종이 계약서를 작성할 때마다 발생하는 인쇄비, 우편비, 보관비… 이러한 ‘계약 비용’이 생각보다 훨씬 크다는 사실을 알고 계신가요? 계약 건수가 많아질수록 종이계약의 숨겨진 비용과 비효율은 기업의 경영 부담으로 이어지곤 합니다.
하지만 전자계약으로 이러한 비용을 획기적으로 절감할 수 있습니다. 본 글에서는 전자계약 대비 종이계약의 비용 절감 효과를 분석해 드립니다. 불필요한 비용을 최소화하고, 시간과 자원을 절약하는 방법을 지금 확인하세요.
서류 비용 및 인쇄/팩스/스캔 비용
Before
- 계약 건마다 인쇄 용지, 프린터 토너/잉크, 봉투 등 소모품 비용이 발생
- 팩스 전송이나 서류 스캔을 위한 기기 사용 및 유지 비용이 지속적으로 발생
After
- 전자계약은 모든 계약이 디지털로 이루어져 종이나 잉크 등 소모품 비용 X
- 팩스나 스캔 절차가 필요 없으므로 관련 비용 ZERO
우편/퀵 발송 비용
Before
- 계약서 발송을 위해 우편, 등기, 또는 퀵 서비스와 같은 외부 배송 서비스를 이용
- 각 계약 건마다 발생하는 배송 비용이 발생
After
- 이메일이나 카카오톡 등으로 계약서를 즉시 전송할 수 있음
- 우편, 퀵 서비스 등 외부 배송 비용이 완전히 사라짐
교통 및 인건비
Before
- 계약 체결을 위해 직원이 직접 이동(방문)해야 하는 경우, 유류비나 대중교통 요금 등 교통비가 발생
- 이동 시간은 곧 인건비 및 업무 기회비용으로 이어짐
After
- 이동 및 대면 필요 없는 방식으로 교통비 발생 X
- 직원의 시간이 절약되어 효율적인 인적 리소스 활용
보관 및 관리 비용
Before
- 체결된 계약서를 보관하기 위한 물리적 공간(사무실 내 캐비닛, 외부 창고 등)과 관리 인력이 필요
- 필요한 문서를 찾는 데 시간이 많이 소요되거나 분실 위험 있음
After
- 모든 계약서가 클라우드에 안전하게 보관되어 물리적 보관 공간이 필요 없음
- 라벨로 구분하고, 필요한 계약서를 즉시 검색할 수 있어 관리 인력 및 시간 낭비가 대폭 줄어듦
전자계약은 종이 계약 과정에서 발생하는 서류 및 인쇄 비용, 우편/퀵 서비스 배송료, 보관 및 관리 비용은 물론 교통비와 인건비까지 종합적으로 절감합니다.
더 나아가 오류 발생 시 문서를 재작성하거나 다시 서명을 받는 과정에서 생기는 불필요한 시간과 비용까지 최소화하여, 기업이 미처 인식하지 못했던 숨겨진 비효율까지 제거합니다. 결과적으로 전자계약은 단순한 종이 절약을 넘어 계약 건당 발생하는 총비용을 획기적으로 줄여주는 스마트한 솔루션으로, 기업의 생산성을 크게 향상시키는 핵심 도구입니다.
