기업에서는 오랫동안 계약서를 엑셀로 정리해 왔습니다.
양식에 항목을 만들고 값을 입력하고, 파일을 폴더에 저장하는 방식은 한동안 표준으로 여겨졌습니다.
하지만 계약 건수가 증가하고 담당자가 바뀌고 파일 구조가 복잡해질수록,
엑셀은 어느 순간부터 ‘관리 도구’가 아니라 ‘정리 작업’을 반복하게 만드는 도구가 됩니다.
엑셀 계약대장, 왜 불편해질까요?
계약서마다 형식이 다르고, 금액·기간·갱신 조건을 직접 읽어 셀에 입력해야 합니다.
파일명 규칙은 시간이 지나면 흐트러지고, 폴더 구조는 담당자마다 달라지며,
엑셀 기반의 관리는 작은 실수 하나만으로도 금세 무너질 수 있습니다.
이 과정에서 나타나는 대표적인 어려움은 다음과 같습니다.
- 입력 누락 및 오기 발생
- 갱신일·만료일 등 중요한 일정 관리의 어려움
- 팀원 간 실시간 공유 어려움
- 계약 문서 원본 확인 과정의 번거로움
- 자동 리마인더 기능 부재
엑셀은 문서를 ‘저장’하는 데에는 유용하지만,
계약이라는 중요한 운영 데이터를 ‘관리’하는 데에는 구조적인 한계가 있습니다.
그래서 모두싸인 캐비닛은 엑셀과 완전히 다른 방식으로 접근합니다
캐비닛은 계약서를 업로드하는 즉시 주요 내용을 알아서 정리해 줍니다.
각 항목을 직접 만들거나 입력하지 않아도 되고, 정리된 정보는 팀과 실시간으로 공유됩니다.
계약서 원본도 클릭 한 번이면 바로 확인할 수 있으며, 갱신일·만료일 같은 일정은 자동으로 관리됩니다.
같은 계약대장이어도 운영 방식은 전혀 달라집니다.
캐비닛이 엑셀의 한계를 해결하는 기능
1) 계약서 정보를 대신 읽고, 자동으로 정리합니다
엑셀에서는 계약서를 열고 필요한 내용을 찾아 입력해야 합니다.
문서마다 표현이 다르다 보니 사람마다 입력 기준이 달라지기 쉽습니다.
캐비닛은 계약서를 올리기만 하면 AI가 금액·기간·갱신 여부 등 주요 내용을 자동으로 정리합니다.
모두 같은 형식으로, 같은 기준으로 축적됩니다.
입력 과정이 사라지고, 그 정보는 팀원들과 실시간으로 공유됩니다.
계약서 원본도 바로 열람할 수 있어 확인 과정이 훨씬 빨라집니다.
2) 필요한 조건만 골라 전체 계약을 바로 확인합니다
여러 엑셀 파일과 시트에 나뉜 계약은 비교도 어렵고, 중요한 일정은 놓치기 쉽습니다.
캐비닛에서는 추출된 정보가 항목별 필드로 구조화되어 있어
드롭다운·숫자·날짜 조건만 선택하면 필요한 계약만 바로 모입니다.
갱신일·만료일 같은 날짜는 자동 리마인더까지 지원해
일정을 따로 관리하지 않아도 알아서 챙겨줍니다.
엑셀에서 파일을 열어보고 시트를 넘나들던 과정은 더 이상 필요 없습니다.
전체 계약이 한 화면에서 정리되어 보입니다.
3) AI 챗봇으로 문서를 열지 않고 필요한 정보를 바로 확인합니다
계약서를 열어 조항을 찾던 과정은 캐비닛에서는 더 이상 필요하지 않습니다.
단일 계약서가 궁금할 때는 화면 아래에서 챗봇에 질문하면 되고,
정산 조이나 자동 연장 여부 같은 정보는 바로 답변됩니다.
여러 계약서를 함께 관리하는 캐비닛에서는
“이번 달 종료 예정 계약 보여줘”,
“최소발주수량 600 이상인 계약만 알려줘”처럼
전체 계약을 기준으로도 질문할 수 있습니다.
문서를 직접 열지 않아도 필요한 정보를 즉시 확인할 수 있어
업무 흐름이 훨씬 단순하고 빠르게 바뀝니다.
다음과 같은 기업이라면 전환 효과가 더욱 높습니다
- 계약서 수가 많아 전체 관리 신뢰도가 떨어지는 경우
- 갱신일·만료일을 엑셀로 직접 관리 중인 팀
- 파일명·폴더 규칙이 자리 잡지 않아 혼선이 반복되는 조직
- 조건 기반 필터링이 필요한 영업·재무·법무 조직
- 인수인계 때마다 관리 기준이 달라지는 환경
캐비닛으로 전환하면 즉시 체감되는 변화
- 수기 입력 시간 급감
- 갱신·만료 일정 누락 방지
- 계약서 열람 없이 주요 정보 확인 가능
- 실시간 공유 기반 협업 강화
- 계약서 원본 즉시 확인
- 보안 및 권한 통제 강화
- 전사 계약 현황을 한눈에 확인
특히 계약 건수가 많은 기업일수록 효율성 차이는 더욱 두드러집니다.
👀 혹시 아직도..
엑셀 파일을 열어 금액·기간·갱신일을 하나씩 확인하고 계신가요?
이제 모두싸인 캐비닛이 대신 정리해드립니다.
계약관리는 더 빠르고 정확하며 안정적으로 운영될 수 있습니다.
