과 통제력을 더합니다. ERP는 거래를 관리하고, 문서관리 솔루션은 파일을 보관하지만, 계약관리 시스템은 계약을 ‘운영’합니다. 체결된 계약서가 단순한 PDF 파일이 아니라 언제든 활용 가능한 기업의 자산이 될 때, 진정한 디지털 전환이 완성됩니다.
계약 관리의 실무적인 어려움을 해결하고 싶다면, 모두싸인 캐비닛으로 우리 회사만의 체계적인 계약 관리 프로세스를 시작해 보세요.
