공공기관은 지역경제 활성화, 취약계층 지원, 청년창업 육성 등 해마다 다양한 사업을 운영합니다. 사업 운영에 반드시 뒤따르는 서류 작업과 행정 처리 업무들을 종이 서류와 수기 서명에 의존하고 계신가요? 기관 사업 운영에 자주 발생하는 서류를 디지털로 전환할 때의 효과를 확인해 보세요.
공공기관 사업운영 주요 서류
공공기관의 사업 관리 단계에서 발생하는 서류들은 크게 다음과 같이 분류됩니다.
| 단계 | 주요 서류 |
|---|---|
| 1) 사업 준비 및 공고 단계 | 사업신청서, 사업 계획서, 사업신청서 공고문, 안내문 등 |
| 2) 접수 및 평가 단계 | 사업 신청서, 참가신청서, 개인정보 활용 동의서, 심사 평가표 등 |
| 3) 협약 및 계약 체결 단계 | 협약서, 계약서, 위수탁 계약서, 업무협약(MOU) 등 |
| 4) 사업 운영 및 관리 단계 | 점검표, 현장 확인서, 활동보고서, 변경승인신청서 등 |
| 5) 정산 및 보고 단계 | 결과보고서, 정산보고서, 이행확인서 등 |
아무리 사내 ERP를 사용한다 해도 여전히 기관 담당자는 서류 전달, 보관, 서명 확인 등 오프라인으로 여러 행정 업무를 수행합니다. 기관 담당자가 한 사업당 수십 명 이상의 서류를 처리한다면 동일 서류 업무를 수십 번 반복하게 되는데요. 반복되는 업무로 담당자의 피로도는 증가하고 생산성은 저하됩니다.
전자서명 솔루션으로 기관 사업관리를 빠르게 디지털로 전환할 수 있습니다.
공공기관 사업관리 전자서명 활용 효과
전자서명으로 디지털 업무 환경이 구축되면 신청서 접수부터 보고서까지 사업 관리 전반적인 절차가 개선됩니다.
- 신청서 접수: QR코드 또는 전자서명 URL로 서류를 접수하여 종이 출력·우편 제출 과정 생략 및 대민 만족도 향상
- 협약서 및 계약서: 이메일이나 카카오톡을 통해 전송하고 즉석 도장 날인하여 비대면으로 체결 및 계약 소요시간 절감
- 현장 점검표 및 결과보고서: 접수처에서 즉시 보고서와 전자서명 날인 후 실시간 제출하여 관리 간소화
- 정산 보고서 및 증빙서류: 계약 데이터(서명일시, 민원인 명, 연락처, 작성 항목 등) 자동 집계하고 엑셀로 다운로드하여 업무 처리 시간 단축 및 휴먼에러 방지
사업관리 부문 실제 공공기관 도입 현황
이미 다수의 공공기관에서 전자서명으로 디지털로 사업을 관리합니다.
서울특별시 노동정책과는 민간사업자로부터 사업 신청서 및 제반서류 제출을 모두싸인 QR 전자서명으로 전환하여 대민 서비스의 만족도를 개선했습니다. 또한 업무 담당자의 접수서류 취합 및 관리 업무 효율과 생산성을 크게 높였습니다.
한국인터넷진흥원(KISA)은 사업 공급기업 – 수요기업 – 주관관과의 협약서를 전자서명으로 체결하고, 실시간 진행 상황을 기관 내부 시스템과 API로 연계하여 관리 효율을 높였습니다.
한국에너지재단은 에너지효율개선사업의 사업신청서, 결과보고서, 정산 서류 등 모든 과정을 디지털로 전환하여 지원가구 방문 없이 서류를 수취하고 서류 분실을 방지합니다. 이전처럼 지원가구에 직접 방문하여 종이로 서류를 작성하고 추가 검토, 재확인하지 않습니다.
이미 많은 공공기관에서 전자서명 기반 디지털 행정을 도입하여 서류 분실, 서명 오류, 서명 재요청 등의 문제를 해소했습니다. 문서의 작성부터 서명, 보관, 정산까지 모든 절차가 클라우드 상에서 실시간으로 처리되어 행정 업무가 간소화됩니다. 기관의 규모나 특성에 따라 맞춤형 활용법을 안내해 드리오니 모두싸인 공공부문 전담 매니저와 상담을 시작해 보세요!
